事務員さん

質問

事務員さん！
事務員経験者さんへ。

事務員をしているのですが、
取引会社さんに毎月請求書を郵送しています。
相手先が確実に受け取ったか確認の為、郵送数日後に電話で確認しているのですが・・・
手間で・・・(・_・)
そこで、請求書を郵送する際に、ちゃんと届いたよ！
ってＦＡＸ送信用紙を同封しようかと思っているのですが、
作成するに文章が分からなくて・・・
元請業者さんなんで失礼のないように作成したいのですが。。。
書き方(書式)を教えて下さい（>_<）
お願いします！！

回答No.1

saltmax · ベストアンサー

配達記録をつけて郵送すればネット上で到着が確認できます。
210円です。
http://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/kiroku/index.html

お礼

先ほどの回答者さんにも質問させてもらったんですけど、
配達記録をつけて

って、郵便物を郵便局に持って行かないとできないんでしょうか??

回答No.4

rinring

請求書などは信書扱いなので、郵便でしか送れない事になっています。

まず郵送する前に、相手の会社に請求書をFAXします。
原本は郵送させて頂きますと一言付け加えると良いと思います。

もし郵便事故などで届かない場合は、連絡が入ると思います。

納品書の場合は受領証を返送してもらうように、切手を貼った封筒を同封する事もありますが、請求書に関しては、受け取り確認を求められたことは無かったです。
FAX送信用紙を同封してしまうと、手間をかけさせて、印象としては良くないかなと思います。

お礼

回答ありがとうございました。
ＦＡＸ送信用紙を同封してしまうと、相手にはやっぱり面倒になってしまいますよね・・・

追跡できる郵送の仕方でやってみます。
ありがとうございました（＾-＾）

回答No.3

ore-summer

請求書なんで最悪紛失になっても再発行は可能だと思いますのでうちではメール便で発送しています。
ヤマトに頼めばメール便用のバーコードシールと送り状を持ってきてもらえます。

A4なら郵便料金とかわらず８０円ですし速達も１８０円と郵便より１７０円も安いです。
配達状況も問い合わせ画面で確認できるので（一応信書は不可とありますが再発行できるのであれば）郵便より安心できます。

以前、発送数日後に請求書を送ってもらえたかと取引先から連絡いただき配達状況を確認したところ完了しておらず、ヤマトで確認したらどうも紛失したようで（それはそれで問題ですが）配達中の状況でとまっている為、責任がヤマトにあるので返送代は返還してもらいました。
同じことが郵便でもありましたが、どの時点での紛失かわからないため謝罪だけでした。
質問の意図がずれましたが相手にFAXしてもらうのって相手側からみるとすごく面倒だと思いますけど。

お礼

回答ありがとうございました。
ＦＡＸ送信用紙を同封してしまうと、相手にはやっぱり面倒になってしまいますよね・・・

追跡できる郵送の仕方でやってみます。
ありがとうございました（＾-＾）
ちなみにメール便はダメなんですよ（>_<）

回答No.2

mira723

配達されたかどうか確認したいんでしたら、「普通郵便」ではなく、「配達記録郵便」で送ったらどうでしょうか？

ネットでも確実に届いたどうか分かります

お礼

配達記録郵便って、郵送物をそのまま郵便局へ持って行って、
配達記録で！
といえばいいのでしょうか?