税務調査の際の注文書及び注文請書の確認について

質問

小規模の建設会社に勤務する者です。
近く、税務調査があります。
契約書を準備しておく必要があるそうですが、
公の機関との契約書はありますが、
それ以外（下請、個人との契約）との契約書はありません。
弊社が発行した注文書のコピーと相手先の発行した注文請書原本（印紙を貼ったもの、印紙を貼っていないものもあり）、
もしくは、相手先の発行した注文書原本と弊社が発行した注文請書のコピー（原本は印紙を貼り相手先に送付済み）でも良いのでしょうか？
また、注文書は発行したものの、相手先から注文請書をもらっていないものもあります。
反対に注文書は発行してもらったものの、注文請書は作成しなかったものもあります。
ちなみに、注文書には、「この内容でご承諾の場合は請書をご提出ください。」という文が書かれています。
そのような場合は、何か処罰があるのでしょうか。
初めての税務調査で不安です。
時間があまりありません。
どうぞよろしくお願い致します。

回答No.3

jin-k · ベストアンサー

>公的機関との注文書に関しては印紙が必要になるかも知れません
この件につきましては、「各公の機関の契約書作成の手引き等には、2部作成1部は印紙を貼って提出、1部は保管と書いてあります。」と記載があったので、必要ないと思いますが念の為、貼っておき不必要ならば
還付を受けるという意味ですが、購入確認時期は特に突っ込まれません、印紙の有高帳があればつい最近になってから購入したのがわかってしまいますよ。
印紙を貼るのか貼らないのか手引きをもらった機関に確認をするのも手だと思います。
>元請けからもらった注文書には「請書を発行してください。」とあり
>ますが、注文請書を渡していないとこともあります。
>今から証紙を購入して、作成してわたしておくべきでしょうか。
請書をこれから発行しなくても大丈夫です、その代わりに売上の請求書を提示すると良いです。請求書でそれで売上を確認できます。
請書を渡す・渡さないは、個々の会社の中での話で必らず請書を作らないとダメだという規則は無いのではないでしょうか？

>下請への注文書のコピーはありますが、もらっていないものは（確認
>書類は3年分用意するように言われています）作成してもらった方がい>いのでしょうか。
下請けからの注文書は無くても請求書がありますよね？それで売上を確認できますからこれから作成しなくても大丈夫です。

>注文書・注文請書（どちらかは原本、どちらかは相手先に提出済みな
>のでコピー）、セットで用意する必要があるのかどうかが、一番心配
>な点です。
セットで用意する必要は無いかと思われます。調査では主に売上確認・工期の確認をするので、どちらか一方で確認できれば大丈夫です。
工期の確認が出来なくても、他の書類（日報等）で大体の工期がわかりますよ。

お礼

何度も同じような質問したにもかかわらず、
丁寧にご説明下さってありがとうございました。
ようやく、私の頭でも理解できました。
税務調査は嫌なものですが、
こちらで、jin-kさまに教えて頂いたこと、
会社の経理や税について考えさせられたこと調べて知ったこと、
今回、大変勉強になりました。
準備期間も残すところ僅かですが、お陰さまで明日中には終えられそうです。
また私の質問がお目に留まりましたときには、
どうぞよろしくお願い致します。
当日は毅然とした態度で臨むよう頑張ります。
どうもありがとうございました。

回答No.2

jin-k

NO.1です、遅くなりまして申し訳ありません。
ちょうど確定申告の時期で忙しいかったので・・・

１、未成工事支出金の漏れがあった場合には、漏れていた分が
未成工事支出金に加算され追徴課税があります。
あからさまに未完成工事の材料・外注などはわかってしまいますが、
共通経費の場合（釘等の少額で大多数の消耗品）などは、あまり
調べませんよ。
２、請求書に現場名が書かれていない、もしくは間違った現場名である場合は、特に問題はありませんが、口頭でどのこの現場なのか説明できるようにしたほうがスムーズに進みます（逆にオドオドしていると詳しく調べます）現場名がわからなくても、特殊な材料などを購入していると売上先の請求書・見積書で売上先を確認します。
工事台帳はパソコンで作成していても大丈夫です
３、日報も同様にパソコンで大丈夫です
国税局管轄の税務調査（いわゆるマルサ）などの調査でない限りパソコンの中までは見ませんよ。
ただ、工事台帳をパソコンで作成しているならば、パソコンに入力する
前の書類などがあれば見ると思います。
４、社長からの借入金は金額が100,000円以上だと現金の出所（社長名義の通帳など）を調べるだけで借用書は必要ありません。
５、法人と社長との賃貸契約書は必要ですよ。（印紙を忘れないように
してください）
６、注文書・注文請書の印紙についてですが、
見積書に識別番号がの記載されていて、相手方の見積にもとづく注文であることがわかる注文書などは印紙が必要です。これを避けるには、注文書のどこかに、別に請書等契約の成立を証する書面を作成する旨の記載が必要です。
注文書とい名前ですが、注文者と請負者とお互いに署名・押印した場合にも印紙が必要です。注文書という名の契約書になっちゃいますよね。
注文請書は売上の請求書と同じような役割ですので提出を求められます。
公的機関との注文書に関しては印紙が必要になるかも知れませんので、
印紙を貼っておいた方が良いでしょう、もし必要がなかった場合には
印紙代金を誤納納付という事で還付をうけれますよ。
あと、書類についてる付箋ははずしておきましょう。（付箋は何か疑問点・注意点を目立たせる文具ですから・・・）
税務調査、頑張ってください。自身をもって、毅然とした態度が大事です！！

