会社の書類棚を整理するには？

質問

ファイル整理の担当者になりました。
事務所の移動を引越し屋さんにお願いしたところ、
書庫のファイルの配置がめちゃくちゃになってしまいました。
当方の指示が悪かったため、引越し屋さんに文句は言えません。
設計部門であり凄い量のファイルがあり、どうしていいか困っています。
ファイルの数は全部でキングファイルが３０００冊＋その他のファイルが３０００冊です。
ファイルの種類は大きく分けて見積書、図面、材料手配、規格、苦情などがあり、
ファイル棚の種類は２段棚から５段棚まで大きさはまちまちです。
私自身整理整頓が苦手で何から手をつけていいのか分りません。
設計部門の人数は約２０人です
まず何をすればいいですか？

回答No.2

Lariat

わたしのお勧めするやり方は、No.1さんのとは違います。しかし、ファイルを元のとおりに並べるのではなくて、「見直す」という点は大いに賛成です。この機会に、不要なものはジャンジャン捨てましょう。
　そのためには、関係者全員の協力が必要です。mihoronさんの強いリーダーシップが要求されますので、はりきってやってください。なお、やるからには、少しずつなどとは言わずに実施日を決めて全員で一挙にやるべきだと思います。本来、書庫の整理なんてのは面倒臭い仕事以外の何物でもありませんから、全員のテンションが高まっているうちにできるだけ短期間で終わらせてしまうのが、コツです。

１．書庫内の書類を全て出す。
２．不要なもの、３年保存、５年保存、１０年保存、永久保存などというふうに分ける。（書類の種類にはあんまりこだわらなくていい。）
３．不要なものを捨てる。（取っとくべきか捨てるべきか迷ったら、捨てる。）
４．保存するものを保存年限（○年保存）ごとに保存箱に詰め、箱には保存期間（○年○月～○年○月）を書く。
５．棚を保存年限ごとのエリアに分けて、保存箱をそれぞれのエリアに置く。

　箱に入り切らないものとかもあると思いますので、全てがこのやり方に当てはめられるわけではありませんが、基本ルールとしてはこんな感じです。
　取り敢えず、今回の作業はこれで終わりです。実は、ここからが一番大事なのですが、保存期間が経過したら確実に捨てる（または捨てさせる）という作業を、担当者であるmihoronさん主導でやらねばなりません。例えば、５年保存のエリアで、左から右に新しい順に箱が並んでいるとすると、新年度分の箱を一番左に入れるときに、一番右の箱（つまり５年経過後の箱）を引っこ抜くというようにすれば、古いものがいつまでも残るということはない筈です。また、年に一度チェックの日を決めて、捨てるべきものが残っていないかを全員でチェックします。

　このやり方は、「確実に捨てる」ということに重点を置いています。つまり、「必要な書類を書庫から素早く取り出す」ということは、あまり意識していません。なぜなら、もともと書庫にしまってあるものは、滅多に見る機会がないから、そこにあるのです。滅多に機会がないことを重要視するよりも、要らないものは確実に捨てる、つまり貴重なスペースを確保していくことのほうが大事なのです。
　まぁ、このやり方でも、いざ書類を探すときになかなか見つからなくて困るなんてことはない筈です。保存年限がわかっていて、いつごろ作成した書類かがわかれば、すぐに見つけられます。

回答No.1

nantonokimi

それは、大変ですね。
けれど、今までの書類の見直しも出来ると思えば、メリットがないわけではないです。
案外いらない書類がたまっていたりしますから。
他の方にお手伝いをしてもらえそうですか？

まずは、何の書類があるか調べましょう。
大きく見積書、図面など分類をいくつか決めて、
ファイルをそれぞれに分けていきます。
その後それぞれ分けたファイルの中で、
すぐ使えるもの、カギのかかった場所に保管すべきもの、一定期間が過ぎたら捨てるものなど、細かく分類していきます。
棚は取り出しやすいもの、鍵がかかるものなど、量や用途で場所を決めて、わけたファイルを入れていけばよいと思います。

分類は、他の方にも意見を聞いて、どんな分け方をするか決めた方が後々「わかりにくい」とか言われなくていいです。

それから、一度にすべてをやろうとしないこと。
量が量ですので、焦らず少しずつやるつもりで頑張ってください。

案外いらない古い書類があったりして、捨てるものも多いと思いますので、終わったらすっきりしているかもしれませんよ。

検討を祈ります。