効率よく仕事ができるためには

質問

こんばんわ。
現在事務のアルバイトをしています。
仕事のことで悩んでいます。
アドバイスいただければ助かります。

私は仕事がとても遅く、かつミスばかりするので社員の足をひっぱっています。
指示されたことを、覚えられないのです。それと、言ってることが頭に入らず瞬時に理解できないことがあります。
私はADDじゃないか？と思うことがよくあります。（特徴はほとんどあてはまります）
周りは理系の方ばかりで効率よく仕事をこなしている方ばかりです。
親切な方たちばかりですが最近は「こいつに仕事を頼むと…」とイヤな顔をされます。
なので落ち込んでいます。私はなんとか頑張りたいのですが。

みなさんはお仕事でどんな工夫をされてらっしゃいますか？
どんなところに気を使っているでしょうか。
効率よく仕事をするためにはどうすれば？

ご意見よろしくお願いします。

回答No.2

arare1130 · ベストアンサー

１．まず、細かくメモを残すこと。
言われた事が理解できないというのは、経験がなくてピンと来ないということもあります。
とにかく自分の中に沢山のベースや凡例を作ること。
そのためには、一度経験した処理の仕方や、言えばその日に起こった事柄まで、走り書きでいいからメモに残すこと。

２．何度も自分の仕事を見直し、しつこいぐらい再確認すること。
事務は正確さを問われる仕事でもあります。
スピードはおのずと経験を重ねれば後で付いてきます。
確実な仕事を心がけましょう。
そして、どこを間違ったか、それもメモしないとですね。

３．これが一番大事ですが、何時も笑顔でいること！
ミスを気にして悲観的になると余計にミスを重ねたり、周りの人もあなたに教えにくくなります。
「ありがとうございます！」「お忙しいところすいませんが教えてください！」
と何時もニコニコと女優になってください。

笑顔の裏に努力ありの姿勢を示せば、教え甲斐のある奴だなとあなたを育ててくれる人がきっと増えるはずです。

わたしも、あなたと同じように悩んでいました。
悩みすぎて鬱になってしまい、パニック障害になりついには辞めてしまいました・・・
一生懸命さを穿き違え、気付いたとき（特に3項）にはもう手遅れで病気に勝てませんでした。。
遣り甲斐があってこそ、仕事だと思います！
大変だと思いますが、自分を救うのは沢山の経験と成長だと思って
まず、萎縮する前に「笑顔と努力」を実践してみてください！

頑張って♪

お礼

ありがとうございます。
やはりメモは、大切なんですね。
社員の方はメモしなくても大体はやっていけてるようで、指示の途中で私がメモをとっていても、「メモしなくてもいいから」と毎回言うのでその通りやるんですが、結果間違えてしまいます…。
社員の方にどう言われようとメモはとろうと思います。

２の再確認、やってはいるんですがやはりどこかミスしているとこがあるのが悩みです。エクセルの表や計算、グラフが特にミスが多いです。

３…の笑顔、ほんとに最近はできていません。ミスばかりするあまり無表情になっていて、返事も愛想がないのでちょっと評判がよくなくなってきております…

arare1130さんは悩みすぎて鬱になってしまったんですね。私もなったことがあります。
つい２日前とうとう倒れてしまいました。パニック障害と似たようなものなんでしょうか。
でも、もう一度やり直してみようと思います。
ありがとうございました。

回答No.8

chalia

１．指示された事が覚えられない。
これは皆さん仰られているように、メモをとれば良いと思います。
指示された内容を箇条書きで記し、それを読み上げ指示内容に間違いがないかその場で確認をとります。
メモを取る時間が長いと苛々される可能性が高いので、自分が読める程度の走り書きで構いません。
「メモを取らなくていい」と言われても、そこは「忘れっぽいので何度も聞き直してお手間を取らせてしまったら申し訳ないですし…」とか言って、笑って誤魔化してしまいましょう（爆

２．言っていることが頭に入らず瞬時に理解できないことがある。
何か作業中だったりして、最初の言葉を聞き逃してしまう事は誰でも良くある事です。
聞いてなかった！と思ったら、即座に「すみません、もう一度最初から仰って頂けますか？」と聞き直した方が良いです。
そしてメモをすぐ手元に。

相手の話、会話を要点よくまとめるのは、少しコツがいります。
仕事概要・仕事の手順・期日といった具合に、仕事の作業を進める上で必要な事を会話から抽出しましょう。
不明な点があったら、その場で確認。
一番良くないのは、理解していないのに「はい」と返事をしてしまう事だと思います。
理解していない事を聞く事は、決して恥ずかしい事ではありません。
「はい」「わかりました」といった返答は、必ずご自身で理解できた時点で口にした方が良いと思います。

