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職場での営業事務のミスについて悩んでいます
- 職場で営業事務や雑務を担当していますが、大事な書類を作成する際にミスしてしまうことがあります。前の職場では営業さんが確認し、ミスがあれば修正してくれましたが、現在の営業の人たちは責任を持って仕事をしてくれません。
- 特に部長やその愛人である女性は仕事を教えず、自分のミスを他人に押し付ける言動が目立ちます。さらに、３０代男性の営業さんにミスの確認を依頼しましたが、彼も責任を持とうとせず、何かと逃げ出します。
- このような人たちに対してどのように接すれば良いでしょうか？責任を持って仕事をしてもらうためにはどうすれば良いのでしょうか？
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何度もすみません。お礼文を拝見して、大分気持ちに滅入ってる様なので、ちょっとだけアドバイス。 会社の為、○○さんの為って思うと疲れます。仕事量が多くなってくると、苛立ちも出てきます。 で、そのイライラした気持ちをどう処理してくかです。我慢しなきゃって思うと余計にダメ。 以下は私のやり方ですが、良ければ参考にしてください。 「こいつは馬鹿だなー。私が居なきゃ何も出来ないじゃん」くらいの気持ちを持つ。 何か文句を言われたら、「こんな奴に文句を言われるのは悔しい。 今度何か頼まれたら、 絶対に文句は言わせない」そう言う気持ちで仕事を続けます。ずっとこうやって仕事をしてたら、 最近は「貴方に任せてたら安心だから、全部任せる」とか言われ始めました。 面倒な事の押しつけにしか聞こえませんが、それは社交辞令みたいなものとして処理。 「そんな事言ってると、ワザとミス書類渡しますよー。それとも書類にサイン入れますか？」とか 言ってみます。なんて言うか、苛立つ事をそのまま放置すると身体に良くないんですよ。 で、無理にでも笑い話に持って行く。多少なりとも笑い飛ばす事を続けてると、 気持ち的には楽です。そのうちに気づく事も出てくるかも知れませんが、 信用できないと言う理由で、全く仕事を回されない人も出てきます。会社内差別ですかね？ 仕事が回って来ないと言うのも本当に寂しいです。任せられるって事で、仕事を貰うと言う事で 安心を得る事もあります。誰かに頼りにされるって嬉しいことではないですか？ きっと此処で上手く立ち回る事が出来たら、かなり人間的に成長しますよ。 誰の為とかじゃなく、自分が力を付ける為に努力して欲しいと思います。 「誰にも任せられない。自分だけが出来る仕事」とハッキリ言えるような心構えが持てると良いですね。 要領よく多くの仕事をこなすのは難しいですが、時間が掛かっても正確な書類を作る事は、 努力で何とかなると思います。決して無理はしないで下さいね。気持ちをもっと楽にして、 良い仕事が出来ると良いですよね。だから、ちょっと気分が良くないと思ったら 廊下を歩いてみるとか、大きく深呼吸するとかして、気持ちを楽にする方法を考えてみてください。
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- Misaki-27
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再度書き込み失礼します。No.1です。厳しい回答になってしまってすみません。 皆さんもおっしゃってますが、結局は誰のせいでもない、貴方の責任でって 回答になってしまうと思います。人の性格を変えるだけでなく、この問題ですと、 会社そのものの性質を改善して行かなければなりません。非常に難しい問題です。 誰もが100%ミス無しなんて不可能だと思います。しかし、限りなく100％に 近づける努力は必要です。大事な書類である程、２重３重のチェックは必要と言えますが、 他人が頼れないのであれば、自分でチェック法を考えていくしか無いでしょう。 