取引先への返事の仕方や言葉に困っています

質問

お世話になります
業者と取引先のやり取りでどういう返事の仕方が失礼にあたらないか教えて下さい
（人間関係かな？と思ったのですがカテ違いでしたらすみません）

私は小さく1人個人で印刷の注文をもらっています
取引先はレストラン（結婚式場）でこの度3周年記念パーティを催すらしく
そのパーティに招待の文書をFAXでもらいました（FAXのみの連絡）
出席したいのはやまやまなのですが欠席を考えています

理由は、
食事代が￥10,000×チケット2枚を協力してほしいらしく出費が痛く
まだ取引先とはつきあいが始まったばかり（半年）で、
注文も月に2件あるかないかで、純利益は 1ヵ月 約￥10,000くらい
これは付き合いがこの先深くなっても数は増えません（式場の結婚式の年間数が限られているので）
まだ付き合いが浅く売上げも無い事から悩んだのですが夏のお中元\3,000程の物贈りました

他に、古くからの付き合いの取引先がありますが
その取引先は、1ヵ月 約10万～20万程お世話になっていて
この式場のおかげで経営がなんとかできているという感謝やお礼もかねて
年に一度の食事会　2名\30,000に参加させてもらっています（お歳暮＆お中元しています）

友好関係保ちたいけれど、経営そのもの赤字つづきで金銭的に厳しく…
その日（食事時間帯）はどうしても抜けられない予定が入っているという理由で
欠席しようと考えているのですが、思いつくとこ…
・電話のみで欠席を告げる？
・FAXで欠席を伝え、改めて電話で謝罪？
・FAXで欠席を伝え、改めて電話で謝罪、3周年お祝いの何か品か花？電報？？？
どうすれば固くなりすぎず自然にお断りできるでしょうか？
また、その際、お断りする文章でいい案があればお願いします
まだまだ社会に未熟なため力を貸して下さい

案内のFAX受信日：8月9日　返事の締切日：8月14日

回答No.2

0102noriko · ベストアンサー

私はFAXできた案内ならFAXで返信しても良いと思いますが…

相手方がどのような方針で、招待先を決めたか判りませんので、あなたにとって、失礼な言い方になってしまうかもしれませんが、本当に出席して欲しい相手には、記念のパーティなら、それなりの招待状を出すのが普通だと思うからです。

断りの文章としては、まず、3周年のお祝いと、招待してくれたことのお礼を述べ、その後で残念ながら当日は都合がつかないので、欠席させていただくが、また機会があればぜひお声をかけてほしい。そして最後に相手方の今後益々のご発展を祈念している。
といった内容でいかがでしょうか。
都合のつかない理由を、書く必要はないと思います。

お中元を贈られていることから、あなたが相手方を軽んじているわけではない事が判ると思いますし。

それでもなんとなく気になるようでしたら、仰っているように当日祝電でも送られたらいかがでしょう？お花や品物より、気楽に手配できると思います。

その後、仕事の件で話をする時にでも、一言謝罪をすればいいと思います。

お礼

早めの回答とても助かります。ありがとうございます

全然失礼な言い方ではないです。
招待されたFAX文書は母に見せても「愛がない文章だね～」て言われるほどそっけなく
内容からして、その式場さんに商品を入れる業者宛てっぽく、
私（招待状等の印刷関係）から花屋、 ドレス屋、フォトスタジオ、お菓子（ケーキ）、ギフト等
そういう方へではないか？と思われます
悪い言い方ですが、入れてる変わりにうちのレストランの売上げにも協力してねって感じが
無い事もないだろけど、あからさまに感じてしまうような「パーティご協力の注文書」みたいな感じなので
来たFAX用紙にチェック項目とかあるから簡単に返信しようかとも思ったけど
やっぱりキチンとしたいなと思って質問致しました。

断りの文章、理由を書く必要ない助言、仕事の件で話する時に一言謝罪
とても参考になりました。自然な流れで気に入りました
母と「2万食事かかるなら、1万包んでお祝いして欠席の謝罪はどうかな」と案も出たのですが
1万…う～ん…本当微妙です。取引先には儲けにはなりませんが電報の方が長文でも5千円しないし自然ですよね…

