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仕事の引き継ぎがうまく進まない理由と対策
- 30代前半女性が新たな職場で仕事の引き継ぎをしていますが、前任者が全ての仕事を自分でやってしまい、仕事を覚えることができません。
- 上司に相談しても状況が変わらず、焦りを感じています。
- 退職を避けるためには、他の社員の理解を得ることや自分にできることを見つけることが重要です。
- 社会・職場
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ええとですね。 結論から言うと、「なんとでもなる」です。 あなたは、「自分の視点から」仕事を捉えようとしているので（あたりまえの話です） えらく心配なさっておられます。でも、あなたが仕事が引き継ぎできなくて、 一番困るのは誰でしょう？ あなたではなく、会社ではないでしょうか？ あなたはすでに、自分の考えつく限り出来ることをしているのですから、 これ以上自分を責める必要はないのです。また、あなたが焦ってどうにかなる話では ないのです。 こういうときは、思い切って大きく視点を変えてみます。「上から見る」のです。 そして、「引継ぎを受ける」という受動的な発想から、 「彼はどんな仕事をしているのか観察する」、という積極的な発想に切り替えてみましょう。 いわば、物言わぬ虫を観察しつづけて生態を知ったファーブルのように。 彼の仕事だけではありません。新しい職場はどんな職場なのか。人と人がどのように リレーションしているのか。そういうことを俯瞰できる、今はいい時間ではないかと 思われます。 案外彼は、そして上司も、あなたのことを「観察」しているのかも知れません。 （こういう状態におかれている彼女は、どのように考え、行動に移すだろうか？ 単に教えてくれ教えてくれと言っているだけで終わるのか？）といったふうに。 あなたの自主性や発想力を見極めているのかもしれません。 私はなんども経験しているのですが、どんなに仕事が出来る人でも、 人がいざ会社をやめてしまえば、後はどんなにバタバタしても 結構なんとかなるものです。 また、仕事内容が高度であればあるほど、「その人流」というのは他の人には引継ぎは 不可能だったりします。野球監督なんかがそうですね。やることは同じでも、やり方は すべて人それぞれだったりします。 「早く仕事を教えてください」とあなたが必死になるのはよくわかるのですが、 仕事のやり方だって、あなたの代になればおのずと変わっていくものですから、 あまり神経質になる必要はないと思います。 ただ、彼が何を考えて今のような態度をとっているのか、（あるいは何も考えていないのか） それを知るためのコミュニケーションは大切でしょうね。 「仕事を教えてください」ではなくて、 「あなたが会社をお辞めになったら、仕事を私が引き継ぎすることになっているわけですよね。 ということは、私が引き継ぎ出来るまで、絶対辞めないでくださいね」と念押しするのも いいでしょうし、 「あなたがいなくなったら、あなたのやっておられる仕事はどうなるんでしょうね？」と いっそ他人ごとのようにあっけらかんと尋ねてみるのもいいと思います。 一番やってはいけないのは、「自分は悪くない。自分は出来る限りのことをやっている。 仕事を教えてくれない専任者が悪い」というような、自分が被害者であるかのような 自己防衛的表現を周囲や特に上司にしないことです。 責められもしないうちから、自己防衛に走ると、あなたの器量が疑われてしまいます。 繰り返し言いますが、仕事の引継ぎがうまくいかなくて一番困るのは会社です。 「なんで引き継いでないんだ」といくらあなたを責めたところで、どうしようもないからです。 あなたは責められたら辞めればいいだけの話ですが、会社はそうはいきませんからね。 だから、あなたは「自分を守ること」はまだ考えなくてよいのです。 自分のことは後回しにして、「会社のこれからのこと、そしてやめてゆく方のこと。 何が一番良いことだろう？」と考えて周囲を観察してみてください。 いつの間にか、視野が狭くなってキツくなっていませんか？ 肩の力を抜いて、まず、コミュニケーションから再開しましょう。
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- doorakanai
