用件を聞きますか？

質問

取引先や社内の人間からかかって来た電話で、目当ての人物が外出中や電話中だった場合なのですが、
取引先も社内の人間も、そういった場合は「じゃぁ戻ったら電話くれるように伝えてください」という感じで切るか直接携帯にかける方が多く、特に用件などは言ってきません。
現場の依頼の話がほとんどなので、事務員の私では現場の話を聞いてもわからない事が多く、私からも特に用件を尋ねません。
「○○さんが電話欲しいといっていました」というだけで大抵の人は
わかったよーという感じなのですが、1人だけ用件がなんだったかを凄く気にする人間がいるんです。
私が電話あったよ、というと「なんか言ってた？」とすごく食いついてくるんです。
「電話を下さいとだけ言われたので、内容は特に聞いてない」というと
「えー、なんだろう、なんのことだろう」と凄く気にしている様子なんです。
「電話を下さい」と言われた場合、どういった用件なのかは相手に聞いた方がよいでしょうか？
なんとなく向こうが言わないのに聞くのはアレかな…と思ったのですが。よろしくお願いします。

回答No.6

key00001 · ベストアンサー

通常は相手の意向に従うのみです。
「○○さん居ますか？」
「外出しておりますが？」
「では・・・・」で、大体は以下の３パターンかと思います。

(1)「電話があったことをお伝え下さい。」又は「じゃあ結構です。」
・緊急性が無い。
・大した用件ではない。
(2)「折り返し連絡をお願いします。」
・連絡を取る必要はあるが、緊急性はない。
(3)「至急連絡が取りたい」「携帯番号を教えて」など
・緊急性，重大性が高い可能性がある。

(3)を除き、基本的には用件を聞く必要は無いと思います。（質問者様のご判断の通りです。）
あるいは、いずれの場合でも、「お急ぎでしたらご用件を承りますが」と返答しても構いませんし、一層丁寧かとは思います。

気にするのは、本人の性格や資質の問題です。
質問者様のご同僚の方には大変失礼ですが、優れたビジネスマンとは言えないと思います。

不在を伝えた際の相手の言葉（「折り返し電話を下さい」とか）で、少なくともどういった種類の電話であったかなどは、瞬時に察知します。内容を全て把握出来る場合もあります。

全く心当たりが無い相手や、全く類推出来ない電話であった場合、多少気にしたり警戒することは仕方ありませんが、凄く気にするのは異常です。
そもそもどんな内容か類推出来ないから気になるんですが、それを気にすることには何の意味もありません。

ビジネスマンあるいは社会人としての知識・能力あれば、担当範囲の内容であれば、何でも対応出来ますし、業務外の個人的なことでも、的確に対応出来ますので、悩んでいる間に即時折り返し電話をし、問題解決を図るべきです。

「なんだろう？」などと口にするくらいは普通ですが、凄く気にする方は、「私は仕事が出来ません」と広言しているような印象を持ちました。

お礼

回答ありがとうございます。
私に1番近い考え方をされているようで安心しました。
私も（３）以外は特に用件を聞く必要はないと思っています。
ただ、その彼の場合は用件を一応聞いてみるのがいいかなと思いました。
彼は現場から事務所に上がってきたといいますか、こういう仕事は初めてで電話は苦手分野のようですので…

回答No.5

m_inoue222

聞きません

＞凄く気にしている様子なんです。

気が小さい人なのでしょう．．．（笑）。

相手が「○○の件を伝えてくれ」と言った場合は聞きますね

通常の電話連絡メモ

http://hanauta.sunnyday.jp/m_tel.shtml

うちのメモ（印刷屋さんからいただきました）

記入＆チェックを入れるようになっています

＿＿＿＿＿様に　　　受付＿＿＿＿

＿＿＿＿＿＿＿様から（　月　日　ＡＭ・ＰＭ　　　時　　分に）

□電話がありました
□来訪されて伝言がありました

・用件
□電話を頂きたい　（ＴＥＬ　　　　　　　　　）
□来ていただきたい（　月　日　ＡＭ・ＰＭ　　　時　　分に）
□又電話します　　（　月　日　ＡＭ・ＰＭ　　　時頃）
□電話のあったことを伝えてください
□来たことを伝えてください

連絡事項＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

お礼

回答ありがとうございます。
私も今までは聞かないスタンスでした。
というのは最初にも書いた通り、現場の話がほとんどであり内容や用語が専門的なことなので（相手は私が普通に分かってるものとして話してきますが、ある程度の知識はあってもやはり現場ごとに状況が違うので分からないことの方が多いのです）私が用件を聞いても伝えきれないこと、結局もう1度話させるという2度手間になると思ったからです。
でもこれからは一言、伝言をお預かりしますがと、言うだけ言ってみようと思います。

