HDDに対外秘文書保存禁止 の業務命令をうけて

質問

こんばんは。
表題の件、全社的に推進するよう受命いたしました。
実施は一ヵ月後です。現場の生産性が過度に低下せぬよう対策を講じねばなりません。

お題：PC内蔵HDDに対外秘文書保存禁止

内容：対外秘とは、社外に出してはならないデータすべて
　　　顧客名簿はもちろん、見積書、送受信したメールも含む

困った：その１-保安システムにより外部記憶媒体（USBメモリなど）への保存はブロックされており、統制解除には役員決裁が必要
　　　　その２-ファイルサーバは一人100MBのキャパしかありません.グループウェアの文書管理システムは存在しますが、
　　　　サーバが海外にあり、パフォーマンスがいまひとつ
以上のマイナス要因を考慮し、次の案を考えています。

　案1）データ保存用HDDをPCとは別に一人一台支給
　　　暗号化機能有し、特定の端末からしか読み出せない仕組みを作るそれ以外の外部記憶媒体は禁止する

　案2）NASを複数台設置し、（1台/20人～30人）個人用フォルダとして使ってもらう

条件：ユーザ数=700人、帯域=100MB Ether　拠点は1.5MBの専用線（100ユーザ存在）

私としては2の案を考展開したいです。
個人にUSB HDDを配布すると、必ず紛失者が出てしまい、その際の責任は会社が負わねばならなくなるからです。またコスト的にも問題がありそうです。

中でもネックはメールです。2年前web化されたのですが、文字化けが著しいのと、保存期間が2週間と限られているので、エビデンスが必要な場合紙出力をせねばならなくなるなど非効率な運用を強いられているため、営業部署の大半はmailer送受信しています。

いささかまとまっていませんが、上記のような状況下、どのような案が出しうるか、またあどのように問題解決すべきか、「生産性」の観点からのアドバイスなどいただければ幸いです。

回答No.2

kyofu-chan

> ＞持ち出し禁止にすれば紛失者はでないでしょう
> 必ず持ち出さざるを得ないシチュエーションが訪れます。

そのような例外をなくせばよいのです。

お礼

ご返答ありがとうございます。
「やるべきこと」と「できること」を分けて考えていますが、
例外をなくす、は前者でしょう。不幸にも例外を作ってしまった際の
責任が負えないのでHDDは提案し辛いです。失敗を過度に恐れる「仕事のできないヤツ」の見本のような意見ですが、それでもよいと開き直れるくらい「例外」を作らないと断言することは慎みたいです。