１も２も、慣れの問題です。
そのうち簡単な内容ならばメモを取らずに頭でできるようになってくると思います。
それまではとにかくメモを！
メモを取る事で、ご自身の仕事の進捗状況も把握・予測できると思います。
間に合いそうもなかったら、仕事を依頼してきた人や上役に進捗状況を伝え、どうすべきか指示を仰ぐと良いと思います。

仕事のスピードは、慣れてから求めましょう。
まずはミスを減らすことを最優先に。
見直しのクセをつければ、ミスも減る事と思います。

上記の点に気をつけて、１つ１つの仕事の指示を的確に理解しようと努め、丁寧に仕事をこなしていけば、現在のイメージは次第に払拭されていくかと思います。

あまり思い悩まず、明るく元気で…無理をしない程度に頑張って下さい♪

お礼

体調不良でお礼が大変遅くなりました、申し訳ありません。
ありがとうございます。

メモはやはり大事でした…
ミスが減りました。アドバイスありがとうございます。

・理解できない…昔からそうなのですが、人よりワンテンポ遅れて理解する性格、というのでしょうか、それが悩みです。言葉を砕いて言ってもらわない理解できません。特に理数は。職場が大変忙しいところではない、というのが救いです。

＞相手の話、会話を要点よくまとめるのは、少しコツがいります。
わかります。今のところこれに慣れてないのだと思います。どうしたらいいかとあたふたしています。慣れるようになれば、自信もつくのかな、と思いました。
見直しのクセはつきつつあります。ミスばかりしてましたので（笑）

ありがとうございます。

回答No.7

koutyasky

メモを取る習慣がないのではないですか。

同じことを何度も聞く人は、メモを取らない人が多いです。そういう人に限って、大事な用件なのでメモを取ることをすすめても、「大丈夫です」と言って、後から同じ用件を何度も聞きにくるんです。

覚えられないなら、メモを取って復唱して確認、いつまでに必要なのかも確認、終わったら報告、大事なことです。
仕事が重なって、優先順位が判らなくなってしまったり、時間までにできないと思うのであれば、指示をくれる人に相談してください。

終了したらメモしたペンと別の色でチェックします。アドバイスや注意されたことも書いておくといいです。夜、そのメモを見て自分なりにまとめます。解らなかったことは、人に聞いたり本やネットで調べます。私は知らないことが多すぎたので、仕事の後、簿記学校へ行っていました。仕訳って何ですか、という状態でしたから。

色々やってみてそれでもダメだと思うのであれば、他の仕事を考えてみるのもいいかもしれません。仕事は事務職だけではないですから。

お礼

体調不良でお礼が大変遅くなりました、申し訳ありません。
ありがとうございます。

同じことは何度も聞く…それはないです。メモは、「簡単なことだからとらなくていい」と言われていますが、とらなかったら、やはりミスはしますね。

自分なりに言われたことを、聞いて、確かめて実行に移すのですが、自分が思ったことと、社員さんが頭の中で想像してたのと食い違ってミスすることが多いように思います。そして落ち込みます。
（結局、自分勝手で聞いてないことになるんでしょうか…）
ただ、最近は私がすべて悪い、とまでは思わないようになりました。
ベテランさんがいうには、ここの社員は考えながら支持を出すのでころころ支持が変わり、私でもわからん時があるとおっしゃってました…。

コミュニケーションがたりないんだなあ…と思いました。

しかしメモをとったら、やはりミスは減りました。アドバイスありがとうございます
最近は、やっぱり事務職は向いてないのかな…と考えることがあります。

回答No.6

m_inoue222

人事担当です

＞指示されたことを、覚えられないのです。

なぜかそう言う人ほどメモをされない傾向です

ノートに何でもかんでも書き込むことをお勧めします

済めば横線で消せば良いだけ

とにかくなんでもメモって下さい

お礼

体調不良でお礼が大変遅くなりました、申し訳ありません。
ありがとうございます。

メモ、とっていてとってないような無茶な書き方してました。
自分でもあれこれ何？と思うような…

きっちり上から下へ、できたら線を消す、
と書かれてあることを実践したところ、指示された分までは少しミスは減りました！
後のミスは、社員さんが思いついたように後から「もうこれで言われたことは出来たのにいまさらどないせいちゅうんじゃ！」というような指示でした。