回答No.4

mimi1007

派遣会社の管理課で勤めているものです。

まったく同じことが私にもありましたのでコメントしますね。

うちの上司に関して言えば、「○○の△△様から電話です」と言われても、例えばその電話の内容が請求の件であったり、またはクレームであったり、業務の依頼であったりと、その時点では電話の内容が予測できないんです。

そこで「差し支えなければ、簡単にご用件お伺いいたしますが」と言って予め電話の内容を確認しておくことで、あとで折り返し電話するにしても「○○の件でございますね」といった感じですぐに対応できるので、結果的に通話時間も省かれて業務がスムーズに運ぶので簡単にでも用件を聞いておいてもらえると非常に助かると言っていました。

なので私はどんな電話でも失礼のない程度に用件だけは聞いておく習慣をつけておくようにしています。少なくともマイナスにはならないと思いますよ＾＾

お礼

回答ありがとうございます。
同じような経験があった方からの回答、とても参考になります。
確かに電話があっただけではどんな内容か予測できませんよね。
とりあえずの用件だけでも、聞ける場合は聞くようにしたいと思いました。

回答No.3

alpha123

個人情報保護とサラ金の取立て電話も来たりするので相手がきちんと名乗り「見覚え聞き覚えがあるとき」以外は（会社では）折り返し電話が初期値です。
直通でかかる電話以外は電話受ける人は数人なので機械的に折り返し（「外出」か、「席外している」か、「他の電話に出ているので切り替えられない」と答えるともっといいです）でも困らない。
伝言があればメモは残すがほとんどの場合、それ以上聞きません。

家族の人だと会話はあっさりしていても緊急の連絡ということは良くあるから（電話する時間も惜しいくらい容態が心配なことはあるでしょう）「ご用件は」と聞き返すかもしれない。
これはこれで「本人に言う」と先方に反発されることはあるが織り込み済みで想定内です。（緊急なら本人探し回ってすぐに飛行機で帰れってことになりますからね）

電話の内容を気にする人のときだけ「よろしければ用向きをお伝えします」と相手に聞けばいいでしょう。先方も他人に言いたくない内容なら電話あったことを伝えるだけでいいと答えるでしょう。

質問からは言葉でだけ伝えているみたいだが、メモ残すのが確実です（1枚に1件）
本人に伝えれば（渡せば）終わりです。「返事くれ」といったか、「**の件で連絡」といったか、何も言わなかったも残せます。

ただ1人だけだとその人と電話の人がやや異常な気もする。2人が直に話す機会は当然あるわけだから「伝言して」「伝言するよ」で済む話しです。
何か知られたくないことをあなたが聞いているのでは、、と心配している風でもありますね。（そういう気配が感じられたら「聞いていない」状態貫くのも平穏目指すあなたの配慮です）

お礼

回答ありがとうございます。
問題の彼はもともと現場に出ていた人間で、事務所の仕事の経験がないんです。
なので電話が苦手で取引先との会話もできれば避けたいようです。
（それでは困るんですが…）
だから前持って内容を知りたいのかな？と思います。
実際「特に用件は言ってませんでしたよ？」と言うと「なんかトラブルとかあったかなぁ～」とか言いながら電話を躊躇しています。
これからは、その人の時だけでも伝言を預かれる場合はそうしようと思います。

回答No.2

takashi-99

私が営業をやっていた時に教えてもらったことですが．「はい○○○のＡと申します。せっかくお電話いただきまして申し訳ございませんがＢは只今外出いたしております。私でよければご用件を承りますが？」と言っておけば相手が用件を言えば伝えて再度担当者に相手方に電話させればよいことです。言わなければ「それではＢが戻りましたらＡ様に折り返しお電話さしあげます。ありがとうございました。」と言っておけばいいと思いますよ。この時に相手方には嘘を言わないこと，バレた場合には会社の信用が失われかねませんから注意してください。ただし，ブラックの人からの電話は注意が必要です。一旦時をおくように電話応対をしないといけません。相手を怒らせないように方便を使って対処を担当の者に聞いてからにしてくださいね。ちょっと難しいですけれどもね。

お礼

回答ありがとうございます。
遅くなって申し訳ありませんでした。
NO.1の方のお礼にも書いたのですが、これからは伝言を預かりますが、というようにしようと思います！

回答No.1

LuckyDolph

「もしよろしければ伝言をお預かりします」でいいとますが・・・
それでも伝えてこなければ本人と直接でないと話したくない内容だと思います。

お礼

回答ありがとございます。
お礼が遅くなってすみません・・・
そうですね、おっしゃるようにこれからは「ご伝言を」と言うようにします。