私のやり方は、PC上のチェックを一通りして、更にプリントアウトして確認。 訂正箇所が１カ所でもあったら、修正後にまた、1～10までもう一度チェック。 既に見て、確認終わってる所も、何度も見ます。それこそ句読点の位置や、 空白が半角か全角かとか、文字の大きさとか、全部チェックして行ってます。 で、前から順にやってくと、後半部分のチェックが甘くなるので、１回目のチェックは前から、 ２回目のチェックは後ろから、３回目のチェックは途中からと、色々変えてます。 資料１～１０まであったとしたら、３回目のチェックは、比較的ページ数の少ない書類から チェックを始めます。４回目のチェックは、逆にページ数の多い物から。 結果的に５回以上のチェックをしますね。当然、目も疲れてくるので、 連続してはやりません。１時間やったら、目薬を差して、１分ほど目を閉じる。 トイレなど行くふりして、時々、外の風にあたるなどを繰り返して、体調的にも、 より万全な状態で挑むわけです。 ひとつ問題なのは、営業さんのイメージが出来てないと、本当に欲しいとされる 書類形式が分からないと言う問題。私は、営業も事務も両方やった事ありますが、 営業さんの使いやすい書類形式は、人それぞれ違って、やはり難しいと思いました。 私自身が使いやすい形の書類を作ったとしても、その意思が伝わらないと、 営業さんは使いにくい書類になってしまうんですよね。だから、何を重要視するのか、 そこを確認する必要もある思います。まあ、そこまでやるのは、もう少し勉強してからかな？ 私が就職活動の時に言われた事は、何のプロを目指すかと聞かれた事です。 もしも自分に個性が無いと思うならば、まずは他人の真似をするプロになれ。 入力作業で言うならば、１字１句間違いのない完璧な書類を作り上げる事。 絵描きで言うなら、他人の模写を徹底して、髪の毛１本、鉛筆の強弱も丁寧に書き写す。 これだけは他人に任せられないと言う物を、何でも良いから作れと言われました。 時間に切羽詰まる事も勿論ありますね。４回も５回もチェックすると、 確かに時間は掛かります。２回のチェックで終わらせる事を理想とするならば、 人文字人文字、合ってれば赤ペンで○を。違ってたら、赤ペンで修正事項を書いていく。 ただ眺めてるだけだと、チェックも甘くなるので、印を付けていった方が良いです。 それでも営業さんにミスを指摘されるような事があったら、その部分は、 メモにでも残しておくと良いでしょう。何と何を間違ったかを理解出来れば、 今後も気をつける事が出来ると思います。
お礼
再度ありがとうございます。 今の職場では、色々あり、ふてくされてる面がありますね。やる気がありません。なんで、自分ばかり？押し付けられるんだろ？や、会議の資料もあるので、目立つ場所です。 精神的に参ってしまう面もあるので・・そんな態度で、いるから、ミスが多いのでしょう。 詳しい、書類の確認の仕方ありがとうございます。 自分でも頑張ってみます。 自分の許容範囲以外と感じたら、転職も考えてみます。 会社の体制など変えることができませんからね。 どうもありがとうございました。
- tk20050625
- ベストアンサー率16% (2/12)
随分お疲れのようですね。 今は専業主婦ですが、つい半年ほど前まで営業事務をしていた者です。 前職場では 営業の方が全てチェックしてくれていたようですが、 これは質問者様が半人前だからチェックしていただけのことです。 営業事務、というより事務職というのは一字一句間違いのない書類を作るのが基本です。 とは言っても、人間間違いはあります。 どうしても間違えるようであれば、書類を作る時、面倒でも一行打ったら見直してみてはいかがですか？ それでも間違いに気付かなければ、一行の見直しでは気が散ると言う事なので 一文節打ったら見直してみる。 それでも駄目だったら、、という風にまずは自分の許容範囲を知ってミスは無くして行くといいと思います。 集中していれば、自分の作った書類でも間違いはスグに見つけられます。 他人の目を使ったほうが楽なのは確かなのですが 社会人として責任ある仕事をする以上、必要なことだと思います。 勿論、営業の方々も自分たちが提出する書類に目を通す事も必要なのですが…。 営業の方も 事務職には分からない沢山の仕事を抱えています。 せめて書類に関しては「私に任せてください、完璧です」と言えるくらいの心がけは 事務職には必要だと思います。 今は不本意な話だとお思いでしょうが、みんなそうやって成長して行っているのです。 まずは自分の考え方から変えていくよう、 気持ちを入れ替えて頑張ってください。
