入金管理の責任とは？経理・販売側の役割や管理方法について
- 入金管理の責任について、経理と販売側の役割は異なります。請求書発行は販売側の責任であり、入金処理は経理側の責任です。未入金一覧は経理側から発行され、販売側は未入金の会社に対して入金日の確認督促を行います。しかし、集金が済んでいるにもかかわらず未入金として計上されることがあります。今回の件では、集金が覚えていなかった販売側の責任と言われました。
- 請求は多く、金額も似たようなものが多いため、すべてを覚えておくのは難しいです。経理側が渡した現金を経理が銀行に持ち込まなかったため、未入金一覧に計上されたのです。請求者の責任なのか、管理方法を変更する必要があるのか悩んでいます。
- 他の会社ではどのような入金管理処理をしているのか知りたいです。また、改善策やアドバイスもいただけると助かります。
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入金管理の責任
当社での請求管理の流れは (1)請求書発行は販売側 (2)入金処理は経理側 (3)次月頭に未入金一覧が経理側から発行される (4)未入金で上がってきた会社に対し入金日の確認督促を販売側でし (3)の未入金一覧に入金予定日を記入後経理側に提出 (5)集金は販売側 となっています。 今回未入金一覧に集金済み(現金）にもかかわらず未入金として計上されていたため お客様に確認の電話を入れてしまいました 集金済み(営業が集金）を覚えておらず電話をしたのは販売側の責任であるのですが 未入金として計上されたことに対し経理側に文句を言ったところ、集金を覚えていなかった販売側の 責任であると言われました 請求は月に５００件近くあり金額も似たような金額が多いです。すべてを覚えておくのは入金処理を していないため難しいです。 今回なぜ未入金一覧に計上されたかというと経理側に渡した現金を経理が当月内に銀行に持ち込まなかった為です。 なんだか言い負かされたようで納得できないので投稿しました やはり請求者の責任なのでしょうか？今までは未入金一覧で管理していたためそれが信用できないとなると 管理方法を変更しないといけななと思っています、どう改めていけばいいのかアドバイスもいただければ 助かります また、他の会社ではどんな処理をしていますか？？ 長文申し分けございません
- nanamam
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質問者が選んだベストアンサー
４０過ぎの会社員です。 我社では、現金集金はほとんどないため、あまり参考にしてもらえないのですが、１点、質問者さまの会社の方式で不備に感じる点があります。 １：請求書を販売が発行する。 ２：集金を販売が行う。 ３：集金された金額を、経理が銀行に入金する。 ４：未入金を、経理がリスト化する。 という流れなのですよね。 通常ですと、 １の額＋前月分の４の額＞＝２の額 ２の額＝３の額 １の額＋前月分の４の額－２および３の額＝今月の４の額 となると思います。 ところが、２の額＝３の額になっていなかったことが、間違いの原因ですよね。 不備だと感じるのは、この部分です。２の額と３の額が違う事を、誰もチェックしていないのですか？ 入金額は販売ではチェックできないと仰るならば、１の額＋前月分の４の額－２の額＝今月の４の額になること、つまり今月新たに発行した請求書の合計＋先月の未入金一覧の合計から、今月集金した額を引いたものと、今月の未入金一覧の合計額が一致しているかを確認していれば、一つ一つの集金を覚えていなくても、何かが合っていないことが分かったと思います。 全部を覚えているというのは現実的ではないと思いますよ。 記憶に頼るより、論理的なチェック体制を作る方が、効果も高いし、負担も低いと思います。
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- sadami10
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我社の流れはこうです。 (1)販売側が請求書発行「集金はしない。全て銀行振込入金」未入金の確認。 (2)経理側は入金一覧表に基づいて確認し，会計処理。未入金は(1)販売側に催促及び事情を確認。 (3)上記の(1)(2)の入金全てを確認したら，上司が検証・検印してＯＫなのです。 我社も以前は，現金集金・小切手・先日付小切手・手形・振込み入金がありましたが，（億単位の金額ですから手間・手続きが煩雑で，）これを確認する事は大変でした。当然チェック漏れもあります。 そこで改善提案・創意工夫・無駄を省く・整理整頓の提案制度を確立したときに，(1)(2)(3)を提案したことが，先行されました。この事で全体の作業（仕事の流れ）が大変楽になり，しかもスピーディーになりました。
お礼
アドバイスをありがとうございます、他の会社の処理など学んだ事がないので 大変参考になりました。 ただ、私どもでは金額が小額で取引先の会社での社員販売などの業務もあり どうしても振込み（振込み手数料をサービスする意味でも）は難しく商品と現金を 交換で完了することが多々あります スピーディな処理が出来る会社がとてもうらやましいです、でも今回の事は お互いのコミュニケーション不足やら、他業務への妬みやらが根本にあったのではと 日にちをおいて反省している部分もあります お手間を取らせましてありがとうございました
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お礼
細かくご指導いただきありがとうございます おっしゃるとおり販売側では当月分の総入金額を知るのは難しいです (集金されたお金を銀行へ持ち込んでもらわないとこちら側では数字として把握できないため） なので２の額と３の額は販売側では経理部が毎日もしくは日にちを決めて少なくとも月末には 銀行（または金庫の現金）をあわせているものと思っていました また当月に集金したものは当月に銀行へ持ち込んでいるものと思っていましたし。 今回は集金されてきたお金を金庫に保管したまま(小額だったため）月をまたいで しまったため売掛金が消されずに（消してしまうと銀行との金額が合わないからだそうです） 残として残ってきた、それをそのまま経理側が何の説明もなく未入金として販売側に提出 したことに問題があるのではと言ったところ残高の管理は販売側で「間違った消し込みを 経理側がしたにもかかわらず銀行との金額がたまたまあった場合はどうすんだ？」 と反対に意見されたのです。 まぁなるほどなとも思ったのですが・・・。 今後は経理側を信用せず(会社としては問題ですが）販売側でなんらかの管理をするべきなんだと 思い知らされました