メモは正式な領収書になる？

質問

職場◎◎氏が
『○月○日　△△△△会社××氏　手伝い御礼の為●●●●円渡す　　　◎◎（社員略名）』

と書いたメモを持ってきて
「経費を払って欲しい」と、度々言ってきます。

その人は上司の為、その都度請求された金額を渡していたのですが、先日

『○月○日　弊社社員５名△△△会社社員２名の夕食代それぞれ２０００円を支払う　　◎◎（社員略名）』

と記入してあるメモをいつものように持ってきて
「１４０００円支払って欲しい」
と、言いました。

流石に自分ひとりでは判断できなかった為
上司の上司（◎◎氏の上司）に相談したところ

「これはダメだ」と言って本人に「こんなメモで支払えない」と言ってくれました。

そのときは納得した◎◎氏ですが、根に持っていたらしく後日、会社の顧問税理士に相談し、その結果何の問題もないとのことで

「やっぱり支払って欲しい」と言ってきました。

そこで相談ですが
法律的に何の問題もないそうですが根拠を教えていただけませんでしょうか。

ちなみに
メモにはいつも◎◎氏の印鑑はおろか氏名ではなく本人の略名を記入してあります。
（例えば山田太郎さんなら『太』というカンジです）
弊社の小規模会社の為、就業規則とか社員規定等はありません。
また、いつも持ってきて支払ってるメモの金額はいつも１０００円でした。

よろしくお願いします。

回答No.3

cdsdasds

領収書というのは、金銭を支払った/受け取ったというメモですから、税務的な問題を除けば、「受け取った方が出す領収書だろうが、支払った方が書くメモだろうが、メモはメモだろという」理屈はあります。
メモですから、社内的に誤解がなければ氏名がフルネームでなくても構わないということはできるでしょう。

ただ、受け取った方が出すメモである領収書は(除くといった税務的な問題もあり)受け取っていない金額を受け取ったと書くことや１万円しか受け取ってないのに２万円受け取ったと書く事は無いと考えられますが、支払った方が書くメモは支払っていない金額を記入したり、支払った金額を記入したり、経理に請求する筋合いでない金額を経理に請求する金額として記入したりといろいろ問題が生じる可能性があります。

よって、メモで清算するかどうかは、税務的な問題を除けばそのメモが信頼できるかということに尽きるわけですが、通常これについては会社の内部規定によって定められていることが多いです。
たとえば、1000円以下なら上司の裁量でOKとか、領収書がないとダメとか、事前に申告していない一切の清算を認めないとか、会社によって色々です。
御社の場合は最終的には経営者たる社長なり会長なりの判断ということになるでしょうが、実務的には経理責任者なり、その業務の統括責任者の判断ということになると思います。

なお、税務関係の問題としてはメモ書きについては税務署の担当者が経費として認定しないことがほとんどですから、その分の金額について経費として認められない金額となります。
それでも良いという経営判断がない限り、通常経理としては支払は保留するのが通常の処理だと思います。

お礼

回答ありがとうございました。
弊社経理責任者は顧問税理士の指示が一番正しいと判断しています。なので、言い成りです。
しかし、なぜか３年に１回は税務署の職員が来て調べられます。
追徴課税など殆ど請求はありませんが・・・。

＞務関係の問題としてはメモ書きについては税務署の担当者が経費として認定しないことがほとんどですから、その分の金額について経費として認められない金額となります。

すみません。
初歩的な質問ですが、経費として認められないということは「交際費」で処理しなければならないということですか？それとも「交際費」で処理をしてもダメということですか？
「交際費」勘定は全然関係ないことでしょうか？

へんな質問ですみません。