お礼
ありがとうございます。 皆様がおっしゃてる事はわかります。 前の職場の方が今より、責任もって仕事をしてましたので、今ほどミスはしませんでした。 会社の事情は詳しく書けませんが、ふてくされてはダメですね。
- shinmoni
- ベストアンサー率35% (42/117)
まず思ったのは「この質問、勤務中にしてるのかな？」でした。 でも、休憩時間かもしれませんし勤務中ネットＯＫな 職場なのかもしれませんから問題はないのかもしれません。 ただ、失礼ながら回答履歴を拝見するともしかして？と 思ってしまいました。 少し厳しいコメントになっているのはそんな先入観が あるからかもしれません。 もし誤解しているようでしたらごめんなさい。 質問を読むと、ミスがおこるのは営業さんが確認しないからだと おっしゃってるように感じます。 でも、本来それは営業事務であるあなたの仕事なのでは ないですか？ もしあなたが、その責務がプレッシャーで耐え難いと おっしゃるなら仕事を変えるしかないのではないでしょうか。 なんとなくですが、あなたの職場の状況はお察しします。 なので「営業も面倒くさがらずにちゃんと目を通して！」 と言いたくなる気持ちもわからないではないです。 でも、人に意見をしたりちゃんとさせたいと思うので あれば、まずはあなたが自分自身を律して、ミスのない 仕事ができるようになってからだと思います。 今のあなたの言い分は、小学生が「学校に忘れ物を したのはおかあさんが持ち物チェックをしてくれなかった せいだ」とだだをこねているところを連想させます。 ＞どうしても、気をつけてもミスしてしまいます。 ＞前職場の営業さんは、提出する前、きちんと確認して ＞くれ、提出する前ミスがあれば、直していました。 これを当たり前だとするのは間違っていると思いますよ。 まずは自分自身の仕事に（勤務態度も含む）に責任を持ちましょう。 職場改善はそれからだと思います。
お礼
ありがとうございました。
- Harley-1999
- ベストアンサー率29% (341/1166)
こんにちわ。 色々大変ですね・・・。 ちょっと辛口になってしまうかもしれませんが・・・。 まずは、あなたのするべき仕事をもう一度確認なさった方がいいとおもいます。 あなたの頼まれる仕事、どこまでは責任を持ち、どこまでは相手に委ねるべきか・・・。 わたしが営業をしていた時は、ミスは最終的に自分の責任とおもっていました。他の営業も同じです。 事務の方が間違っていたり、訂正をお願いしたのにできていないまま先方に迷惑をかければ、最終確認をしていない営業の責任です。 うちの事務が・・・なんて言い訳は話しになりませんからね。 ですから、まずあなたがしなくてはいけないことは、営業がどんな人であれ、言い訳をなくしてミスを極力無くすこと。 ミスをした場合は、相手がどうだと考えずに、そのミスのみを反省して繰り返さないこと。 恐らくミスして怒られる時『あなたが偏屈だからよ。』『愛人のくせに大げさ』『わたしに100％任せるからよ。』という言い訳の気持ちが入っていて素直に反省できていないんじゃないでしょうか？ それは相手にもちゃんと伝わります。 辛いのは本当にわかります！ でも、あなたまでひねくれてしまっては、辞めるまでずっとモヤモヤしたままじゃないでしょうか？ そして、自分の仕事をできる限りしっかりやって、それ以上は書面(手紙やメモ)などをつけて渡す。 どこまでは確認した・訂正文のどこどこは終了した。 