研修生が指示を理解してくれず好き勝手に作業をすすめてしまいます

質問

新人教育がはじめてで、どう伝えれば的確に指示が出せるのか、教えて頂きたいのです。
ITの専門学校から研修生を受け入れいているのですが、指示をまるで理解してもらえません。

転職者で以前もPCを使っていたとは思いますしIT系の学校出のはずなのですが「コピー＆ぺースト」など基本的なことがすでにわかっているのか疑問です。できるだけ簡単な作業を任せているのですが、指示とまったく違う作業をするので困っています。

例としてこんなことがありました。「果物の写真をフォルダわけしたいので、りんごフォルダにはりんごの写真を入れてください」とお願いし、フォルダはこちらで作成して「りんご」「みかん」と名前をつけておきました。しかし作業が終わったからと言うので確認してみると、何故かりんごの写真はすべて削除され「りんご」フォルダにはみかんの写真が２枚だけ。他の写真も見当たりません。みかんのフォルダも空のままです。

AをAのフォルダに移してもらいたかっただけですが、どう問題があったのでしょう。
他にも青をピンクにしていたり、消さないでとあえて注意したものが消されていたり、ワードに見本パンフレットの文を打ち込んで書類にといったのに文字をスキャンした画像がはりつけてあったりしました。
やる気がないわけでも、反抗的なわけでもなく、また失敗を隠しているわけでもなく、本人は言われた通りにきっちり仕事をしていると思っているようです。
私が指導者としてなめられているのならそこを直せばよいのですが、どうも指示とまったく違う仕事を「本人は指示通りの完璧な仕事」と理解しているようです。しかし「青色にして」が「ピンク」になっている時点でどこで間違えようがあったのか、行き違いの問題点がわからないのです。
口頭だけではあまりに間違いが多いので、要点のメモを渡し、さらに本人のパソコンをつかって何件かレクチャーし、口頭でもう一度流れと注意点を確認したあと「わからなかったり、何かあればすぐに何でも聞いてくださいね」と笑顔でそえるようにしています。しかし質問やミスの報告は一度もありません。いつも「できました」と違う結果を持ってきて終わりです。
どう伝えれば問題なく仕事を進めてもらえるでしょうか？

回答No.3

noname#116235 · ベストアンサー

PCの用語をまったく違う意味で理解しているかも知れません。
たとえば
フォルダの移動→一度消してから作製
コピー→新規作成
スキャン→コピー
カタログ文字の打ち込み→スキャンした画像の張り付け
等です。

No2の方が言うように後ろで見ていて、色々なPC用語（コピー、移動、削除、スキャン、新規作成、文字の打ち込み、その他色々）で指示を出してみて、きちんと指示通りできるか、確認する必要があります。

お礼

なるほど、そういった誤解もあるのかもしれません。盲点でした。

確かに指示の用語を「赤」を「赤色にできるか」ということまで確認する必要がありますね。「黒」を「赤」にすることが出来ないようですし、ぱっと見た「濃い目の赤」と「黒」の区別がつかないようです。
目でわからないなら数値での確認の仕方を指導するといった細かい指示を出す必要があるのでしょうね。部分ごとではなく全体のほんのささいな点にもしていかないと齟齬がでてしまいミスに…といったことなのかもしれません。

ご指摘ありがとうございました。
実際問題複数名みているのと、自分の仕事もあるのでひとりの仕事が終わるまで確認というのがむずかしいのですが、できる限りやってみたいと思います。

回答No.2

dai-ym

そういう人には一度後ろについて最初から最後まで指示した作業を見るしかないでしょう。

しかし結果が言われたとおりになっていなければどこかおかしいと思わないのでしょうか。
あまりにも処理能力も考える力もなければ早々に上司に報告、試用期間に解雇も考えないとまずいかもしれません。

お礼

確かに最後まで流れを確認するのは大切かもしれませんね。
途中までは確認しても、自分の作業に戻っている間にどうもおかしくなっているみたいです。

結果に疑問がないのかはとても不思議です。
「青って言いましたよね？」
「ああ。これ赤ですよね」
といったまるで自分の作業を他人が勝手に書き換えたような返答なので、自分の仕事として認識してもらえてないのでしょうか？
どのくらいで上司に報告するか迷っているのですが、あまりに仕事上のデータを消されてしまうとフォローにも限界があり、問題なのでそれは考慮したいと思います。
ご回答ありがとうございました。

回答No.1

oosaka_girl

指示した内容を覚えられない人など、大勢いるものです。

指示をノートに書く、復唱するといった基本的なことが、
きっちりできていないのだと思います。

そこから教えるようにしてはどうでしょう。

お礼

回答ありがとうございます。

指示はノートに取らせるようにしていますし、こちらで手順や注意点のメモも渡しています。
指示を記しているノートも見ている限りでは指示をそのまま書いておりおかしいものではないのですが、内容が把握できていないようなのです。

といいますか、理解したつもりでいるので質問もなく、自己流に作業してしまうので被害が拡大しています。
大事な部分なので消さないで下さいと言ったところをまず消去しているといった、単純かつ間違えようがない部分と私には思えるところがまず相手には理解してもらえないようで困惑しています。

こちらには簡単に思えても、相手には難しいことはあると思います。
それが消さないでと言ったファイルを何故消すのかの思考過程はわかりませんが、その人なりの作業手順で何故か必要と勝手に誤解されてしまったのだと思います。
「AをAフォルダに移動」だけの作業が「Aを消してAフォルダにBを入れる」といった複雑な誤解は個人の思考過程で生まれているのだと思いますが、そうならない誘導というか的確な理解を求めたいのですが難しいでしょうか…。せめて「理解せず誤解している」「自分の作業が甚大なミスを招いている」といった危機感を持ってもらいたいと切望しております。

たしかに内容が覚えられない方はたくさんいらっしゃると思います。それは大きな問題ではないと感じています。
メモを見てもわからない、渡した注意書きの意味が理解できない…まではいいのですが、どうしたら「わからない」ことを勝手な判断ですすめず「聞き返してもらえる」でしょうか？

長々と書いてしまいましたが、復唱も重要ですね。ご意見ありがとうございました。