ノートをキレイにまとめたい（社会人編）

質問

うまく検索できなかったので質問します。
メモやノートをまとめるのが下手なのですが、何かいいコツはないでしょうか。

仕事などで覚えることをよくノートにまとめておいたりするのですが、
読み返すとどこに何があるのかわかりにくいです。
最初は内容にそって書いていくのですが、今の職場は追加事項が
どんどん増えていったり、大幅な変更なんかがあったりして、
それを別な頁に増やしていくので、バラバラになります。

ルーズリーフにすりゃいいのかと変えてみたのですが、
別な頁が増えていくという問題点は変わらなかったです。

分類下手のようなのです。自分のパソコンのお気に入りも、フォルダ分けして
整理しているのですが、うまくいってる箇所もあれば、ファイルの数だけ
フォルダを作ってる事もあり、無駄が多いと感じます。

ノートの話に戻りますが、書き損じを恐れて小さい字にしてしまう（上部に訂正できるよう）
ため、字も小さくなって余計見づらいです。会議の時の資料にも
聞いた内容を書いたりするのですが、読み返すとやっぱりわかりづらいのです。

キレイにまとめて後でわかりやすいノートを書ける方は、どういった所に
注意して書いておられますか？アドバイスお願いします。

回答No.2

mameko3

自分でノートはきれいにまとめてます！って人でも他人からは見にくかったりするので客観的にみると、あなたのはそうでもないかもしれないですよ。同僚に一度意見をもらってみてはどうでしょうか。
あと、業務の種類（経理です、ＳＥです、看護士です）を簡単に書くと、もっと具体的な同業者からのアドバイスが届きやすいと思います。

わたしは事務職です。引き継ぎのとき、手順や決まりをまとめました。好評で、まねされたものをご参考までに。

もともと、覚える仕事、については、マイノートは用いません。
辞めなくても担当変更とかで引き継ぐことが発生するかもしれないし、休んだ時とか任せやすい工夫のひとつです。

その仕事の書類をまとめているファイルの、開いて左に（中表紙というのかな）手順を書いて貼付けたり、常に一番上に、綴じておきます。
例えば、顧客別で請求方法が違う場合は、各顧客ファイルの一番上に、マニュアルを作って入れておく。
その顧客から、移転はがきやお知らせがあったら一緒に綴じておく。
それまで請求書ファイルだったけど、顧客ファイルとして情報を集中させておく。

ものぐさなので、ひとつのファイルを開けば情報が手に入るようにしたら好評でした。
この方法がとれないものは、無理矢理、スケジュール帳（B5なので）に書いて、この１冊を持ち歩いて対応しています。
探せばどこかに書いてるし、気合いで１年後には覚える。もしくは昨年のをめくる。

自社と子会社の総務経理から営業支援から犬の世話当番まで、この方法です。

パソコンのフォルダですが、階層を深くしていくとよいです。
私はPCの使い方を教える役割も担っているので、まずは、エクセルの使い方よりも、作成したファイルの管理方法を教えるようにしています。

１）マイドキュメントにしか、作成したデータは入れない。
２）マイドキュメントを開いたら、自分専用だとわかるフォルダを一つ作る。
３）その「なか」に、自分の業務をものすごく大きく捉えて、２つ、もしくは、多くても５つ以内でフォルダを作る。
以降も、その「なか」へ「なか」へ作っていく。
エクスプローラーでファイルを探すと一目瞭然となって、見やすいです。

とりあえず、２段階目までは法則を守る。
自分専用フォルダを作り、そのなかに、大きな業務フォルダを２つ作る。
ここまで分類できたら、保存場所に悩んでも、似た内容を判断しやすくなります。

ファイルを保存する時、フォルダに入れるのはよいクセですよ。
そのファイルがどういう業務に所属しているのか、分かり易くなります。
うちだど、入札管理をしている人には、フォルダを必ず作るよう指示しています。エクセルなどのファイル名もそんなに気を使わなくてよくなりますから。（日付の"050107"とか）
複数が利用するし、皆が皆、PCを使える人ではないので、初心者の人は見やすいんです。
PCをちゃっちゃっと使える人は「ゲー、書類に辿り着くのに沢山クリックしないといけない！」と言うけど、自分だけのPCではないし、他の多くの人には好評です。

お礼

＞この方法がとれないものは、無理矢理、スケジュール帳（B5なので）に書いて、
＞この１冊を持ち歩いて対応しています。
＞探せばどこかに書いてるし、気合いで１年後には覚える。もしくは昨年のをめくる。

結果的にはこれになりそうです。
全く縁のない電子部品の型番から、どの数値がどれで何を指してて、
どこがどれを表してて‥を覚えて、それにひもつけしていく作業で
一から十まで自分の字なので、自分の覚え方一つってカンジです。

フォルダの方は例えに出したので、プライベートでの作業なのですが、
階層を深くするというのは納得できました。
ありがとうございました。