先方にFAXを何時ごろ送ったなど、できるだけ書面に残し、『最終確認お願いいたします。』と書いておけば、そこであなたのお仕事は終わりです。 確認せずに先方に迷惑をかければ、それは営業の方の責任です。 ミスがあれば、そのミスは素直に受け止めるべきですが、それ以上の要求はサラリとすいませんで流しましょう。 あなたが一生懸命やっていれば、営業の人はあなたを指摘しにくくなります。 言い訳をせずに、自分のやるべき仕事を淡々とこなし、最終の責任はメモで残す。というようにしていれば、変な要求はされないのではないでしょうか？ 営業は、お客さんと接するのでピリピリするのは事実です。時には優しい言葉をかけて笑顔でお茶でも出してあげれば、対応も徐々にかわってくるとおもいます。 営業の人たちを変えることは不可能ですので、あなた変われば徐々にでも環境は変わってくるのではないでしょうか。 そして、お友達にいっぱい愚痴りましょう(笑)
お礼
ありがとうございました。
- Misaki-27
- ベストアンサー率36% (365/1007)
正直言って、これって普通の事だと思いますよ。会社に居る以上、担当者を決めたら、 それに関わる書類は、全てその人の責任です。営業の人が使う資料をraraka7さんが 作成担当となるならば、raraka7さん自身が責任を持ってやるしか無いです。 ミスがあった場合、raraka7さんの責任で訂正をする必要があります。 営業さんが、ミス書類をお客様に見せたとしたら、見せた営業さんの責任でしょう。 多分、その場で対応すると思います。ミスを事前チェックするかどうかと言うのは、 営業さんの仕事では無いわけですね。ややこしい話ですが、事前チェックを 他の誰かに頼むのは、責任転嫁になる気がします。 ミスがあった場合は、事前チェックをしなかった営業さんの責任では無いです。 全て作成者の責任。ここは素直に怒られ、謝るしか無いです。社内だからと考えるから 納得出来ないかも知れませんね。例えば、他の会社に書類作成を依頼したとしたら、 信用してそのまま書類を使うと思うのです。そこでミスを発見した場合は、 お客さんとの対応がこちらの仕事ですね。で、ミスの指摘もこちらの仕事になります。 事前チェックは、多少するにしても、念入りにはしないんじゃないですか？ 怒られる事が嫌なら、その会社を辞めるしか無いと思います。色んな会社がありますから、 社員全員が協力しあってと言う所もあるでしょう。ここはこういう会社だと、 納得するしか無いですね。
補足
ありがとうございます。 あの、書類作成のミスは、あたしの責任ですが、 もちろん、謝り、自分で速やかに訂正します。 グタグタいいませんよ。 気をつけてますが、 人間１００％間違えないのですか？ 公官庁の書類です。入札書類です。 第三者が見直すようにして欲しいのです。 それで、見直さないからって、営業さん責任にするつもりはありません。 自分で作成したものですからね。 入札書類は、１文字間違えただけでも、失格になります。 わかってます。 なので、もう一度、第三者（営業さん）に見直してもらいたいのです。 大事なものですから。 自分で作った書類は、どうしても正しい目で見てしまうので、そのミスに気付かないこともあります。 第三者が見れば、また違うと思います。 どうすれば、１００％間違いなくできるのでしょうか？
お礼
再度ありがとうございます。 イライラを上手に処理してたと思ってたら、 我慢、我慢で、心が爆発してしまった。 笑顔で上手に言い返せないんですよね。 全部、真に受けてしまう。 そして、受け止めれば、 争いもないでしょ・って楽な方を選んでました。 （あれこれ、めんどくさい時もありますから） それが、我慢の原因かも知れません。 もともと、人間関係が苦手な方で、その上、 あのコは、「仕事しないくせに、笑顔で、上司のご機嫌とってる」なんて、バカらしくなったりしますね。 仕事しなくて、笑顔だけ振り舞いてればいいのか？ なんて・・・・ 余談になってしまいました。 自分の為に、前向きに考えようと思います。