書類をPDFファイルにして記憶装置に保存したい

質問

書類をフラットファイルに綴じて保管していましたが、だんだんと保管場所がなくなってきました。現在１５０冊程あり、今後も同じくらいの量になりそうです。
そこで、PDFファイルにして外部記憶装置（？）に保管したいのですが、全くのPC音痴です。

まず、外部記憶装置（？）とやらの名前と私が買うべき容量を教えてください。

それから、PDFファイルに名前を付ければ、普通に検索することができますでしょうか？

回答No.5

cooci · ベストアンサー

>１０ＭＤ＝１ＧＢ？ですか？

1TB＝1024GB
1GB＝1024MB
1MB＝1024KB
1KB＝1024B
となります。

>２００キロバイトｘ３００冊＝６万キロバイト＝６０ＭＢ

これは計算を間違っています。
その計算だと1冊で200KBとなります。
1冊が何頁あるか質問者の方が書いていないのでわかりませんが、ふらっとファイルとなると数十頁はあるかとおもいます。
1頁200KB、1冊50頁とそれぞれ仮定しても、150冊では約1.5GBです。
だた1頁200KBだと解像度を相当下げているか圧縮率を上げている（画質を下げている）と思いますが。
普通に考えると1頁1MBぐらいには見積もっていた方がよいでしょう。

お礼

度々ありがとうございます。
分かってきたような、分からないような・・・。

１冊１００ページ以上はあります。

外付けＨＤＤなるものを検索したのですが、どれを買えばいいのかイマイチ分かりません。
厚かましいお願いですが、これにしなさいと言っていただければ、それを買います。

たまに検索する程度で、持ち運びはできなくても結構です。
よろしくお願いいたします。

回答No.6

SortaNerd_

容量について。
意見が分かれているようですが、この場合No1さんの見積もりの方が正しい値でしょう。
No3さんのいう数百kBという値は文字情報が主体のPDFファイルの場合だと思われます。
スキャナで読み込んだ場合、文字でも画像でも全て画像として保存されますので、データ量は多くなります。
よって保存にはハードディスクドライブ(HDD)が適当です。

また検索については、ファイル名を付ければそのファイル名で検索できるのは前出のとおりですが、さらに書類に書かれた文字も検索することが可能な場合があります。
これはOCR(光学式文字読取機)機能の付いたスキャナで読み込んだ場合で、OCRを使うことで文字を文字として読み込むことができますので、適当なソフトを使うことで検索が可能です。
個人的に、これがPDFの最大の利点だと思っています。

お礼

ありがとうございます。

検索可能機能があるみたいです。

回答No.4

hayasi456

ごめんなさい外付けＨＤＤオーバースペックですね。

60MBで間違っていなければ
ＣＤに保存で充分です。ＣＤの容量は７００ＭＢです。
ＣＤの利点は上書き、削除が出来ないので誤って消してしまうようなトラブルが少ない点です。
1枚１００円もしないので容量が足りなくても複数のＣＤに記録すればよいでしょう。
53r さんのパソコンにも多分ＣＤへの書き込み機能はあると思います。

手軽な記憶媒体としてはＵＳＢメモリーも便利です。
http://www.iodata.jp/product/usbmemory/totebag/tb-st/index.htm
http://www2.elecom.co.jp/data-media/usb-flash/index.html

参考にデジカメの説明書（ＰＤＦ）ダウンロードサイトです。ＰＤＦの容量が実感できると思います。
http://www.nikon-image.com/jpn/support/manual/m_pdf_select.htm#heading01

お礼

ありがとうございます。
「オーバースペック」というのは、容量が大きすぎるということでしょうか？

教えて頂いた保存先にパソコンで保存して、外付けＨＤＤの一番小さい容量のを買って保存して、ＣＤにも保存しておくというのがベストなのでしょうか？

整理の方法は、年度ごとにファイルを作って、そのファイルの中に事件毎に依頼者の名前のファイルを作って、その中に複数のＰＤＦファイルを保存したいと思います。ＣＤでもこのような整理した保存が可能なのでしょうか？

よろしくお願いします。

回答No.3

hayasi456

3ページあるＰＤＦファイルの容量を見ると２００キロバイト弱でした。
単純に
２００キロバイトｘ３００冊＝６万キロバイト＝６０ＭＢ

外部記憶装置としては外付けＨＤＤが主流です。最近の外付けＨＤＤの容量は５００ＧＢ、１ＴＢあたりが多いようです。
http://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%86%E3%83%A9%E3%83%90%E3%82%A4%E3%83%88
http://buffalo.jp/products/catalog/storage/hd_ex.html
http://www.iodata.jp/product/hdd/hdd/

ところでパソコン・ＣＤやＤＶＤなどの記憶媒体・外付けＨＤＤなどの外部記憶装置にはトラブルがつきものです。
パソコンと外付けＨＤＤとになど複数の記録しておく事をお勧めします。（バックアップ）
パソコンの保存はＤドライブに保存する事をお勧めします。
http://trendy.nikkeibp.co.jp/article/qa/os/20040706/109008/

パソコンで検索できます。
http://prius.hitachi.co.jp/support/faq/102182.html

回答No.2

AhouTarou

http://kakaku.com/item/K0000018633/
PDFへの変換はこれが全部やってくれます。

安く上げるならフラットベッドスキャナで一枚ずつ取り込んでPDF変換ソフトという手もありますが、餅は餅屋･･･自動連続取り込みができて、自動で変換してくれて、後々の各種編集までサポートしてくれる↑ならいうことなし。↑はA4までに対応、A3までなら　http://kakaku.com/item/00400210179/　こんなになってしまう。

外部記憶装置？　簡単ならUSB外付けHDDが便利でしょう。複数のPCで利用というならNAS　http://kakaku.com/item/K0000070102/　こういうのが便利でしょう。

お礼

ありがとうございます。
スキャナは、Ｊｕｓｔｉｏ　ＭＦＣ９４４０
ＰＤＦへの変換は、AdobeAcrobat8Sttandard です。

説明不足で申し訳ありません。

回答No.1

cooci

一般的な方法は外付けHDDやUSBメモリ、書き込み対応の光学ドライブでCD-RやDVD-Rに保存するなどです。
スキャナで読み取って保存するのだと思いますが、解像度や保存するときの圧縮率などでデータ量が変わってきます。
仮に1頁5MBとして、1冊100頁とすると、150冊で約75GBです。
1頁1MBでも15GBです。
今後も増えることを考慮すると、最適なのは外付けHDDでしょうね。
DVD-Rなどに分散して保存すると検索の利便性が落ちますし、そこからさらにバックアップをとるのも手間がかかります。
機械類は壊れるときは短期間でもあっさり壊れますので、同じデータを2カ所以上に保存しないと危険です。
必ず複数のメディアに保存しましょう。

お礼

早速ありがとうございます。

パソコンが故障してデーターが消えたことが二度あります。複数のメディアに保存すること肝に銘じます。

１０ＭＤ＝１ＧＢ？ですか？
大きな容量の外付けＨＤＤは要らないという事ですね？