補足

お忙しいところ、回答下さって、どうもありがとうございます。
jin-kさんのような方が担当下さっている会社は幸せですね。
近くであれば、今後お願いしたいです。

しつこく質問申し訳ないですが、よろしければお願いします。
印紙の件、何度もお伺いしているのですが、
やはりもうひとつ、理解できない感じで心配です。
＞公的機関との注文書に関しては印紙が必要になるかも知れませんので
例えばどういう場合なのでしょうか。
誤納納付で還付をうけられたとしても、まとまった印紙を貼ることになるため、印紙を今から購入しなければなりませんが、契約時期の領収書で購入確認できない等は突っ込まれないでしょうか。
それから、元請けからもらった注文書には「請書を発行してください。」とありますが、注文請書を渡していないとこともあります。
今から証紙を購入して、作成してわたしておくべきでしょうか。
また、下請への注文書のコピーはありますが、もらっていないものは（確認書類は3年分用意するように言われています）作成してもらった方がいいのでしょうか。
注文書・注文請書（どちらかは原本、どちらかは相手先に提出済みなのでコピー）、セットで用意する必要があるのかどうかが、一番心配な点です。
何度も同じような質問で本当に申し訳ありません。

とりあえず、最低限の用意はできました。
毅然とした態度…会社自体数十年ぶりの税務調査らしく（私は初めてですが）、悪いことはしていないはずですが、しどろもどろになりそうです。
頼みの綱の顧問とは土日だからか連絡がつかず、困っていたので、回答、すごく感謝です。

回答No.1

jin-k

税務調査は大変ですね。
契約書の件ですが、公的機関は契約書があって民間（個人を含む）の
契約書が無いのは問題ないと思います。
但し、民間（個人を含む）の請求書はありますよね？
税務調査のチェックポイントですが
１、未成工事支出金の漏れ
２、外注先の請求書より現場名（売上先）の確認
＊(１)現場先の売上が計上されているか？と同時に未成工事支出金の確認
＊(２)現場先の売上計上がされていない場合は、売上の計上漏れか、アフターサービス・手直しなのか確認します。
３、日報より現場先の確認と工事期間の確認
＊(３)は＊(２)と同様に売上計上の確認と未完成工事の未成工事支出金
の確認
少々、質問とそれましたが契約書の印紙税確認ですが、注文が見積書に基づくものであると、印紙は必要になります。
という事は、注文請書は印紙が必要です。
>この内容でご承諾の場合は請書をご提出ください。
となっていますので、注文請書と判断される可能性があります。
それと、コピーであっても原本に印紙が貼っていない場合は課税されます。
http://www.dreamgate.gr.jp/fastnavi/tax/serial/2006092601
http://home.interlink.or.jp/~niwa/c7.htm

お礼

気になり始めて、追加で補足質問です。
お礼の欄しかなかったので、こちらに書かせてください。

＞契約書の件ですが、公的機関は契約書があって民間（個人を含む）の
＞契約書が無いのは問題ないと思います。
＞但し、民間（個人を含む）の請求書はありますよね？

契約書が無いのは問題ないとのことですが、
注文書・注文請書がその代わりになるという意味でしょうか？
それとも請求書があれば大丈夫でしょうか？
注文書・注文請書は提出して下さいと言われるのでしょうか？

あと、公との契約書は印紙を貼ったものを提出して、こちらの控えは印紙がありません。
各公の機関の契約書作成の手引き等には、2部作成1部は印紙を貼って提出、1部は保管と書いてあります。これは地方公共団はが印紙税免除だからという認識でよろしいでしょうか？
顧問税理士に印紙を貼らなければいけないのではないかと言われましたが…。

補足

回答下さってどうもありがとうございます。
不安で焦るばかりで、準備が進んでいないので、jin-kさまからの回答、本当に有り難いです。
回答に対しての教えて頂きたいことと、追加で教えて頂きたいことがまた出てきました。
よろしくお願い致します。
１、未成工事支出金の漏れ
仕訳は顧問税理士にお任せしているのですが、
漏れがあった場合、どうなるのでしょうか。
未成工事の材料なのに、完成工事の材料に処理されていたり、
が今見るとあるように思います。
２、外注先の請求書より現場名（売上先）の確認
請求書に現場名が書かれていない、もしくは間違った現場名である場合があります（特に問題があると思っていなかったので、訂正してもらっていません。架空の工事などはなく、実際に工事はしています。）。
ちなみに工事台帳はパソコンで作成し、プリントアウトして綴じています。
３、日報より現場先の確認と工事期間の確認
日報も同じく、パソコンで作成し、プリントアウトして綴じています。
弊社のような規模（零細）だと手書きのとことが多い、パソコン作成よりも手書きの方がよいようなことを顧問税理士から聞きましたが、工事台帳だけでなく、今はほとんど全ての書類をパソコンで作成しています。もしかして、そのことは問題になるのでしょうか。また、パソコンの中が調査されることはあるのでしょうか？

契約書、注文書、注文請書、またその印紙に関してのことは、
理解できました。ありがとうございました。
リンクもありがとうございました。

新たな質問なのですが、社長からお金を借り入れた場合、
借用書は必要なのでしょうか？
それと、地代家賃を社長に払っている場合、賃貸契約書のようなものは必要ですか？
両方ともこれまで作っていませんでした。