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小口現金の管理について

2008/05/26 12:54

ある企業で小口現金の管理をしています・承認・精算・受領と押印をするところがあり承認は所長・次長の方が押印精算担当は私立て替えて払った人が、精算担当者の私からお金を受け取り完了したときに受領印を押印をすることになっております。精算担当者押印と受領者の方の押印はどちらが先にするものが一般的なのでしょうか？私は受領者にお金を手渡し、金額の確認をしてもらい初めて精算完了の確認印を押すものと商業高校で学習しましたので、今日上司から「精算印が押印されてない」と指摘をされ疑問に思ってます。

hamutaro25
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財務・会計・経理
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gutoku2
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2008/05/26 16:52 回答No.3

>私は受領者にお金を手渡し、金額の確認をしてもらい初めて精算完了の確認印を押すものと商業高校で学習しましたので、伝票の流れからすると、　当該伝票の起票　　　　　経費を立替た人　当該伝票の承認　　　　　経費を立替た人の上司　精算（出金額の確認）　　出納担当者（実際に金銭出金）　受領（受領額の確認）　　経費を立替た人（実際に金銭受取り）上記の順番が実際の伝票及びお金の流れですから、その順番で伝票が流れるのが筋（押印の順番も伝票の流れに従う）だと思われます。もしも、精算者さんが立替伝票の精算処理全般を確認する立場であれば、受領後に押印するのが正しいと思われますが、質問文から出納担当者としての押印であると思われますので、受領印の前の押印が正しいと思われます。 >精算担当者押印と受領者の方の押印はどちらが先にするものが一般的なのでしょうか？よって、精算（出金）後に受領（受取）するのですから、精算の押印が先で、受領が後が厳密には正しいと思われます。精算印を受領の後に押印する規則（習慣）であれば、それはそれで問題は無いのですが、一般的な運用する場合に下記の問題が発生します。　○伝票保管義務者は精算者さんだと思われます。　　　この場合、最終保管者が最後に押印すると、押印漏れが発生する可能性　　　が高くなります。（最後のチェック者がいなくなる為）　　　※最後に、経理課長等のチェックがあるのならば、精算者印が後でも　　　　問題ないと思われます。本件のような場合は、その会社の慣例や特殊事情がありますので、経理規則（等）に従うのが正しい解決方法です。規則は会社ごとにその時点で一番良い方法が選択してあります。もしも会社規則に無い場合は、所属長の指示に従うしか方法はありません。（会社ごとの慣例等は、他社の人には分かりません）

質問者

補足 2008/05/26 18:16

回答有難うございます私はある企業の分室で勤務しておりその事務所内の小口現金管理なので、さらに本社の経理担当者の人が確認をしております。規則は一応はあると思いますが、引継ぎを受けたときにどちらが先などは明確になかったので明日、業務内容の範囲などの話し合いを持つ事になりましたので、確認をしようと思います。伝票保管義務者は私ですただ他にも、気になる点が精算処理前の領収書と申請書を申請者が私の机の上に投げてる状態なんですすこしずぼらな面があります。前任者の方のときから恐らくその様にされてたのかもしれないのですが、紛失が恐ろしいです。金庫の机は鍵がかかってますが

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m_inoue222
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2008/05/26 13:47 回答No.2

事務手続き上どちらが先でも問題ないでしょう官公庁でも職員－次官－大臣．．．となるべき書類でも職員－大臣－次官．．．と押すのも慣例上問題なく流れています省庁内の意見の不一致になるのを避ける為のようです・精算が完了し、それに対して事務処理に間違いの無いことを上司が確認する・精算の是非を上司が決裁する考え方の違いでしょうね大きな金額で無いときはあまりこだわる必要も無いでしょう書類を書いた人が事前に押印をしていた方が書類が行ったり来たりしないので合理的正式なら作成者－貴方－上司承認印－貴方－支払い－作成者受領印－貴方精算印－書類保管略式なら支払い－作成者受領印－貴方精算印－上司承認印－書類保管

質問者

補足 2008/05/26 14:02

回答ありがとうございます小口現金の流れについて用紙がありまして、・一番左に　承認印・真ん中に　精算印・一番右に　受領印が一番下の枠に並んでます。１．受領者さんがまず、物品購入や交通費が生じた場合は詳細を用紙に書き、名前の右側に申請印を押し、所属長に承認印をもらいます。２．物品購入の代金のレシート・申請用紙が私の机の上に朝置いてあるか手渡しをしてきます。３．その用紙の金額を申請者に手渡し、受領印をもらってます。本人が店舗に支払い－申請者が用紙に記入－上司の承認印（所属長）－私の机の上OR手渡し－精算－お金を手渡しの流れになってます。