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下っ端でも上に仕事を振る方法
- 20近くもの案件の統括をまかされた新卒2年目の自分。年若く社内最年少ながら、上司の指示で部署の先輩たちに仕事を振る役割を担うことになった。しかし、年上の社員たちに仕事を振る方法に悩んでいる。自分が担当するべきかどうかの議論で詰まり、逆に自分の負担が増えてしまう。どのように仕事を振って動いてもらえば良いか悩んでいる。
- 仕事を振る際には、20近くの案件が優先度の高くないものであることが難しさの一因である。ゴミ捨てのルール作りや配送ルートの再構築など、今特に困っているわけでもなく急を要するわけでもない案件ばかりであり、諸先輩方の協力を得ることが非常に難しい状況にある。しかし、自身の目標にこの案件の達成が含まれており低く評価される可能性があるため、どのように仕事を振って動いてもらえば良いか悩んでいる。
- 上司からは、自分が動かずに他の人に動いてもらうことが求められているという指示を受けている。しかし、年若い下っ端である自分が上の人に仕事を振ることに苦慮している。先輩たちに対してどのように仕事を振り分けるかが上手くできず、自分の負担が増えてしまうこともある。仕事を振ってもらうためにどのようなアプローチが有効なのか悩んでいる。
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なかなか難しい仕事を任されましたね。かなり難易度の高い課題だと思います。あなたは、その上司からかなりの期待をかけられているのでしょう。 そして、質問文から、上司があなたに期待をかける理由も分かる気がします。入社2年目とは思えぬ内容です。本当に優秀な方なのでしょう。この仕事の本当の目的を把握していて、うまくいかない原因の分析もしっかり出来ている。 いろいろな解決方法があると思います。実際の人間関係も分からない私には的確なアドバイスは出来ませんので、私の会社でならという前提で、まず思い付く手段を一つ書いてみたいと思います。 急を要する案件でないものばかりという事なので、今期中に20の案件を完了させることにこだわりません。残業を増やしたりしてまで20の案件の完了にこだわるのは、かえって会社の利益に反します。 それぞれの案件が完了したときの効果の高さを見積もります。そして、それぞれの完了に必要な工数を見積もります。その二つから、案件の優先順位を決めます。効果が高くて必要工数の少ないものが最優先です。 そして、関係者に各案件を達成したときのそれぞれの部署への効果(メリット）を十分説明した上で協力を要請し、今期、そのために各部署が捻出できる工数の提示を求めます。 あとは、その工数に応じて優先度の高い案件から順に作業を割り振ります。 各部署へのメリットを十分理解してもらうことと、本当にやらなければいけないことを見極めることだと思います。また、問答無用で「これをお願いします」では無く、まず相手の事情を聞くところから入ると、受け入れてもらいやすくなると思います。 案件を達成するのは重要な事ですが、やらなくていい仕事を見極めるのも重要だと思います。急を要さない仕事で他部署に無理をさせる事になると判断したら、その仕事は先延ばしにするように上司を説得するのも仕事だと思います。
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- 畑山 隆志（@deltalon）
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教えを請う。 「…という仕事が来たんですけど。何かいいアイデアありませんか。」「…という件なんですが、～ぐらいまでは分かったんですが、他に何かありませんか？」 要は自分でやるので手伝ってほしいというスタンスでやってみること。そのうち話しかけやすい人がいれば、自分の知恵袋としてつかえるようにコマめに連絡を取るようにして知り合いになっていく。もちろん手伝ってもらったことやアイデアにはお礼をして、「また何かあったらよろしく」という風にしてコネをつなげておく。
お礼
お礼が大変遅くなり、申し訳ありませんでした。まさに処世術という感じで参考になります。ひとまず窮地は脱することができました。アドバイスをありがとうございました。
苦労されている様子、よくよくわかります。 状況は違っても、僕も若いときに職場の仕事の割り振りに苦労しました。 僕は、気が弱い上にお人好しなものだから人がやるべき仕事でも自分が 引き受けて、いつも苦しんでいました。そんな風に人の仕事をやっても 誰のためにもならないと分かったのは随分後になってからでした。 ま、本当に困っている人の助けになったことは良かったんですけどね。 で、若年者が年配者の役割を割り振ったり、動かすのは難しい。 会議招集は可能で、実際集まってもらえるのですか？ それが行けるなら まず(1)テーマの提示 (2)意見収集 (3)おおまかな方針提示 (4)具体策の一任 とりつけ あるいは 具体策をつくる委員の決定 (5)具体策提示 で、二日ほどで策の提示まではいけますよね。問題はその策通りにどれだけ 動いてもらえるかなのですが、違反者の「軽い罰則」も手としてはあると 思うけど、職場の為には貴方や委員のみなさんで点検結果を張り出したり 小さな事なら、やってくれない人の前で一言言ってやってみせるとかで 周知徹底できると思うのですが。 貴方をサポートしてくれる人を二人ほど決めて相談役にすれば良いと思う。
お礼
お礼が大変遅くなり申し訳ありません。親身になっていただいてありがとうございます。心が軽くなる思いです。お人好しで気が弱くて、仕事がどうしても流れてきてしまう感じ、よくわかります。「人の仕事をやっても誰のためにもならない」という言葉、どうしても引き受けてしまいがちなときに思い起こしたいと思います！ いただいたアドバイスについてですが、会議には集まって頂けますが、どうしても声の大きな数名がご自身の意向を主張し、他のおとなしい方は「自分は関係ない」という姿勢で意見を出さず、それをファシリテーターである自分がうまくハンドルできないため、主張の強い方からの一方的な確認事項ばかりが増えて結論が出ないまま時間切れ、、、のパターンが多くなります。 そこで、会議で意見を出さない（お人好しの）方たちとまずは相談をして、対立構造を作るわけではないのですが、主張の強い方の対抗策を準備しておく、、ことで、いくぶん解消されました。案件自体もその途中で、実現性に乏しい、効果が薄いなどの理由で数が絞られていったので、現時点ではだいぶ楽になりました。アドバイスいただいた「サポートしてくれる人を決めて相談役にする」という状態を作れたためだと思います。 大変参考になり、感謝しております。ありがとうございました。
お礼
お礼が大変遅くなり、申し訳ありませんでした。親身になっていただき、かつ具体的なアドバイスをいただけて感謝しています。また、お褒めの言葉をいただき、恐縮です。救われる思いです。 現在の状況としては、いただいたアドバイスにかなり近い状態です。会議の参加者のうち主張の強い方以外の皆様と個々に事前に話をして、会議で時間内に結論を出す、という点では少し改善できました。そうすることによって、20の案件も、自然と7つくらいにまで絞られました。現在、そのうちの3つを優先的に実施することが決まり、担当者も3つの部署に振り分けることができました。あとは進捗を確認すればよいので、ひとまずは一安心です。 この3ヶ月非常に苦労しましたが、こちらで相談させていただけてよかったです。「やらなくていい仕事を見極めるのも重要」というお言葉、今後も心に留めたいと思います。 ありがとうございました。