マンションでの名簿作成について

質問

マンションでの名簿について質問させてください。

この４月に、今のマンションに夫婦で越してきたのですが、ドアポストに「入居したら居住者名簿作成の為、記入後、理事にお渡し下さい」と書いてある紙と、入居者台帳用紙とマンション住民の全連絡先が書いてある名簿が入っていました。
個人情報云々などと騒がれている、このご時世に、マンション全住民の連絡先が書かれている名簿が、ポストインされていたことにもびっくりですし、細かい個人情報を書かなければならないことにも、びっくりしています。

項目としては、部屋番号・世帯主名・電話番号・入居日・勤務先住所＆電話番号・緊急連絡先・同居者名・続柄・同居者の連絡先　の以上です。

部屋番号と氏名は仕方がないと思うのですが、電話番号や勤務先や同居人の連絡先まで、記入する必要があるのか？と疑問です。
入居審査では、不動産屋さんに夫婦で、勤務先証明や収入証明は提出済みです。

ちなみに、当マンションの管理組合は30世帯くらいです。この名簿の提出先は、理事長です。（私の部屋の真下になります）
引っ越したばかりなので、後味悪い対応はしたくないのですが、どのように対応したらいいでしょうか？
アドバイスよろしくお願い致します。

回答No.1

hama-t · ベストアンサー

私も同じ経験があります。
というか、私のマンションは分譲ですが、２～３年おきに管理会社から質問者さん同様の調査用紙を支給されます。

結論から先に申し上げますと、私は必要事項のみ（氏名・自宅電話番号・家族構成）記入して、必要ではなかろうと判断できる項目は白紙のまま提出しています。
それで現在までは追記を迫られたことはありません。

管理組合や管理会社には警察・消防などから火災や事故の際の入居者の生存確認などのために、名簿を作成するよう指導されているという話を聞いたことがあります。
確かに手元に名簿があったほうが確認は速やかに出来るのでしょうが、警察がその気になったら勤務先や連絡先などはわかりそうなもんですけどね^^;

個人情報については使用目的を明確にし、その目的以外に流用してはいけないという決まりがあります。そのあたり、調査することそのものはともかく、入居者に他の入居者の情報まで開示されている点はかなり問題があると思います。

必要事項のみ記入して一度渡してみるっていうのはどうですか？

お礼

早速のお返事ありがとうございます。
必要事項以外、白紙で出してみるという考えはいいですね。
参考にさせていただきます。ありがとうございました。

回答No.11

noname#17334

誤解したみたいですみません。不快の向きはお許しください。

＞このマンションの「マンション管理会社」と「不動産」は同じなのです

それってひょっとしてワンルームマンションですか？
ワンルームデベならば一括して賃貸管理も建物管理もすると書きました。
ファミリーマンションなら、必ず管理規約に居住者届けの「細則」があると思うのですが・・・

管理会社が賃貸仲介するケースって？？？？
うーーーん　会社名知りたいくらいです。
初耳なもので誤解しました。すみません。

ひょっとして、オーナが個人で、まるごと管理会社に仲介もメンテナンスもまかせているのかもしれませんね。うーんでもそしたら理事長いりませんからね。

それと、個人情報保護法と「プライバシーの保護」とは微妙に違う問題ですから　質問者さまの
ご懸念の向きは、あたらないと思うのです。

怒られたままではいやですからもう一度書きますが

契約した「○×不動産」は個人情報保護法の対象となる会社です。
そこで、あなたがオーナに提出した個人情報は
「○×不動産」としては、オーナーにお示しする以外の目的　つまり管理組合から依頼された『名簿』の作成などに　使用すると　そこで個人情報保護法違反になるのです。

おわかりでしょうか。
個人情報はいくら同一の企業であっても、違う主体
「貸主」と「管理組合」に横流ししてはいけないのです。

すなわちお手数ですが、もう一度書いてください
という話になります。

お礼

>>管理会社が賃貸仲介するケースって？？？？
>>うーーーん　会社名知りたいくらいです。
>>初耳なもので誤解しました。すみません。

不動産業には全く詳しくないので、今回のケースが非常に珍しいことだと知りました。
皆さんのアドバイスをふまえて、理事の方と不動産屋さん（管理会社）と話をしてみようと思います。

回答No.10

noname#17334

＞その管理会社と私が契約した不動産屋さんは同じ会社なのです。

具体的に、賃貸管理する管理会社とは、不動産仲介会社を兼ねる場合が多いです。
ワンリーム・ツールームの場合は、仲介と管理を一体で行う場合もあります。
具体例では、エムシーコーポレーションなどが大手です。子会社にエムシー管理があり
仲介も代行します。
あるいは大家に代わってサブリースもします。

