自治会総会開催における委任状提出の求め方

質問

私の所属する自治会で２３年度の総会を開こうとしていますが、
開催日時と議案の列記だけの告知しかしておりません。
それなのに、欠席の場合の委任状の提出を求めております。

本来、事前に議案書（前年の活動報告と収支報告・今年度の活動計画と収支計画）を配布し、
住民に、その内容を確認する機会を与えたのちに　
都合で欠席の場合は委任状の提出を求めるべきではないでしょうか？

議題だけで白紙委任状の提出を求めるのは手続き上問題ではないでしょうか？
常識的手順の踏み方を教えてください。

回答No.2

Gletscher · ベストアンサー

当然ですよ。
私が自治会の事務をしていた時も、区の総務担当副区長をしていた時も、そのようにしていましたよ。
総会の案内を各家庭に連絡する時に、総会資料を配布して当日は持って来てもらいます。
その総会資料の最後のページに委任状を印刷してあります。
総会の議事内容もわからないのに委任はできませんよ。
店に行って、買い物をする前に「白紙の領収書をくれ」と言うようなものですね。

そもそも総会は当該年度の終わりで次年度の始まる前に行います。つまり、３月中に行うべきものですよ。
次年度が始まってしまっている（４月）なら、誰も前年度の収支や今年度の役員を認めてないのにフライングしてるわけですよね？
それは民主的ではないですね。

従って、総会資料には、以下の物を書きます。
今年度会長の退任あいさつ
今年度活動報告と収支報告
次年度会長候補の就任あいさつ
次年度活動計画と収支計画
次年度役員候補名簿
その他の議事資料（会則改定案、会費改定案、町民からの要望案、その他審議したい項目と改善案など）

お礼

ありがとうございました。

＞総会の議事内容もわからないのに委任はできませんよ。
＞店に行って、買い物をする前に「白紙の領収書をくれ」と言うようなもの。

のくだりは、疑問に感じている私にとって「目から鱗」でした。
今後、自治会のあり方について一石を投じてまいりたいと思います。

回答No.1

localtombi

仰るとおりです。
具体的な内容を示すことなく委任状を求めるのは、皆の目に触れては都合の悪い議案を通すようなイメージがあります。
これでは委任ではなく、単に「出欠確認」程度の意味合いしかありません。

常識的には、具体的な議案書と委任状を送付、委任状には「議長に一任」「○号議案に反対（＆理由）」などの選択肢で○をつけてもらいます。
委任状を容易に回収できるようならば切り取り線、遠方の会員がいるならば葉書に内容を印刷、あるいは返信用封筒で返信してもらう形をとります。

お礼

早速のご回答ありがとうございました。
「内容を知らずに（知ろうとももせずに）委任状を提出する
無関心さが問題なのでしょうかネ。

総会の席で是正を求めて提案をしてまいりたいと思います。