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引き継ぎをした事もされた事もある者です。 本人いわく思考能力が低下しているのなら、なおさら ものを教える段取りや準備をするのは困難でしょう。 何か説明をするには頭の中で文章を組み立てます。 あなたも質問を書くのに文章を練ったはず。 何を教えるかも、事前にコレを知らないとアレは分からないから 先にコレを教える と順序を決める。 パソコンを知らない人に教えるのに、ダブルクリックだとか メール見てとか、いきなり言っても分からないからクリックから説明しないといけない。 人に教えるのは本当に大変です。 分かってもらうように頭の中で色んな事を整理するのが 特に今の前任にはとてもしんどいでしょう。 上司もすでに話してるかも知れませんよ。何せ前歴があるし。 でも状況が変わらないのは、前任も引き継ぐ為に 何をどうしたらいいのか分からなくて、動けないのかも知れません。 でも、前任にどうしたらいいかを教えてくれる人なんて、多分いない。 ただでさえ5,60代、ものの名前もなかなか出て来ないでしょう。 あなたが出来る事 前任が使ってた資料、ファイル、道具、データなどの在り処を覚える。 「教えて」といきなり言われても、すぐに説明文を組み立てられるわけがないから 「まだいい」とお茶を濁すのだとしたら 「これ見てもいいですか？」と聞けば「いいよ」で前任は済ませられる。 まさか後任であるあなたに「見るな」とは言わないでしょう。 前任が退職した後で、分からない事が絶対出て来るでしょうが これを見たら調べられる、あの時アレ見てたな、という記憶だけあれば何とかなります。 前任がやるべき事をちゃんとやれば済む話ですが だからといって前任が去った後、聞いてないから知りません では通りません。 でも、調べるのでお待ち下さい は通る。 私は前職を退職する時、精神的に疲弊していてしゃべる気力もなかったので 全部文書とデータでマニュアル化しました。 担当していた客への対応、それに困った時は誰それに判断を仰げ とか コレで困った時は下請の誰それに聞け とか 自分が困った時に調べて役に立ったサイトのURL一覧 など 引き継ぐ数人にまとめて概要だけ伝え、個別にちょっと説明して あとはこれを見てくれ と、作ったマニュアルはファイル5冊分でした。 自分のパソコンのスクリーンショットを印刷してまとめただけですがね・・・ 私が4年半勤めてただけでこんなんです。 前任が30年やってたとしたら、適当に計算しても30冊にもなっちゃいます。 自分の父親ぐらいの年齢の人にマニュアルを30冊作れ なんてあまりに酷ですね。 30冊分を教えて というのもやはり酷でしょう。 膨大な歴史を2,3ヶ月で全て他人に教えるなんて、 頭が鈍ってきたとうちゃんでなくても不可能だと断言します。 あなたが多分期待しているような事態には、多分ならない。そこは諦めた方がいい。 でも資料や記録などは、手近にあるに決まってるから在り処を教えるのは簡単です。 観察して、記憶して、調べる手段を確保しましょう。 あと、前任と気軽に電話を出来る程度に仲良くなっていれば、何とかなります。
お礼
回答ありがとうございます。 書類等の場所を確認し、観察し、前任とコミュニケーションをとりながら 頑張って行こうと思います。
Q、私が出来ることは何でしょうか？ A、全体の仕事の流れと意味との把握に集中する。 今、仕事を引き継いでも、いわゆる丸暗記するしかないでしょう。そういう引き継ぎ方が一番拙いと思います。仕事の詳細を引き継ぐ前に、見学を通じて全体の仕事の流れと意味とを把握されたら良いと思います。 更に言えば、（１）仕事の内容が目に見えるようになっているのか？（２）仕事の進捗と流れが一目瞭然な形になっているのか？などに着目して観察を続けられたらよいと思います。 上述の目的を達するのに一ヶ月。実際の引き継ぎに一ヶ月。でも、構わないのでは・・・。
お礼
回答ありがとうございます。 参考にさせていただきます。
前任者の行動に変化がないという事は、例え、上司から前任者へ、質問者自身からのことを話されたとしても、前任者の判断で、質問者自身には任せられないと判断しての行動だと言うことを、質問文を読ませて頂いてまず痛感いたした次第です。 ただ、そのことを直接に質問者自身へ言うことと、企業側としては解雇することを避ける為に、質問文のような態度を取られているとしか思えませんでした。 じっくり、上司と相談されるしかありません。
お礼
回答ありがとうございます。 そうだとすれば、対応のしようもあるのですが・・・ そうではないので、困っています。
お礼
回答ありがとうございます。 おっしゃる通り、誰が辞めても会社はなんとかなっています。 「私」が困るのではなく「会社」が困る、本当にそうですよね。 始業時間前にお茶を飲みながら、たわいもない会話でコミュニケーションをとっています。 ＞責められもしないうちから、自己防衛に走ると、あなたの器量が疑われてしまいます そうするところでした。 回答をくださったことで、それを防ぐことができました。 感謝しています。 コミュニケーションを大切にしながら、観察を続けて行こうと思います。 お陰様で、少し気持ちが楽になりました。