全て私が悪いんだ、と思っていましたのでしんどかったです…

ありがとうございます。

回答No.5

dasukin

向き不向きってあると思います。
認めたくないかもしれませんが。退社の理由の多くに人間関係が挙げられますが、仕事ができない（難しい）場合他に適職がある可能性もあります。
いい人たちばかりでもいい仕事関係仲間だから成り立っている訳で、悪い印象の積み重ねが悪い人間関係になる可能性も否めません。

前ＡＵで受付けしていた人は半年頑張りましたが仕事こなせなく辞めました。
残念ながらＡＤＤは知りません（ごめんなさい）
本人が最終的に決めることですので、参考意見としてみてもらえると嬉しいです。

お礼

体調不良で大変遅くなりました、申し訳ありません。
ありがとうございます。

・向き不向き…ひしひしと感じていることです。

前は、イラスト関係の仕事をやっていました。事務とは全く違う職業です。体調を崩してやめました。
そして収入が必要なのと、一般常識を身につけたいという思いで事務のバイトを始めました。
最近になって、ほんとにしたい仕事しなくてどうするんだろう、という思いが強くなっては来ています。もう一度、諦めずにやってみた方がいいのかも、と考えています。

と、少し脱線してしまいました。
人間関係、難しいです。
ありがとうございます。

補足

ADDなのですが、ややこしい書き方してすいません、
AHDH（注意欠陥・多動性障害）のことです。
ただ、私は多動性はみられないので、ADD(注意欠陥障害）と書きました。

回答No.4

tenderfeel

ミスをするのは機械じゃないんでしょうがないと思いますよ。
下でアドバイスされている、メモ等で減らすことは出来ると思います。

仕事の速さなんかも個人差あるので、その職場では遅いかもしれませんが、
他の職では逆に速いかもしれません。
今の世界の中心はその職場だけかもしれないですが、仕事する場はそこだけじゃないです。
いっそ転職しちゃうのも手です。ほかの仕事が出来る場へ。
倒れる程なら転職は検討の範囲内だと思いました。

私はＷｅｂ関係なのでメモやToDoなどはブラウザで出来るようにしてます。
大体はＧｏｏｇｌｅで間に合ってしまいますが…（参考ＵＲＬ）
あとソフトに関してはもう覚えるしかないですね。分からない事は理解できるまで調べるようにしています。
覚えきれない場合は、ブラウザで説明ページ丸ごと保存しちゃってます。

作業内容を毎日日記にするというのも便利ですよ。
今はレンタルブログが優秀なのでブログでもいいし、手帳に手書きでもよいですね。

笑顔は最強です。私もよく笑って誤魔化してます（笑

参考URL：

http://www.google.co.jp/ig?hl=ja

お礼

体調不良でお礼が大変遅くなりました。申し訳ありません。
ありがとうございます。

周りの方は古くからのベテランさんばかりなので、そのペースについていけてなかったんだと思います。

＞仕事の速さなんかも個人差あるので、その職場では遅いかもしれませんが、
他の職では逆に速いかもしれません。

はい、ベテランさんが言うには、ここは社員のいうことは細かいとのことで、たとえば、グラフひとつでも
背景は白、線は黒、補助線は、太さは、幅は、ポイントの色は、ポイントサイズは、フォントサイズは、フォントは、基本は分布図、折れ線は使わない、他にもこれより込み入った指示etc…
これが普通になれば大体どこでもやっていける、と聞きました。
WebやDTP、デザイン関係であれば細部にまでこだわるのはわかるのですが、事務ではこれはどうなのか…わかりません。

メモで整理しだしてから、ミスは減ったように感じます。
しかし社員さんの指示があんまり上手くない…ということもだんだんわかってきました。
笑顔、ほんと大事ですよね…
実は苦手なので、つらいところです。

回答No.3

matsunoji

こんにちは。
仕事が出来るとはどんなことか、ちょっと考えて見ました。

(1)仕事を受ける。
とにかくメモを取る。内容はもちろん、特に重要なのは仕事の期限です。いつまでにやらなければいけないのか。出来れば、ポストイットの大判みたいなものに書いて机のどこか決めた場所に順番に並べます。

(2)判断する。
その期限までに自分が出来ると思うか、自信がないか、わからないか。わからなければ、正直にわかりませんといっても良い。アルバイトで、経験も浅いのでしょうから、わからなくったって当然です。そうすれば仕事を頼む人がだいたいこのぐらいでできると思う、と教えてくれるでしょう。教えてくれない人は自分でもわかっていないまま人に頼む人ですから、無茶を言ってる可能性があります。そういう人にはやって見ますといっておいて、やりながら途中経過を報告すると良い。

