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問題報告・改善要望の雛形について
上司に対してチーム内での問題報告をメールをしようと思うのですが どういうよう流れで書けばいいのかわからないので教えてください。 【問題発生の経緯】 【問題点・困っている事】 【要望】 の３つのくくりに分けて報告すればいいのでしょうか？
- WFYCGVJJB
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- weavaest
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大体は良いと思いますが、要望は漠然としたものでしょうか。 具体的な問題や状況がわからないので、見当違いの回答かもしれませんが、そこはご了承ください。 報告を受ける側からすれば、要望は具体的だと助かります。また、一つの案を出すのでは無く、２～３の候補を挙げて、それぞれのメリットやデメリットを添えて、一番適切と思われるもがあると非常に楽ですね。 単に要望を挙げられても、それはできないって事もありますよね。
お礼
ありがとうございました。
【改善案】というのを入れてください。 「要望」というのは「お願い」でありニュアンス的には 他力本願なところがあります。 それよりも「改善案」として、自分（もしくは自分達）は ”こうこうこういう内容で、こう動く（配置）することで この問題を何％改善することが可能・・” とかといった自発的な 内容を盛り込むことです。 で、そのために「要望」して承認をもらう。 企業や組織というのは、社員が考え、自発的に改善策を講じることを 期待するものです。「改善策と予測されるその効果」これが大事なんです。 フォーマットの問題ではなく、問題点を挙げるならその結果が重要なのですね。 上層部はそこを一番知りたいのです。
お礼
ありがとうございました。
- trytobe
- ベストアンサー率36% (3457/9591)
メールの題名に、その１行でトラブル対応が必要とわかる情報を詰め込むのみ。 メールの本文は、「ご相談なのですが、」と切り出してから、問題の「要旨」「要約」を最初に書いて、 その後に、 【問題発生の経緯】の背景（人間関係や業務の状況など）や詳細（起きた問題の内容） 【問題点・困っている事】が何であり、その現状で困っている理由を書いて、 【要望】をその解決策として、「ご相談したくメールした」 と、長い文章を書けばよいのです。 忙しい人には、まず「題名」でメールを開かせること、そして、メールの最初で「緊急性」を感じさせることが重要です。あとは、とくに形式はないですし、ご質問のような段落ごとのタイトルも必須ではありません。（相手が一回でわかる書き方がされていれば良い）
お礼
ありがとうございました。
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