内線番号一覧が分かりづらい

質問

社内の内線番号が変わると、添付画像のような内線番号一覧が
配布されます。

配布される度に、何故か分かりづらいのですが、何故なんでしょうか？

エクセルで作ってあるのですが、どこを変えれば分かりやすくなるのでしょうか？

今までこの形式で配布されるので、気にしてませんでしたが、配布される度に
誰が作ったんだろうと思います。

回答No.5

CC_T · ベストアンサー

番号優先で並べてあるからですね。

内線表を見るときは、「特定の誰か」にかけたくて見るわけですから、そちらを見出しにしないと。
電話帳で番号順に載っていても、内線番号を管理している人以外はメリット無し。

ほかにも、
・見出しの色を変える
・設置階数や建屋ごとに表を区切る
・グループはセルをまとめ、そのグループのブロック内は職位順で並べる
などの工夫で格段に使い易いものになりますね。

お礼

回答ありがとうございます。

補足

図入りの見本ありがとうございます。
参考にさせていただきます。

回答No.6

mu2011

一覧表は全体が分かれば良いのだからどのような順番でも良いと思う。

第一、第二事務所と特殊番号（社長、食堂等）は番号帯が混在しているので一定の
番号帯でルール化しては如何でしょうか。

例えば、１０番台は固定番号帯、２０番台は第一事務所、３０番台は第二事務所と
すれば更新も少なく済むのではないでしょうか。

お礼

回答ありがとうございます。

補足

内線番号は簡単に変えることは出来ないです、導入しているビジネスホンが元々10回線迄で追加基板を導入してそちらに10回線、最初の系統と追加の系統に登録されている内線番号は入れ替えることが出来ません。
増やしたりする時は業者にお任せするのですが、配線がどうなっているか分からず掛けながら何番は誰と調べた結果をそのまま受け取り表にして配布してる状況です。

回答No.4

MARU4812

> １０番は誰だっけ？という探し方は絶対にない。
日常業務ではほぼ無いでしょうが、番号設定する側だと
あるでしょう。何番が未使用か？とかも重要な情報。
だから、これ、管理者用のデータとして見れば納得の
順番です。そのまま配布しているのが問題なだけで。

そう考えると、普段使う目的なら「未使用」の欄も要らないです。
場所が同じ「第一事務所」はセルを連結するとか。
中分類の欄を入れるとか(事務所、工場、その他にグループ分け)。
思い切って図形で簡易地図を描いてしまうのも手です。

お礼

回答ありがとうございます。

補足

簡易地図は良いとは思いますが、大きくならないでしょうか？

回答No.3

-antsu-

別の視点から・・・。

項目のところに色付けしたり、
番号を太字にしてみたり、
軽く網掛けしてみたり

といった感じで私はいつも作ってます。

お礼

回答ありがとうございます。

補足

並び順が内線番号順だったので探しにくかったんだと思います。
○○さんのところの内線番号が分からないのに、
内線番号順に並べてあるので並んでないのと一緒なので
全てみないといけない。

他の回答者さんのように、場所で分類、次に名前で並べ、その横に
内線番号を入れるようにしたら、探しやすくなりました。

回答No.2

trajaa

番号順なのが根源。

だって電話帳を使う状況を考えれば
・第一課の○○さんは何番だろう？
・第一会議室は何番だろう？
という感じで探すのであって

１０番は誰だっけ？という探し方は絶対にない。

お礼

回答ありがとうございます。

補足

内線番号順だから探しにくかったんですね、ありがとうございました。
参考にさせて頂きます。

回答No.1

STICKY2006

>>何故なんでしょうか？

内線番号順にしてあるからに感じますかね。

場所順にすれば、まだ変わるかな。。。

まぁ、「見やすさ」の工夫は個人の感性ですからねぇ。。。

内線番号！とかなら、そうそう変わらないので、１度覚えちゃえばいい。
って事で、あんま気にする人も少なさそうなんで気にされてなかった。。。とかかもですね・ｗ・；

お礼

回答ありがとうございます。

補足

場所が変わらない管理職の方、共用スペース（食堂等）は、
覚えてしまっているので、気にならなかったんですが、
人事異動や席替えにより、内線番号が変わることが
あります。

新しい場所に近い電話を使うことになるので、
人と内線番号が変わってしまうので、そのような時に
探しにくいなと感じます。

場所で並び替えてみようと思います。