請求書と領収書に関してです。

質問

営業事務をやっております。
お客様に「請求書と領収書が欲しい」と言われているのですが
やはり請求書と領収書を一度に郵送するのはおかしいでしょうか。

相手の方は何度かご注文を頂き、弊社社長とも少しだけ関係ある
信頼できる会社の社長（の秘書）さんで、きちんといつも入金して
頂いてます。いつも1～3万程のお買い物で、その都度事前に銀行
振込みをしていただいてたのですが、月末一括請求にすることに
しました。他の会社でのお話が聞きたくて相談しました。

みなさんの会社でも、請求書を送って、入金されて、領収書を
送って・・という作業をしてますでしょうか。
他の取引先は請求書を領収書代わりにしているのですが、この方だけ
違うので些細なことですが戸惑ってます。

回答No.6

ok2007 · ベストアンサー

tabbycatさんのご質問文につき若干の善解を加えつつ、できるだけ疑問点に絞ってまとめてみます。

領収書は基本的に、相手から求められたら発行しなければなりません（民法４８６条）。ただし、発行しないことで両者が合意していれば、それは領収書不発行契約になりますので、発行する必要が無くなります。
（なお、ホームページ等に「領収書は発行しません」と書かれているものについては、微妙です。契約条項といえるようにも思える一方で、領収書は重要な書類であるためその契約条項自体が無効ともいえそうです。）

請求書は残念ながら、領収書の代わりにはなりません。なぜなら、請求書はお金を払ってもらう前に発行するもの、領収書は払ってもらった後で発行するものだからです。（お書きになりたかったのは、他の取引先に対しては領収書を発行していない、ということですよね？）

そして、領収書がお金を払ってもらった後で発行するものである以上、請求書に同封するのは危険を伴います。請求書と同時に領収書を受け取った相手にとっては、お金を払っていないのに「もう支払いましたよ、ほら、領収書もここにあります」と言い返せるからです。
信用も信頼関係もあるうちは大丈夫でしょうけれど、相手が資金繰りに厳しくなったときにはそのようなことをされないとも限らず、そして資金繰りはいつ悪化するのか分かりませんから、同封にはビジネスリスク（言い換えるとデメリット）があるといえます。

もちろん、同封すれば事務処理が軽減しますから、事務コスト減少のメリットが生じます。郵送している場合には、郵便コストの軽減にもなります。つまり、メリット・デメリットのある話です。
だから、これらのメリットと上記リスクとを天秤にかけて、どうするかを決めることになりますネ。

最後に、銀行振込であれば、銀行の発行する振込証書が領収書の代わりになり得ます。
振込証書は、品名などが記載されないので領収書そのものとはなりませんが、第三者的立場である金融機関が発行する点で、お金を受け取った会社自体が発行する領収書よりもむしろ信頼性の高い書類ともいえます。つまりは、どちらをとっても良し悪しです（領収書に分があるのは否めません）。税務上も、振込証書で代用できます。実際にも、このような運用は少なくありません。
そこで、その取引先へ、振込証書は金融機関が発行するから信頼性が高いし税務上も問題ないので振込証書を領収書代わりにしてもらえないか、とお願いしてみるのもいいかもしれません。

お礼

ありがとうございます。
参考にして、どうするか決めようと思います。
今のところ
振込みで請求書と領収書を希望しているのは、ここ1社だけですので
毎回、請求書と領収書を別に送ろうかなと思っています。

回答No.7

hirosshima

>先払いの時も「請求書と領収書をください」との事でしたので入金後に両方送っていました。
今後は別々に郵送するという事で良いでしょうか。

お問い合わせの件ですが、「先払い入金」がある場合、お客様からの要請がありますので、振込み又は現金受取確認後、請求書と領収証を一緒に送付されても良いでしょう。（できれば、請求書備考欄に、入金受取日の記載をされておけば、すでに処理済と確認できます。）

お礼

ありがとうございます。
ですが、お聞きしたいのは先払いではありません。
以前まではそうでしたが、今後の請求書を送ってからの入金について
お聞きしたかったのです。ありがとうございました。

回答No.5

hirosshima

回答者：mukaiyamaさん　
領収証発行に関しては、利用者からの要請ありますので、下記文言を表記しなければなりません。

>どこでもそうだと思いますけど。
ただ、銀行振込や代引き発送の場合は、銀行や運送業者の発行する帳票でもって、領収証に代えるのが主流です。
大手通販会社の多くでは、領収証を発行してはいません。

主流とか発行していないのではなく必要不可欠な表示です。されていない場合は、不正なる表現とされます。（内部監査担当者）

1.郵便振替の場合
（送料等を含む金額はご注文確認時にお知らせ致します。）
領収証は、原則として郵便振替の控えを領収証としてお使い下さい。
別途、弊社名入りの領収証を発行する必要がある場合は、ご注文時にご連絡下さい。
振込手数料はお客様のご負担にてお願い致します。
お支払い期限は、原則先払いとなります。
2.代金引換便の場合
（送料等を含む金額はご注文確認時にお知らせ致します。）
領収証は、原則としてＯＯ便代引金額領収証（送り状）を領収証としてお使い下さい。
別途、弊社名入りの領収証を発行する必要がある場合は、ご注文時にご連絡下さい。
商品到着時に配送員にお支払いください。

お礼

ありがとうございます。
お聞きしたいのが、1の「郵便振替（もしくは銀行振り込み）の場合」で
別途で領収書を発行する場合です。
原則先払いとありますが、月末一括請求にしようと思っています。