ファミリーの分譲なら、東急リバブルは売買仲介・・賃貸仲介もするのでしょうか？
東急コミュニティは系列ですが全くの別会社でマンション管理専業。

＞なので、万が一何かあった場合は、管理会社に連絡して頂ければ、
＞契約書に明記した緊急連絡先や勤務先などが、わかるはずなのです。

「賃貸管理会社」に連絡などしてられないのですよ。なにしろ常駐したり巡回してるのは
「マンション管理会社」ですから。

＞その場合でも、やっぱり管理組合と管理会社ば別。。と考えて連絡先を明記するべきなのでしょうかね…。

図式を書きます。
マンションは管理組合（オーナーの集まり）が管理します。
でも、手間がかかるので金を出して「マンション管理会社」日本ハウズリングや東急コミュニティなどに
管理委託します。管理会社は管理員を派遣し、清掃や設備点検や、居住者名簿の整備、理事会総会
の議事録の保管、図面の保管などにあたります。日常の警備、建物点検、防犯などが業務に入って
いる場合もあるし、居住者がルール違反する場合管理組合の委任をうけて注意を促すなどもします。

管理規約というものがあります。それに居住細則というのがあって、区分所有者・占有者（賃借人のこと）
は、管理組合に所定の書式で緊急連絡先や居住者状況を報告することが義務づけられているはずです

お礼

>>「賃貸管理会社」に連絡などしてられないのですよ。なにしろ常駐したり巡回してるのは「マンション管理会社」ですから。

だとすれば、何の為の管理会社でしょうか？
「連絡などしてられない」等と言われては、何のために緊急連絡先を教えているのか？と思います。

私が問題だと思うのは、個人情報と騒がれている今、必要以上に個人情報の提出を求められてると感じるからです。

今回、こちらでいろいろアドバイスを聞くことができ、大変参考になりました。ありがとうございました。

補足

すみません。補足させてください。
話がややこしくなってしまい、申し訳ないのですが、このマンションの「マンション管理会社」と「不動産」は同じなのです。
「賃貸管理会社」ではありません。

なので、何か問題があれば、「マンション管理会社」に連絡して欲しいと思っているのです。

以上、補足させてください。

回答No.9

winnie777

分譲マンションの場合は　管理組合と管理会社はまったく別です。

通常　区分所有者で管理組合を結成し、管理会社に管理を委託する場合が多いようです。

回答No.8

jimbeizame

昔のおおらかな時代とはうってかわって、このようなことを気にする人が激増してますね。

結論としては、
「このご時世、ここまで細かいことを書かせるのはちょっとおかしいのではないか」
と言うことを事前に理事長にお時間を取ってもらって「ご相談」という形でお話してはどうでしょうか？

お礼

お返事ありがとうございます。
アドバイス通り、一度、理事の方とお話してみることにします。

回答No.7

fukuryu-

お話の様子だと、分譲マンションの１室を賃貸で借りたようですね。

管理規約などで、深刻を義務付けられている場合は仕方ないと思います。

とりあえず、貴方の許せる範囲の項目を記入して、相手から、追記を要求された時点で、何でその項目が必要なのかを聞き、納得したら追記すればよいと思います。

不動産屋に勤務先証明等提出済みとの事ですが、仮に不動産屋に問い合わせが来たとしても、不動産屋には機密保持の義務があるので、教えることはできません。

個人的な意見ですが、あの人は何か隠さなくてはいけない事があるのでは？などと、痛くもない腹を探られるのは癪ですから、どうしても伏せなければいけない理由が無いのであれば、記入しても良いのかなって思います。

お礼

お返事ありがとうございます。

>>管理規約などで、深刻を義務付けられている場合は仕方ないと思います。

管理規約にはそのような明記がありませんでした。
アドバイス通り、まずは許せる範囲内で記入して提出してみようと思います。

回答No.6

noname#17334

重複しますが

ご存知かもしれませんが、５０００件以上の個人情報を保有する主体（法人・個人・組合）
が個人情報保護法対象です。
管理組合は居住者が３０世帯なら、せいぜい１２０件の個人情報を持つ程度などで規制範囲外。
ただし管理会社は個人情報保護法の対象となります。
ですから、「名簿を配った」というのは、そもそも３０世帯の小規模なマンションなので、理事会等で
近所づきあいを円滑にするために、電話番号と氏名のみを一覧にした「電話帳」なのでしょう。
これは、違法でもなんでもないですし、住めば隣人とのおつきあいも出てきてそれなりに役に立つ
ものです。
これに、勤務先とか書いてあれば・・これは結構問題ですが

