どうすればよいでしょうか？

質問

掛け持ちのバイト先の飲み会ですが、幹事の方と十分な連絡が取れていなかった為にトラブルとなってしまいました。
状況は以下の通りです。

先月頃から飲み会に参加する人はを連絡用紙に氏名を記載するよう言われていました。
私と他の方は参加できるか微妙だったので、氏名の後ろに（仮）とつけ、参加するかは
当日になってみないとわからない旨を伝えていました。
他にも何人か、他の予定とブッキングしていたりして当日参加可能かその日にならないと
わからない人もいたこともあって、私はてっきり飲み会の予約は大体の人数で部屋や、スペースだけ押さえて飲食分は当日参加できた人が自分たちの食べた分を会計時に支払う形にするのだろうなと
考えていました。

（因みに幹事さんは昼勤で、私は夜勤なので連絡は全て控室にある連絡ノートで行われていました。）

ですがどうやら、料理もコース料理を人数分予約していたようで、
先日バイト先の先輩から「支払いの時に幹事の方の様子が変だったから、
自分と社員さんで当日来れなかった人の分を支払っておいた。」
と言われました。

私の幹事の方に対する配慮の足りなさや、確認の怠りを反省しきりです。

今日、他の参加できなかった方と、共に立て替えてくださった費用を返そうと
したのですが、「費用は返してもらわなくても、今回の事で色々学んで反省してくれたらそれでいい」
と言われてしまい、結局受け取ってもらえませんでした・・。

そのことですごく悩んでいます。
幹事の方ともシフトがかぶる時が少しありますので、その時に
謝罪する気なのですが、幹事の方や社員さんは立て替え払いが発生していたことを
来れなかった人には黙っている気だったらしいのです・・。

謝罪して、費用を返すタイミングをどうすればよいかがわかりません。

社員さんはもとより、幹事の人は今日、先輩から話を聞く前に会話したのですが
普段と様子が変わりませんでした。
今は蒸し返さない方がよいですか？
それとも間をおかず、謝罪した方がよいでしょうか？

混乱して、わからなくなってきてしまいました・・、
乱文ですみません・・・。

回答No.2

tsubuyuki · ベストアンサー

それは、幹事が悪いです。

当日キャンセルが聞かない店なのであれば、
参加者にその旨を伝え、直前に出欠を再確認、
参加人数を確定して、店に伝えるのが幹事の仕事です。
飲み会の案内の際に、キャンセル不可の旨を伝えなければいけません。
あるいは、店側の予約人数変更の期日を確認し、
それにあわせて参加可否の連絡を請うようにするべきです。
それが、幹事から参加（予定）者への配慮です。
「今回のことで色々学んで反省」するのは幹事側ですね。

当日、開始直前にドタキャンしたのであれば
立て替えてもらった会費を払う必要が（大人として）ありますが、
前以って参加が微妙な旨を伝えていたのであれば
そこは幹事側の確認不足。
支払う必要はありません。

普段通りに接するのが良いと思いますが、
謝罪しないと気がすまないとおっしゃるなら、
会費の話はしないようにしながら
「参加できなくて申し訳ない」程度に留めておくべきですよ。

今後、あなたが出来る「幹事への最大の配慮」は、
参加可否の変更がいつまでなら間に合うか、
を前以って確認しておくことだと思います。

極論ですが、幹事へは労いと感謝は必要ですが配慮は必要ありません。
飲み会の場では幹事は一番末席なのですから。

お礼

素早く、また、大変丁寧な回答ありがとうございます。
他の参加できなかった方と悩みに悩んで気が重たくなっていたところで・・。
貴重なご意見、参考にさせていただきます。

回答No.1

ballet1975

謝罪した方がいいとは思いますが、あなたに何の落ち度はありません。社員や幹事が仕切れないからこういう事態におちいるのです。飲み会なんて数多く参加していないと、会費のシステムは理解できないと思います。アドバイスとしては、少なめの人数をお店に伝えた方が間違いはないと思います。

お礼

素早い回答ありがとうございます。
やはり早いうちに謝罪はしておいた方がよさそうですね・・。
アドバイスも今後の参考にいたします。