請求書、納品書はコピーでも大丈夫？

質問

支払日が迫るにつれて「本当はどうなんだろう？まあいいや」
で済ませているのが、請求書と納品書のことです。
社内の人間が仕入先の納品書をなくすことが割とあり、
その場合はいつも相手方に、納品書控えをＦＡＸで入れてもらっています。
後日税務署の人が来たときにそれで問題にされることがあるのでしょうか？

また先日請求書が不着だったことがあり、相手方が
「絶対に送った」と譲らなかったため、仕方なく請求書のコピーをＦＡＸ
してもらいました。請求書がただのＦＡＸ用紙（コピー用紙）でもいいのでしょうか？
アドバイス宜しくお願いします。

回答No.2

mukaiyama · ベストアンサー

＞後日税務署の人が来たときにそれで問題にされる…

昨今話題になっているような二重計上、五重計上であったり、日付や金額を改ざんしたものでない限り、別に問題ありません。
用紙、様式がどうのこうのでなく、その買い物が事業用途であることに間違いがなく、現金出納帳その他関係帳簿に齟齬が生じていなければ、税務署は何も言いません。

＞請求書がただのＦＡＸ用紙（コピー用紙）でもいいのでしょうか…

それはあなたの会社が決めればよいことです。
支払い担当が、ＦＡＸ用紙などではダメと決めている会社もあるでしょうね。

お礼

回答ありがとうございます。
安心しました。不正会計でないことを証明する一助になるというだけなんですね。

回答No.6

dec02

税務調査の想定ですか？
証憑はもちろん原本が原則ですが、
紛失して無いよりはぐんとましでしょう。
領収証に比べると請求書・納品書はまだ○○証ではないので
などと思いがちですが、
ＦＡＸで済むものなら、どこも社印を押して郵送してきたりしないでしょう。

補足

回答ありがとうございます。
そうですね。税務調査自体はまだ自分は経験したことがないので、その時になって怒られるのが嫌だなあという程度の気持ちです。
教えてくれる上の人もいないので、何か普通に重大な間違いごとをやってるんじゃないかと思いまして。

回答No.5

noname#45642

自社の不手際を相手に要求するのは、どうかと思います。
あなたの会社がＦＡＸ用紙でかまわないのなら、大丈夫でしょう。
ちゃんとした請求明細書（社印の捺印）が必要なら、コピーしてもらいましょう。（相手先に頭が上がらないようになりますが）
社内で、「お金は、大切に扱うこと」を教育する必要がありますね。

補足

回答ありがとうございます。
毎回言い出し辛くて支払いの時期が迫ると気が重いです。

回答No.4

oolong-827

私の勤めている会社はコピー用紙でもＯＫです。以前の事務員さんが請求書をなくされたときＦＡＸでもらってました。上に「再送」と書いてありました。それで税務署からなにも言われていないので大丈夫じゃないのでしょうか？

あくまでの当社は・・・・。です。参考になれば。。。

お礼

回答ありがとうございます。
同じことしてる人っているんですね。

回答No.3

himara-hus

基本だめでしょう。
　しかし、無くした物は仕方がないという世界の処理です。
当然ですが、２重計上等の不正が無いことが前提で、相手方に控えなりがあることが担保になります。
　そういうことが多いと当然注意、改善勧告を受けるかもしれませんし、２重計上等の疑いで詳しく調べられるかもしれません。

お礼

回答ありがとうございます。
何度も言ってるのですが管理がずさんな営業が多くて…
値段だけ控えたらさっさと渡せと口を酸っぱくして言ってるんですけどね困りものです。

回答No.1

nrb

貴方の会社の問題であるのでここで聞いても解決しません

会社によっては、専用の物で無いと駄目・・な所もあります

通常は
相手の会社の社印が押してあるなど・・要件を満たないと駄目な会社もあります

また、コピーでもOKの会社も存在します

ので会社の規則を確認しましょう・・・
無いときは・・・社長に確認するのは当然です

お礼

回答ありがとうございます。
社内では今のところ問題ありません。
社外で何か問題になるのかなと思っていました。