最新版管理の方法

質問

最新版管理の方法
仕事で、ＨＰ、会社案内（プレゼン・カタログ）、
社内掲示物、自社製品のカタログ、名刺等を作っています。

当然これらは、最新のものにしていかなければなりませんが、
社内ではファイルをコピーして保管、時々旧版を渡すことが
あります。

現在、特定のＰＣからでないと、作成・修正が出来ないように
しています。

現在最新版管理としては、誰が複製物を所持しているかが
分からない為、このような状況になっています。

また、旧版を渡したりして発覚した場合、最新版の場所は
都度説明するようにしていますが、どういったことに
注意して、最新版管理を行っていけば良いでしょうか？

回答No.3

qaqa013 · ベストアンサー

>更新・作成は私が作成しているのですが、
>　作成したものを社内の誰かが複製し保持＜－複製した誰かが分からない。
>　複製する側は最新版がどこにあるか分からないという理由で見つけると自分の使用するＰＣに複製する
>このあたりで、旧版が出回るので、これを回避する為のルール及び
それを守るための仕組みを検討中です。
すべてのデータをサーバに設置したバージョン管理システム(定番のCVSやSubversionなど)を利用するようにした方がいいでしょう。
で各社員に対してはデータは必ずサーバから持ってくるようにさせる。

回答No.2

ttnnkkyy

バージョン管理のために管理者が複製物を一々トレースするのは無駄でしょうね。
利用者側の複製物のバージョン管理を自動化するのも困難でしょう。
どれもコストが掛かりすぎます。

最新版がどこにあるか分からないなら、それは教えるしかありません。
最新バージョンか否かわからないなら、それは確認させるしかありません。
引き継ぎを徹底させるか、管理者が一々教えるか、何にしても教育は必要です。

管理者は、最新版の在処とその更新処理を明確にし、複製の取得やバージョン確認のための統一された方法を提供する。
複製物の利用者は、管理者が提供する方法で複製やバージョン管理を行う。
そして、これらのルールをアクセス権を持つ全ての人間に周知し徹底させる。

回答になっていなくて申し訳ありませんが、現実的には複製物の管理は利用者に任せることになります。
大がかりなシステムが無くとも、バージョン情報として作成日時程度を保持しておけば可能でしょう。
他に出来ることがあるとすれば、メーリングリストの要領で更新情報を投げ付けるぐらいでしょうか。
パッシブなwikiやBBS、RSS等ならユーザー管理無しでも行けますね。

回答No.1

ttnnkkyy

どういう状況なのか質問文からは読み取れないのですが、「バージョン管理」というキーワードで調べてみて下さい。
特にソフトウェア開発での利用が有名ですが、ソースコード以外でも同じ事ができます。
具体的な方法は、社内システムの管理者と相談することをお勧めします。

>>現在最新版管理としては、誰が複製物を所持しているかが
>>分からない為、このような状況になっています。
もしかして、複製物ではなく最新版の在処がわからないということでしょうか？

補足

回答ありがとうございます。
更新・作成は私が作成しているのですが、
　作成したものを社内の誰かが複製し保持＜－複製した誰かが分からない。
　複製する側は最新版がどこにあるか分からないという理由で見つけると自分の使用するＰＣに複製する
このあたりで、旧版が出回るので、これを回避する為のルール及び
それを守るための仕組みを検討中です。

> もしかして、複製物ではなく最新版の在処がわからないということでしょうか？
作った方(私)は誰が複製したか分からないので旧版を誰が持っているか分からない。
複製する側はどこに最新版があるか分からないので見つけたら複製する。

ルールとしては、必要な方に、保存場所を教えるようにしてます。
社内の移動等でその情報が引き継がれない為に、このように
なっています。