保険代理店の営業事務についての悩み（長文です）

質問

代理店の営業事務で
この6月から中途採用で保険代理店の営業事務に就きました。
今の職場に就いたきっかけは、前職の上司と現職の上司が知り合い同士で、紹介で面接を受け、保険業務は今までした事がなかったのですが、年齢も若くないので次の仕事が決まるか不安もありましたので、私を即採用していただいたので入社しました。
入社して1ヶ月が経ち、大変さを覚悟はしていたのですが、中々、業務に慣れず苦戦しています。
基礎である募集人の資格は取れましたが、業務の中でも基本である電話が取れません。普通の取次や簡単な内容だったら大丈夫ですが、例えば、自賠責保険の依頼や事故の受付の電話がかかってきた時に、対応の仕方を教わっているにもかかわらず、その時になると思考回路が止まってしまうのか上手く対応できないどころか電話の内容がほとんど聞き取れません。
聞くことなどをまとめたものを手元に置いていてもその通りに聞けなかったりと職場の方に迷惑をかけてしまいます。
このままだと戦力にならず、電話が怖くて不安でどうしたらいいのか分かりません。
自分が惨めで本当に辛いです。
どうしたら、落ち着いて対応ができるようになるのか皆様のアドバイスをいただけたら幸いです。よろしくお願いいたします。

つたない文章で申し訳ありません。

回答No.1

noname#206832 · ベストアンサー

落ち着くしかないかと。誰でも慣れないこと
した時はそうですが、緊張するのは仕方がない
です。場数がついてくれば自然に自信もついて
きますよ。

相手の声が聞き取りにくかったら遠慮なく
聞き取りにくいから再度お願いしますという
ようなことを言うこと。よくわからない
まま無理に進めてしどろもどろになるぐらいなら
10回でも20回でも止めた方がいいです。

あと自分のペースは極力ゆっくり目にしゃべること。
お客さんのペースもいくぶんかは下がるので
多少はやり易くなるかとは思います。

ただ、この手のこつ、を意識しすぎると逆に
意識が散漫になってしまうのでこの辺は
覚えていたらやる、ぐらいでいいです。

とにかくお客さんのへの確認事項は毎日暗記
カードでも作ってしつこいぐらいに暗記して
しまうこと。メモが手元に必要なぐらいだと
どうしてもきついです。１ヶ月ぐらいでは覚える
分量も多くて大変だとは思いますが、それらが
すらすら頭の中の方から出てこないとどうしても
意識が余計な方に飛んでますますおかしくなります。

あとは短期記憶の使い方の練習でしょうか。
将棋のプロなどは何十手も先をよんで次の一手を
打ちます。この時、頭の中ではいく通りもの手筋
を検討しているわけですが、これが慣れていないと
目先の一対一の項目ばかりに目が行き、全体と
してどうなのか、というようなことが頭の中で
うまく検討できません。これは練習で鍛えられる
のでもうちょっと他のことを考えながら今目の前
のことを考えられるようになると大分余裕が
出てくるかと思います。

まぁ、１ヶ月でそこまでできるようになったのなら
そこまで気落ちするようなことでも無いかとは
思います。しばらくすれば落ち着くと思いますし
何年か立てば何でそんなことで悩んでいたのか
バカらしくなるかと思いますので今が踏ん張りどころ
と思って頑張ってください。

お礼

ご回答いただきありがとうございます。
もう確認事項を暗記して場数を踏んでいくしかないのですね。
いただいたご丁寧なアドバイスを元に頑張りたいと思います。