保護者会の文書の手ごろなWeb管理先にお勧めがあったら教えてください。

質問

保護者会の文書の手ごろなWeb管理先にお勧めがあったら教えてください。

今年学童の保護者会の書記になりました。3年目と歴史の浅い保護者会で、1年目の資料はファイルで、2年目の資料は電子データをCD-ROMに入れて、最初半年のは担当者のPCが壊れて紛失、と聞きました。
引き継ぐ直近のCD-ROMデータも、先方のPCの調子が悪いとかで待ちの状態です。

量的には年間、せいぜいExcel/Word/PDFファイル、それもほとんどが1-4ページのものが、15-20だと思われます。

「紙だとどんどん増えていくから、今後電子データでないと無理だよね」
との昨年担当者の言葉に大賛成ですが、毎年CD-ROMに書き込み、一年間歴代の電子データを担当者が保管、自分のパソコンで管理、また統合したものを焼いて次に渡して...というのも、現にこの短い歴史の間に担当者のパソコン不調でデータを紛失していることもあり、どうかな...と思っています。

幸い、昨今はWeb上にフリーのドキュメント管理のサイトがあります。
年間増えるドキュメントサイズもたかが知れているので、そういったところに一元管理して、簡単に歴代のデータを見れるようにし、引継ぎのときには、ユーザー/パスワードを教える、もしくは管理者権限を変更する...などで渡せるようにできればどうか...と考えています。

「うちではここのサービス使ってるよ」
「ここは簡単で便利だよ」

などなど、もし似たような経験や現在ご利用中などお勧めがあったら、教えていただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いします。

回答No.2

puyo3155 · ベストアンサー

ただのサービスがいくらでもあります。

方法１．mixi や　facebook のソーシャルサービスに入って、グループ機能を使うこと。

方法２．google docs で、ドキュメント管理し、必要な人に閲覧か更新の権限をあたえること。

とくに、２がお勧めですね。excelもwordにも、ダウンロードアップロード自由だし、必要なら、共同編集もできるし、無料だし、セキュリティもあるし。最近では、企業間の情報のやり取りにさえ、頻繁に利用されていますよ。

さらに、ブログなどで掲示板的に情報を発信しながら、そこにリンクを張って、google doc　のドキュメントを参照するっていう方法もあります。

補足が必要なら、ご質問追加でどうぞ！

お礼

ご回答ありがとうございました～♪

実は、私もGoogleドキュメントはどうかなぁ、とここ数日テストを始めたところだったんです～。
ご回答いただいて自信がつきました(^^)

これだと、将来使う人が「会社にはOffice入っているけど自宅にはブラウザとメーラーしかない...」という人も、Web上でファイルが作成できますし、ローカルで作成してアップロード/ダウンロードで処理することもできますし、かなり便利ですよね。

ブログで情報発信＋リンクで参照

というのは気がつきませんでした。なるほど！です。

ありがとうございました～。

回答No.1

kyo-mogu

どうも学童保育へ通わせている保護者ですが、ドキュメント関係はＣＤがメインですし、紙媒体での資料も年々増加中です。
　まず引き継ぎでパソコンが必ずとなると「私は出来ないから」という状態が発生します。紙での保存も重要です。
　それと、ＷＥＢに残すことは可能ですが、管理問題が出てきます。契約者以外でも大丈夫か。個人的契約を引き継いでとなると規約違反にならないかの問題が出てきます。自分自身で作成したドキュメントはストレージサービスに入れていますが、他者へパスワードを渡すのは出来ません。
　パスワードが分かればドキュメントの削除という危険も出てきます。

　グループで継続的にとなると費用もかかると思います。

　ある意味不特定多数の人間が入る事でウィルス感染の危険も考えられます。

　保護者会という期間限定の状態ですので、共有するのは危険かなと。管理者が退所したりして開けなくなる可能性も出てきますし。

　もしするとなると、単年度で考えるべきでしょうね。

なんだかんだでアナログが便利だったりもしますが。

補足

ありがとうございます。
えーと..質問の主旨はドキュメントの電子管理の有効性の有無ではなく、「やるとしたら」いいサービスが何かないかと思いまして...(^^;;;
ご回答を見てると、説明が足らなかったみたいなので、補足させてください。

うちの学童では、おそらく書記の人間はパソコン必須が暗黙の条件になっています。私も第1声で、
「パソコンができる？」
どころか、
「ExcelやWordの操作は大丈夫ですか？」
と確認されました。

PTAなどでは最初から書記や広報では、その技術があるだけでなく、"会議時にパソコンを持ってきて議事録がとれる人が望ましい"とまで書かれて募集されていましたよ（ちょっとびっくりでした）

学童の欠席連絡も携帯メールで。緊急連絡網もメーリングリスト登録が必須です（電話連絡ですらない）。
役員はみんなが、それぞれできることをしよう、という考えで、たとえばパソコンができない人は、別の役目を...という形で分担するような考えになっているようです。

ですので、ここでは将来の引き継ぎでの心配はここでは気にしないでください。

一応、私はIT業界の人間なので素人考えではなく、もちろん契約や、いろんな人が将来的な継続可能なファイル管理ができるかは、当然検討して提案しようと思って今回質問させていただいています。

費用は比較的余裕のあるグループなので、年間数千円～1万数千円で有用なサービスならば、それを提案して計上することもできます。でもできればフリーで。
だから「年間増えるサイズ量は小さい（おそらくフリーで提供されているサイズでも10数年くらいは楽々カバーできる程度）」という説明だったのですが、言葉が足りませんでしたね(-_-;)...すみません。

パスワード（権限）が委譲されればドキュメントの削除もできてしまう。
ごもっともです。
でも現状、お話したように、すでにCD-ROMで渡されることが決まっていますので、私がそれをコピーして消してしまえば同じことで、それより悪い「個人で持っていて全部消失」という状況を現状引き起こしています。「CD-ROMに残っているからそれは大丈夫だよ」ということでしたら、もちろん

「バックアップをカンタンに1年に1回は取れる方法」もしくは
「バックアップを取らないで済むサービスの利用」

というのは今回の質問で、いくつか候補が上がったらそれから検討してみるつもりでした。
かなりきちんとした民営の学童なので、そのバックアップくらいはむしろ経営会社（先生）に頼むこともできるので、かなりその点はハードルが低いと思っています。

せっかく新しく始まって今、やろうと思ったらいくらでも最善の方法がとれる学童です。

「頼めば置いてくれるだろうけど、紙ファイルを学童に年々ためていくのはちょっとね～。現に今は置いてないのに、これから紙増やしていくのも...ねぇ～」

と前任者がおっしゃっていたので、最長で次の引き継ぎ者に渡すまでに何か便利な方法を考えてみましょう、というのがきっかけでした。というので、何もしない（配られた紙媒体のまま、作ったデータのままただ渡す）というのは、「探す努力をしたけどなかったよぉ～」という最後の選択肢にしたいと思っています（できれば避けたい）。

いろいろ検索してサービスをさがすつもりですが、もし現に、こういう不特定多数の方が運営するグループですでに利用している実績のあるサービスがあれば、一番いいなぁ、参考にさせていただきたいなぁ、と思って質問させていただいた次第です。

ちなみに保育園時代は保護者間の連絡にメーリングリストを使っていたパターンと、ブログを使っていたパターンがありました。ちょっとした資料などはブログに添付でいいのですが、もう少しちゃんとリストされる形で管理できる方が、わかりやすいと思いまして...。

日本全国どこかの学校には、そういうところがあるかと思って質問させていただいた次第です。
お手数ですがどうぞよろしくお願いします。