事務用品の手配先について

質問

こちらではいつもお世話になっております。

私は会社で総務関係を担当していますが、事務用品の手配について質問です。

経費節減のため少しでも安い業者さんを探していたところ、今取引のあるＡ社（現時点ではその一社としか取引していない）よりかなり安い業者さんＢ社をネットで見つけたので、そこに発注しました。

ところが、発注した後でその業者への入金方法について確認したいことがあったので所属長に相談したところ、
「Ａ社（従来の取引先）に価格交渉はしたのか」と尋ねられ、していないと答えたところ、
「価格交渉も無しにいきなり業者を変えるのは失礼だ。変更したいなら価格の比較表を作るなりなんなりして交渉してからにしなさい。それでもＢ社（新規取引先）の方が安いならそうしなさい」という風に言われました。

確かに私が発注する前に上司に確認すればよかったのですが、上司が長時間席を外しており、さらに急ぎで発注しなければならないものもあったため、独断で頼んでしまいました。その点に関しては反省すべきだと思います。

ただし、事務用品を一部分だけほかの業者に発注するのに、いちいち価格交渉が必要なのでしょうか？（これが質問です）
確かにうちの親会社、グループ会社とも取引があり、他の業者と事情がちがうということはあるかもしれません。（ただし私の直属の上司は別に問題ないんじゃないかと言っています）
同じ総務関係の方からのご意見お待ちしております。

回答No.5

haroon

以前調達関係をしたことがありますが、
やはり多数の皆さんがおっしゃるように安い、即発注というのはまずかったと思います。
私どもの場合、業者を替える場合、最低でも3社から見積もりを取って、その上で業者選定をしていました。急ぎのものが発生した場合は、多少高くとも上司及び経理部の承認が得られるまでは旧来の業者から必要最低限の物を買うか、近くの店で一度のみ購入するという形をとっていました。
これは一度のみその場で現金支払いをしてすませるわけではなく、会社間で契約書が発生する継続的な取引相手を選ぶという点では当たり前のことかと思います。
会社において新たな業者と取引を開始する場合、ただ安いからだけでは経理部は納得しません。会社の規模にもよりましょうが、必要経費等計上する際に税務署の方から追及がある場合もあるので、かなり厳しく審査されます。知らぬ業者ではその業者を推す者との間に何らかの癒着があるのではないか等疑われることもありますので、きちんと形に残る見積書を取り、周囲を納得させる必要があるからです。
今回注意を受けたのも、上司の狭量ではなく当然やるべきこと、相手を納得させるだけの材料をそろえられなかったことに対しての注意だと思います。
他の方もおっしゃっていますが、業者を変えることを示唆した上で価格交渉をすると、得意先を逃がしたくない業者側でも譲歩してかえって新規の所より下がることもあり、長年グループ会社等を含めた付き合いもあり、価格だけでなくサービス面でよっぽどお得ということもあるのを添えておきます。

回答No.4

MVX250F001

安いところを見つけたからといって即そこに発注するのは能が無さ杉

それまでの発注先に対し、どこそこではいくらでやってるんだけどどうしますか？と打診して同等の価格に値下げするなら今までの実績も合わせてそのまま取引を継続させる方が、新規に発注するよりもバリューフォーマネーが高い

回答No.3

Kingcobra6

私はあなたは間違っていないと思いますよ。
日本の企業では当たり前ですが、これって以外と馬鹿なことです。
事務用品にしろ何にしろ、上司がそのような話をするのであれば、あなたが発注できるようなシステムになっている事が問題です。
又、安いなら代えていいという返事ですから、そこに然程の利害関係はないという事ですよね？
それであれば相手が部下であっても気分を害するような言い方は、
失礼です。
これが、会社や人間関係があって取引を変更できない企業だったら大失態ですよね？
銀行の関係やらお得意様の関係で、高いと分かっていながらも、
総体的な見解から理不尽な取引をする事は企業として当たり前です。
何でも確認が必要ならそのようなシステムにしておくべきです。
一言いいたい馬鹿オヤジでしょうから、気にせずに聞き流したほうがいいでしょう。
それと面倒でしょうけど、次からはとりあえず馬鹿オヤジにも相談してあげてください。
あなたに決められて少し寂しかったんでしょう（笑）

回答No.2

MVX250F001

そんなのあたりまえじゃないですか！

必要性を感じないあなたの感性を疑います

お礼

参考になります。回答ありがとうございました。

回答No.1

noname#136967

企業規模の大きさや社内でのこれまでの購入方法等にもよりますが、親会社やグループ会社まであるような企業の場合には、いくら安く手に入る業者を見つけたとしても、また、急ぎの物があったとしても、先ずは、親会社やグループ会社の担当者に安く納品してもらえそうな所を含めて相談して見ることから始めるべき事です。
いきなり、いくら担当だからや上司が席を外すことが多いからと言う事での自己判断や発注は、行なってはならないと言うのが、企業に勤務する者の常識だと思います。
個人商店などであれば、一人での判断も許されることもあるでしょう。
また、急ぐものだけを近所等の安い店などで購入することも考えに入れておくことも必須事項です。何か問題のあるなしではありません。

お礼

確かに新規の取引先に勝手に発注したのはよくないことだと反省しております。
ただし補足として、その事務用品を購入すること自体はすでに許可を得ており、所属長も出席した会議で経費節減のため新規取引先を開拓してもよいか提案して問題ないとの回答を得ていましたので…
若干自分の認識にずれがあったようです。何事もまずは確認しておけばまちがいないということですね。
回答ありがとうございました。