納品書の取扱について

質問

最近、初めて営業の部署に異動となり、いろいろととまどっております。疑問点を質問しても、周りの人は結構”俺流”で、仕事をしているようで、なかなか納得のいく回答を得ることができません。初歩的な質問でお恥ずかしいのですがどうぞ皆様お力を貸してください。
(1)納品書は、必ず出さなくちゃいけないもの？
顧客先によっては指定の伝票があったりしますよね？
この場合も自分の会社のフォーマットの納品書を送付しなくてはいけないものなのでしょうか？
(2)納品書の控えについて
私の会社では納品書は「控え」と「送付用」の２枚がＡ４の普通の用紙に自動的に出力されます。前任者は、「送付用」の用紙にのみ捺印し、そのコピーをとり、原本を顧客先へ送付。コピーのほうは捺印していない「控え」と共にファイリングしていました。この場合、捺印していない「控え」のほうも保存しておく必要があるのでしょうか？
「控え」にも捺印をしておけば送付したもののコピーは不要？
(3)送っていない納品書の取扱
売上を上げると自動的に納品書が出力されます。顧客先に指定伝票があるときは、前任者は納品書を送らず、そのままファイルしておりました。送っていない書類を取っておく必要ってありますか？捨てても問題ないですか？

回答No.2

adu3 · ベストアンサー

>(1)納品書は、必ず出さなくちゃいけないもの？

厳密には、必ずではありません。

流通業では、大半の企業が出していますが、小売業など
出していない企業もありますよね。
納品時に請求書を発行し納品書を発行しない商社（上場企業）もあります。
EDI取引で出さない企業もあります。

しかし、shooterさんの言う納品書と同等となる書類または、
書類と認められるものは、取引先と自社共に必要です。
言葉としての納品書に限定すると不要となります。

>自分の会社のフォーマットの納品書を送付

指定の納品書を送付していれば、自社の納品書は不要という
取引先が大半です。

>(2)納品書の控えについて

＃1の方の通りどちらかを保管すればよいでしょう。
控えに捺印の必要性はありません。
捺印のない控えを保存すれば、コピーは不要です。

但し、控えのほうが、送付用の控えとなる要件を満たして
いない場合には、送付用のコピーが控えとなります。

>コピーのほうは捺印していない「控え」と共にファイリング

社印を押印した書類の管理基準などを設けている会社も
あります。
納品書に捺印は必要ありませんが、
企業によっては、納品時の書類の社印の印影チェックを行い、
登録された印影で無いと受け取らない企業もあります。
その為、押印した書類の控えを保管するというルールが
あなたの会社にあるかもしれません。

>(3)送っていない納品書の取扱

指定納品書を送付していれば納品書を取っておく必要性は、ありません。
捨てても問題はありません。

しかし、指定納品書を手書きで書いていれば、
自社から納品していないものの納品書を発行できたりと
悪用することができます。
自社の納品書と対とする事は管理・統制上の意味はあります。

顧客は、自社の指定伝票とすることで業務効率を良くし
仕入計上の運用確立を行っています。
shooterさんの会社も同じで、自社の納品書で売上計上の
原始としています。
複数の様式や、未保管のなどがあると
税務調査などでとんでもない事になります。

その為、売上と一致する自社の納品書控えがあり
納品先からは、納品書控えと一致する受領書を貰う
自社の納品書を必要としない取引先には、
取引先の指定伝票と納品書控えを一致させる。

なかには、指定伝票以外に自社の伝票でも両方受付ける
企業があるので、指定伝票を発行した場合には、
納品書控えだけでなく、納品書も対にする事で
発行ミスと不正防止となります。

全てを行うと、管理コストも高くなります
（受領書を貰う為返信用封筒が必要など）
企業によって、妥協点を設け運用しているのが
実態では無いでしょうか？

また、なぜそうしなければいけないのか？
理解せず仕事をしている場合もよくあります。
似たような事象だからと

営業ではなく経理や総務の方が、運用の目的を知っている
場合もあります。

お礼

う～。反省。確かに、保存方法にだけ目が行って「なぜそうしなければいけないのか」なんて考えてなかったです。自分の仕事をきちんと理解すべく、、、総務の人に聞いてみます！書類の取扱もとても参考になりました。ありがとうございました。

回答No.1

poor_Quark

法人税法施行規則59条1項3号には、「取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書」は原則７年（緩和措置で５年の場合もある）の保存義務が謳われています。
http://www.ne.jp/asahi/tax-club/japan/hk000.htm

　同じように消費税法30条7項には「税額の控除に係る帳簿及び請求書等を保存しない場合には、…課税仕入れ等の税額については、適用しない。」とあります。罰則は税額がひどく上がってしまうことです。
http://www.houko.com/00/01/S63/108.HTM

　では納品書がそういった保存の必要な書類に該当するかということですが、こういう説明はどうでしょうか。相手からお金をもらえば領収書を発行しますよね。その「お金」が「商品」に変わっても、やはりなんらかの取引があった証明として書類を取り交わすでしょう。それが納品書であり受領書ということになります。これらは取引の際もっとも基本的な証明となるものですから、原始書類と呼ばれたりしますが、やはり保存の対象になるものです。

(1)そうです。取引の信頼にも関わりますので、相手がいらないといっても発行するのが常識だと思います。

(2)取引の証明ですから、税法で考える限り、保存は一種類のみの伝票でよいでしょう。印鑑を押した方を保存してください。

(3)チェーンストア様式のような先方専用伝票も必ず控えがあります。保存するのはその控えだけでよいと思いますが、もしあとで違算調査などをするときに資料となるなら自社伝票は保存してもよいと思います。

お礼

易しい言葉で説明いただいてありがとうございます。特に文書管理規定もないことから、書類の保存期間も知らなかったです。（お恥ずかしい）。書類保存の効率化を図るべくがんばります。ありがとうございました。