お時間いただきありがとうございました

回答No.4

KGS

経営者の立場で、ご質問の経験もあります。
電話での謝罪のみで十分です。「とても、そんな経済状態じゃありませんので」という意味合いでOKです。
新しい取引先は、あきらかにあなたを売り上げの対象として見ています。
1万円だから、見えにくいのですが、仮に純利益は 1ヵ月1000万あって1000万×2の協力費を要求しているのと同じです。
私なら、食事会などはすべてキャンセルしますね。費用対効果がありませんから・・
しょうもない取引先ほど、こういうバカげた要求をしてくるものです。
キャンセルして取引が無くなる様な取引先なら営業努力で新しい取引先を見つけることです。

お礼

お返事ありがとうございます。ちょうど締切ろうとした所でした
断るのに胸が痛かったのですがズバッとしたアドバイスで気持ちが楽になれました
「都合がつかないので」なら次回お誘いが？とも不安に感じたのですが3周年のお祝いだしそうそうないよね…
って感じてたんですが来年4周年…5周年…とお誘い続くかもしれませんね。
後々を考えるといつも同じ断り方はうそっぽく見えてしまいます

「とてもそんな経済状態ではありません」と言えば納得してもらえそうだけど
何だか躊躇してしまうのは自分の会社にやっぱり見栄やプライドのせいでしょうね。
でも一番正確な答えだし割り切ったビジネスには言う勇気も必要かもしれません。あぁ電話したくないなぁ…
夕方頃電話が都合いい取引先様なのでもう少し頭ん中で断る練習してみようと思います。

目が覚めるアドバイス、ありがとうございました

回答No.3

0102noriko

NO2です。おはようございます。

早速のお礼ありがとうございます。

で、おれいの内容を読んでなのですが、お祝い金を包む必要はないですよ。相手先とあなたが、個人的に親しいとか、付き合いが長いならともかく、質問内容等から、そうではないようですし…
案内FAXにチェック項目があるとのことなので、そこに記入して、余白に断り内容を記入でもいいでしょうし、もう少し丁寧にするなら、別用紙に記入して、一緒に返信するといいと思います。

お礼

再度のお返事ありがとうございます

助言いただき大分頭がすっきりしてきました。
お祝い金は包まず、案内FAXにチェックと別紙にごあいさつ＆お祝い＆謝罪の言葉を書き
FAXにて返信する事にします。FAXいただいた翌日の今日中に返事しておこうと思います。

とてもとても助かりました。
ありがとうございました。

回答No.1

nachiguro

自営業か勤め人か判りませんが、一応感じた事を

＞まだ付き合いが浅く売上げも無い事から悩んだのですが夏のお中元\3,000程の物贈りました

そこまでやっているのであれば、単純に考えれば一応ビジネスなんですから断っても良いとおもいます。
但し、断るのであればファックスや電話を使うのではなく、自筆の手紙が一番ベストではないかと思います。

ネット社会と言われる現代社会でも、やはり気の入った手紙と言うものは気持ちいいものです。変に花などその様なものは付けない方が良いと思います。

もし、ここでムリして出席したり、花など付けたりしたら相手はつけあがるだけです。ビジネスの世界ですから売上上げたいのは誰もが思うこと。
でもムリして身の丈に会わない事をやると、経営は一層苦しくなりますよ。

お礼

早めの回答とても助かります。ありがとうございます

私は自営業です　私（女）1人+家族の手伝いで経営しています
手紙…そうですよね、ワープロ字より手書きでいただくFAXや手紙は気持ちがいいですね

＞もし、ここでムリして出席したり、花など付けたりしたら相手はつけあがるだけです。
＞ビジネスの世界ですから売上上げたいのは誰もが思うこと。
＞でもムリして身の丈に会わない事をやると、経営は一層苦しくなりますよ。

とてもそう思います。思うけど弱腰で良く思われようと損な行動ばかりしてしまいます
いつか大きな売上（会社）になった時は正式に出席できるように
今はできる範囲の誠意でお断りの文書を手書きで伝えようと思います
ただ…早く返答のため手紙かFAXでかを一晩検討したいと思います

お時間いただきありがとうございました