領収書の無い経費は、どのように控えていますか？

質問

経理初心者です。
就職先で経理の方が急に辞められたため、
急遽担当することになりました。

決算に向けて、証憑書を作成しています。
その際、次の処理に困っています。

(1)JRなど券売機での交通費は、経費として出納帳に記載があるが、
証拠である領収書、レシートが無い。

(2)店の名前や何を買ったか内訳が書いていないレシートがある
　（雑費として処理をすべきなのでしょうか？）

(1)は、以前バイト先では使途不明金防止の為、
レシートや領収書が無い場合は
税理士さんから「レシートもらい忘れた時の為の領収書」を
貰って、書いていた覚えがあります。

その領収書を探してみましたが
売っていそうにないので、普通の領収書でも大丈夫なのでしょうか？

お詳しい方、ぜひご教授をお願いいたします。

回答No.1

rikiryuji · ベストアンサー

そうですね・・・
支出経費明細書とかのような名目で、支払先名称、支払用途、金額、支払・精算年月日、支払者氏名等を記載したものを作って、それを基にして支出するようにした方がいいと思います。
特に決まったフォーマットはありませんので、それぞれの会社で作成し他にも必要と思われる項目は足していいと思いますが、最低限上記事項ぐらいは書かれている必要があると思います。

どうしてもわからなければ雑費で処理するしかありませんが、できるだけ支出内容を確認したほうがいいと思います。
金額が少なければあまり問題ありませんが、多額になれば使途不明金として税務上の損金に認められなくなって税金がかかる可能性もあります。

また、時間がたつと支出内容がわからなくなるので、できるだけ早く処理するように全社員で徹底した方がいいと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます
とても助かりました。

これからは額面は小さくとも領収書を貰うように
オフィスで徹底していきます

またお世話になるかと思います
ご縁がございましたら、よろしくお願いいたします

回答No.4

komattauuu

詳しくはありませんが、ちょっとかじってました。
参考になれば。

まず昨年の書類を探して処理の仕方を確認するのが早道かと思います。
会社の他の方に聞いても全員わからないんでしょうか。
それなら前担当者に電話かメールして聞いてもいいのでは？
それくらいはOKだと思います。わからないんだし。

(1)普段、交通費の精算はどうなさってますか？
いきなり出納帳に書いてあるだけではないと思うんですけど
何か交通費精算用伝票のようなものは使ってませんか？
日時、誰、行き先、目的、どこからどこまでいくらで乗りました、と

2007/0601 社長、丸々社、納品、
東武草加-北千住**円、
JR北千住-東京**円　合計***円

メモでもいいから書いて領収書と同じように
処理すればそれでOKと聞きました。
出金伝票にきちんと内容を書けばそれで対応できると思います。

(2)何買ったのかわからないのはほんとはまずいと思いますが
もうわからないんだから雑費しかないと思います。
金額少ないならですが。
少なくても合計ん千、万とかは…いきませんよね？(汗)
次からはレシートもらって精算する時に確認して、
手書きでいいから何を買ったのか、書き込んでおくといいです。
そういうレシートってたいがい小さいから、
出金伝票に書いてレシート貼り付けると楽です。書きやすい。

私の元勤務先は、払った人が書いてハンコ押して(あとで誰かわかる)
経理担当へ提出して経費精算してました。(交通費も同じ)
経理担当より払った人の方が何に使ったのかわかってますから
本人に内容を書いてもらった伝票を処理する方が
間違った処理をしにくいです。

決算近いなら、決算頼んでる税理士へ相談するといいですよ。
どっちみち頼むんだから変な処理しちゃうより
これわからないんですけどどうすればいいですかって
やり方聞いた方が決算の時に税理士も楽です。たぶん。
何買ったかわからないものは訊かれると思いますし。

参考URL　経理初心者おたすけ帳

参考URL：

http://www.otasuke.ne.jp/

回答No.3

dcontact

(1)領収書の無い場合
http://www.keikakuhiroba.net/service/format/42.html
のような物を、毎回添付するといいと思います。

(2)は雑費で処理するしかないと思いますが、金額にもよりますが、
なぜ、内訳がわからないか。
つまり、前任者の急な退職により底の部分の引継ぎがされなかった旨を
その領収書に直接書き込んでおくといいと思います。

税務署の方は、正当な理由が付けば問題ないと思いますが、
たとえば数年後、税務職員に指摘されて、その理由がつけられない場合
何らかの追徴課税の対象になるような気がします。

よって直接その理由を書き込みしておけば、一目瞭然です。

回答No.2

jiro7_2007

私のところでは、（１）のような場合は交通を利用された方に出金伝票を書いて経理に提出してもらっています。出金伝票は市販で販売しています。
（２）のようなケースでは雑費で処理するしかないと思いますが、内訳は明確にするようにしたほうがよいと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。

今までの経理の方がどんぶり勘定でしたので
出金伝票などの習慣がありませんでしたので
ご回答を拝見して、とても納得いたしました

これから徹底していきます。

ありがとうございました！