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履歴を残す場合のビジネスメールの引用対象について
メールで打ち合わせながら互いに履歴を残していっている場合 一度依頼を完遂した後に前のメールの履歴を残しつつ新たな依頼を行い 相手の返信を待たず更にそれに関連した依頼の検討を行う場合 適切なメール引用はどちらでしょうか。 「履歴を作らず新規メールを作る」という選択はなしで 以下のタイプ1かタイプ2のどちらか2択でお願い致します。 また、その理由もお願い致します。 個人的には話の流れがはっきり掴めるタイプ1だと思うのですが。 ・タイプ1 太郎が花子にメールを送り直前の依頼を完遂した後 花子が新依頼のメールを太郎に送り 花子がそれに関する更なる依頼の追加を 花子が送信した先のメールを引用した上で送る。 太郎様 また、○○を更に△△する場合についてはいかがでしょうか。 花子 --- >太郎様 >お世話になっております。 >新しく○○という物をお願いしたいのですが、おいくらになるでしょうか。 >花子 --- >>花子様 >>ご依頼の物を添付しております。 >>ご確認をお願い致します。 >>太郎 以下略 ・タイプ2 太郎が花子にメールを送り直前の依頼を完遂した後 花子が新依頼のメールを太郎に送り 花子がそれに関する更なる依頼の追加を送信済みメールを引用せずに送る。 太郎様 また、○○を更に△△する場合についてはいかがでしょうか。 花子 --- >花子様 >ご依頼の物を添付しております。 >ご確認をお願い致します。 >太郎 以下略
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私ならタイプ2ですね。何に対する回答なのかがわかれば充分なので、その部分だけを引用します。前々回や自分の書いたものまで引用する意味はないと思います。そこへさらに追加の要件などがあったら引用の山になってしまいます。 既読のメールを躊躇なく削除してしまう人もいるようですし、よほど間隔が空いて忘れてしまっているかもしれない場合もあるでしょうから、場合によってはタイプ1かもしれません。 しかし、一般的には、あらためて引用部分を読み返すことはないと思います。第三者に読ませるのでなければ、その一通だけで全体を表現する必要もないでしょう。流れを追いたければメールよりもチャットを使った方が良いでしょう。 また、引用部分に改竄がないとは言い切れず、証拠能力は劣りますから、前回、前々回の内容を確認したければ、過去のメールを読み返すべきと思います。「x月x日の件について」など補足しておくと親切かもしれません。
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