先払いの時も「請求書と領収書をください」との事でしたので
入金後に両方送っていました。
今後は別々に郵送するという事で良いでしょうか。

回答No.4

hirosshima

決済処理については、下記方法が求められています。

決済には、(1)売掛買掛処理、(2)決済内容通知、(3)決済内容の調整、(4)代金支払が含まれています。

(1) 売掛買掛処理(日次処理)
卸売業の売掛内容は通常日次で処理され、仕入データ，あるいは、仕入伝票によって小売業に連絡されます。仕入条件，リベートの一部もここに反映されることもあります。
ここで連絡される内容は、以下のようになります。(ただし、卸売業によって連絡する範囲はこのうちの一部である場合もあります。)
(1) 売上計上
　卸売業が、納品または直送などによって、商品の売上を計上します。通常小売業はこの内容をもとに、納品時の訂正内容を加味して買掛計上を行なっています。
(2) 訂正連絡
　卸売業が小売業からの連絡をもとに売上を訂正(受領訂正)した場合に連絡されます。
この連絡は通常卸売業の納品伝票によって行われます。訂正には以下の理由が考えられます。
・小売業の入荷検収時に訂正があった場合。(同時訂正)
・入荷処理後、内容に訂正があった場合。(事後訂正) ただし、一部の小売業では自社店入れ分は、入荷検収結果と仕入条件により算定して買掛計上し、結果を卸売業に連絡している場合もまります。
(2) 決済内容通知
決済内容の通知には、卸売業から請求内容を通知する場合と小売業から支払内容を通知する場合の2つのパターンがあります。

　この決済内容通知の中には小売業販促条件の内容も控除として入る場合もあります。(卸売業によっては請求内容をＦＤ，ＭＴなどの媒体で小売業に送付している場合もあります。)
(1) 請求内容通知
卸売業から請求内容を通知し、小売業側で自社の買掛と照合する場合があります。
(2) 支払内容通知
小売業から卸売業への支払内容を通知し、卸売業側で自社の売掛と照合する場合があります。
(3) 決済内容の調整 自社の買掛内容あるいは売掛内容と、連絡を受けた内容との間に差異があった場合には、担当者同士で内容の調整が行われ決済金額を確定させます。調整には通常、電話やＦＡＸが使われています。
(4) 代金支払
確定した決済金額が卸売業に支払われます。
支払方法は現金又は銀行振込が多いのですが、手形が使われる場合もあります。またファームバンキングを導入している企業であれば、振り込まれた金額は画面で確認することができます。
このように、商品の買付に関する資金の移動確認と会計基準の適正確認を求めています。
日常、経理部門では、手持ち現金は極力控え、翌月の資金管理の適正化を求めているわけです。
また、年度資金計画、四半期ベースの計画などを設定し、異常化の防止策を捕らえていることもあります。

回答No.3

mukaiyama

＞文の書き方も悪かったでしょうが、もう少し落ち着いて読んでくださいね。
＞請求書を領収書代わりにしてくれとルールを決めて頼んでいるわけではありません。
＞また領収書の発行そのものに戸惑っている訳ではありません。

ご質問文を何度も読み返してみましたが、やはり #2さんのような解釈になります。
たいへん失礼ですが、質問者さんは帰国子女とかではないですよね。

＞では、avrah・・・さんの会社では、請求書を送り、入金して頂き、また領収書を送る、で宜しいですか

どこでもそうだと思いますけど。
ただ、銀行振込や代引き発送の場合は、銀行や運送業者の発行する帳票でもって、領収証に代えるのが主流です。
大手通販会社の多くでは、領収証を発行してはいません。

お礼

帰国子女ではないです。

質問文にも書いてありますが、お客様には銀行振込みで入金していただいています。
その場合、「皆様の会社で」どのように領収書を出しているのかお聞きしています。

申し訳ないのですが、主流であるとかやりたければやればいいという話
ではなく、どのようになさっているか実際に経験されている方に教えて頂きたいのですが。

回答No.2

avrahamdar

請求書を領収書代わりに？
それは貴方の会社の勝手なルールです。それで納得していただける取引先ならともかく、相手には拒否する権利があります。
領収書を要求されて戸惑うなど、おかしいのは貴方の考え方です。

それはともかく、世の中には順序というものがありますが杓子定規で渡っていけるほど甘くないのも世の中です。
先に領収書を渡してしまえば、法的に相手は払う必要がなくなります。
それでもかまわないだけの信用があるなら送ってしまえばいいでしょう。事実相手は今まで請求書も無いのに払っていたのでしょう？
それとも入金後に一緒に送るということですか？
それなら手続き上問題は無いです。ただし、事前に請求書も出さずに金を払わせるのは会社の社会的な信用が得られない行為だということは理解して下さいね。

お礼

文の書き方も悪かったでしょうが、もう少し落ち着いて読んでくださいね。
請求書を領収書代わりにしてくれとルールを決めて頼んでいるわけではありません。
また領収書の発行そのものに戸惑っている訳ではありません。

では、avrahamdarさんの会社では、請求書を送り、入金して頂き、
また領収書を送る、で宜しいですか？

回答No.1

umeume7777

各社での管理の方法によるので、請求書も領収書も必要であれば送付します。
ただ、正規の領収書の意味合いで言うと入金確認後に領収書でしょうね。
同時に発送して、入金が足りなかったら・・・　　金額が異なってたら・・・

お礼

ありがとうございます。
たしかに正規の領収は入金後と思います。
請求書を送って、また領収書を送って、という行為が
ムダのように感じたり、やはりそうするべきだと思ったり
まだ迷っています。