(3)質問する。
(1)のメモを書く時、瞬時にすべてを理解できなくても良いんです、大抵の人はわかりません。問題はわからなくなった時にどこがわからないかを聞けるようになっているかどうか、です。わからないことが起きたらすかさず質問。仕事を頼んだ人がいなければ周りの人でも構わないから「これってどういうことかわかりますか？」と自分から質問できるようにする。ここが重要です。

(4)報告する。
(2)にも書きましたが、期限に間に合うのかどうか、見えてきたらすぐ報告。特に間に合わない場合が重要です。そのときにいつごろまでにならできると思います、と言い添えられるように判断しましょう。

(1)から(4)が出来ていると、仕事をしている時に割り込みで他の仕事を頼まれても調整できるようになります。このときに(1)で作ったメモが効いてきます。今自分がやっている仕事はこれとこれ、次にこれとこれがあります、割り込みの仕事はどの仕事よりも優先ですか、と質問すれば良いのです。自分で判断する必要はない。あなたは仕事を受ける立場で、自分の仕事の量と質が理解できていれば良いのです。どの仕事を優先するかは、頼んだ人の間で調整してもらいましょう。

「今、私は〇〇さんに頼まれた仕事をいつまでにやらなければいけないので、××さんの仕事はいつからでないとはじめられませんから、いつまでかかります。それではまずいのでしたら〇〇さんと××さんで調整していただけませんか?」
この台詞が言えるようになれば、あなたも出来る仕事人間の仲間入りです。出来る人とは、実は出来ない仕事を無理に引き受けない人のことですよ。もちろん仕事に慣れれば作業のスピードは上がっていきます。整理されていれば集中も出来ます。当然たくさんの仕事がこなせるようになります。ね、効率いいでしょう?だんだん自分が速く仕事が出来るようになったことが実感できると思いますよ。

今のあなたは出来ないことをどんどん引き受けて、どんどん出来なくなっていく、期限に間に合わなくなっていく、頑張るのに空回りの悪い循環の中にいませんか?まず全部メモに書き出してみて、整理しましょう。出来そうな状態まで締め切りの調整してもらいましょう。一度リセットできれば後は仕事が入ってくる時に調整できるようになりますよ。
頑張ってください!

お礼

丁寧なアドバイスありがとうございます。
わかりやすかったです。
読んでみて、(２）が圧倒的にできないことがわかりました。
自分のキャパシティを超えてもとりあえずこなそうと受けてしまうのがだめなんですね…。そしてその人が無茶を言ってる云々というくだりで、これも気がつきませんでした。
社員さんの言っていることは的確なんだとバカ正直に信じていました。
後々考えれば？？ということもあったような気がします。

＞出来ないことをどんどん引き受けて、どんどん出来なくなっていく、期限に間に合わなくなっていく、頑張るのに空回りの悪い循環の中に…
今、まさにそんな感じです。
「できません」
というのを言ってはならないような観念に駆られて仕事をしていました。
できる、できないの区別をはっきりさせようと思います。
ありがとうございます。お昼休み中で会社にいるため丁寧にお返事できずすいません。

回答No.1

sa-roin

こ
ん
ば
ん
は

みんなと違うところで頑張れば良いじゃん☆

私は、情報を処理する能力にたけていません。
だから作業はとーーーても遅ーーーいと思います。
でもぜんぜんみんなより劣ってるとは感じていません。
私は、みんなより先に備えておくという能力を身に付けました。
何か問題があってもそれを事前に把握することをはじめ、答えを
用意しておくのです。
みんなは私のことをサバケテルと思っているかもしれませんが、
それは、そういう努力からなるものです。
みんなよりプライベートの時間を割いて考える時も多々有ります。
しかし、そうやって業務に取り組むと面白いほど皆より先を見ている
ので充実感を覚えます。

あと、作業では駄目でもアイディアや笑顔なんかでも他人に認めてもらうことはできます。

まぁせっかくだから、いろいろやってみて楽しんで下さいな^^

お礼

早速のご返事ありがとうございます。
明日から早速やってみます。
なんだか、仕事ははやくなければ、とそればかり考えていたんですが、そんな方法もあるのね、とほっとしました。
答えを用意する、ということを怠っていたように思います。
笑顔もミスばかりしていたので最近はできてませんでした。

充実感を覚えられるよう、やっていきたいです。
ありがとうございました！