上司不在時に回答する英文メール

質問

過去の質問を探しましたが分からなかったので質問させていただきます。

私は複数の大学教授からなる研究会の事務局業務を行っており
海外の先生への英文メールを代理で出したりしています。

通常は先生に返事の内容を聞いてそれを先生の名前で
出しているのですが、先生が現在海外出張中で連絡がとれない
状況で海外からの急ぎの問い合わせがきました。

自分が事務局の者で、先生が出張中のため代理で返事をすることを
はじめに伝えたいのですが、こういった場合のお決まり表現のような
ものはあるのでしょうか。

I am （This is）○○○, a secreatriat of Prof.×××, and I reply on behalf of him.(Prof. ××× is on a business trip this week.)

こんな感じで書こうかと思っていますが、あまり間抜けだと偉い先生方に悪いのでお伺いします。

よろしくお願いいたします。

回答No.5

mabomk · ベストアンサー

未だ、締め切られていないので、今回はちと違う言い方を、、

This is supporting office for Professor Xxxxx handling
miscellaneous jobs on his behalf during his absence.
My name is Mr./Ms. Yyyy Xxxxx mainly in charge of
communication matters with overseas parties.
I am writing about so-and-so subject on his behalf as
follows.

段々良くなってきました、自画自賛(爆)、ウソです!!

お礼

たくさん考えていただいて、ありがとうございました。
時間がなかったので最初のを参考にさせていただきました。
これから残りのもあわせて自分用のお決まり表現を
作りたいと思います。

回答No.4

mabomk

今回は、別の書き方を、、、

We wish to inform that this email is sent from secretariat
office of Professor AAA. We are working for Professor AAA in
mainly documentation, appointment and other various
arrangements. Prof. AAA is absent for overseas trip this week,
so we are pleased to handle the matter and communicate with you on his behalf.

回答No.3

mabomk

先生本人はされないような招聘や訪問の手配についての細々した連絡
をする時に、まず自分がどういう立場の者かをちょっと説明できたら
いいなと思っています

This is Professor AAA office. I am [today] writing on
Professor AAAA’s behalf to communicate various kinds of
[under-mentioned] supporting matters as his [clerical]
assistant.

こちらはAAA教授の事務室です。私は教授のアシスタントとして、
[本日は]教授の代理で[下記の]各種補助的連絡をさせていただきます。

[today]は省略も可能でしょう!
[clerical assistant]=事務関係のアシスタント,[clerical]は省略も
可能でしょう!

こんな風で如何でしょうか?

回答No.2

mabomk

This email is being sent from office of Professor AAAA by
Mr.xxxx, his secretariat, on his behalf during his absence
for overseas study trip during this week.

[from office of] 教授の事務室から
[on his behalf] 教授の代理で
[overseas study trip] 海外研究旅行
[during his absence] 教授の留守中

一番模範的な決まり文句と言えます。 ご参考になると思います。

回答No.1

noname#114795

ご自分の名前と、身分があれば、後は for XXXXXX（先生） で良いでしょう。最後の署名欄（closing)に書くだけです。
on behalf of でも良いですが、for よりは少し公式ですね。on behalf of の次は him でなく、実際の人の名前を書く方が明確です。
いつも書くことになるなら、ご自分で工夫して簡潔な決まり文句を作りましょう。
代理でもその人の名前だけとか、アドレスだけでは詐称になってしまいますね。
日本では、偉い人の名前で（本人のようにして）出すのはごく普通ですが、やはり代理は代理ですから。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。
１つ気になっているのですが、事務局として事務的な内容を先方に問い合わせたりする場合も最後の署名欄にfor×××（先生）と書くだけでよいでしょうか。

先生本人はされないような招聘や訪問の手配についての細々した連絡をする時に、まず自分がどういう立場の者かをちょっと説明できたらいいなと思っています。