居住者の連絡先は、勤務先も含めて管理組合管理会社が把握しないと仕事ができません。
火災、水漏れ、空き巣、あるいは火災報知器、ガス漏れ報知器が鳴動した際に、連絡をして住居に入る
許可を得ないといけないからです。
入居審査で一度書いたといっても、それは大家と質問者さんの関係。大家さんから入居者の個人情報
を管理会社が聞き出すわけにはいかないでしょう。
やはり本人承諾で書いていただくのが一番いいわけです。

お礼

お返事ありがとうございます。
入居審査の書類について説明不足ですいません。。。
下記のお返事と重複しますが、このマンションには管理会社というものが存在し、その管理会社と私が契約した不動産屋さんは同じ会社なのです。
なので、万が一何かあった場合は、管理会社に連絡して頂ければ、契約書に明記した緊急連絡先や勤務先などが、わかるはずだなのです。その場合でも、やっぱり管理組合と管理会社ば別。。と考えて連絡先を明記するべきなのでしょうかね…。

回答No.5

winnie777

お話の内容から　お住まいは分譲マンションの賃貸貸しではないのでしょうか？

家主は入居の審査のために書類をもらいます。
この書類は管理組合には渡しません。
（個人情報を勝手に第三者に渡さない）

管理組合は、hima-827さんのおっしゃるような理由で必要になります。

たとえば　質問者様の上の階から水漏れがして、上の階の方がお留守の場合　入居者台帳があれば　安心じゃないでしょうか？

お礼

お返事ありがとうございます。
下のお返事と重複しますが、このマンションには管理組合以外にも管理会社があるのです。

>>たとえば　質問者様の上の階から水漏れがして、上の階の方がお留守の場合　入居者台帳があれば　安心じゃないでしょうか？

安心と言うよりは、私はやっぱり、同じマンションの全住民が私の連絡先を知っていることの方がこわいです。。。
隣近所の連絡先も、私個人は知らなくてもいいと思っています。
その為の管理会社だと思ってますので…。

回答No.4

Fine21

こんにちは。私も分譲マンションで、同じような経験があります。

個人情報の漏洩につながるのでは？
だが、ある程度はしょうがない。

No1さん、No2さんの意見、両方ともわかります。

しかし、よく考えてみれば、管理組合の目的は、何かあったときに
連絡をつけたい、ということが最大の目的ですから、
電話についてはご家族の方のどなたかのケータイナンバーを
記入し、「緊急時はこちらにお願いします」でいいと
思います。
自宅の電話、勤務先の住所と電話は必要なし、というのが
個人的な感覚ではあります。
自宅の電話、勤務先の電話まで、というのは確かに抵抗がありますね。

お礼

お返事ありがとうございます。
私も携帯電話番号が書いてあればいいと思うのですが…。なかなか難しいようですね。。。

回答No.3

st_tail

分譲マンションを管理する立場から申し上げますと、全居住者の名簿配布はやりすぎの感はありますが、入居者名簿はぜひとも提出して頂きたいと思います。
　なぜかと申しますと、大変嫌な言い方ではありますが、何か事件が有った場合に、この名簿が有ると無いでは、対応に大きな差が出てきてしまうからです。阪神淡路大震災の際に、居住者名簿が無いマンションでは、お部屋に何人いたのか、連絡先はどこか、等、名簿があって大変に助かったと言う話は、良く聞く話です。
　そうでなくても、仮に強盗殺人等で、居住者の方が殺されてしまった場合、あるいは留守の時の火災など、連絡先の必要性はご理解頂けると思います。
　たぶん、これらの個人情報の流出を気にされているのだとは思いますが、当社では、居住者名簿は封をして管理人室の鍵付きロッカーに保管しています。何か有った時、緊急に連絡を取る必要がある時など、必ず複数の人間が立ち会って開封、用が済んだらまた封をします。
　お住まいのマンションでの、名簿の管理状況を確認された上で、許容できる範囲だけ記入して、提出されるのが宜しいかと思われます。最低限、部屋番号、居住者全員の氏名、年齢（生年月日ではありません。）、性別、世帯主の連絡先くらいは書いていただけると助かります。
　ちなみに不動産屋さんに色々な書類を出されたとの事ですが、彼らにも守秘義務はありますから、その情報がマンションの管理組合に流れてくる事は有りません。

お礼

お返事ありがとうございます。
このマンションには管理組合以外に、管理会社というものが存在し、マンションの全ての管理は、その会社が請け負っているようです。
その管理会社というのが、私が契約した不動産やさんと同じ会社の為、万が一何かあった場合には、不動産やさんに、私の全ての情報（緊急連絡先＆勤務先など）をお伝え済みなのです。
なので、あえて管理組合に個人情報を出すのはどうかと思ってるのです。管理組合と管理会社とは別物だとは思うのですが、万が一なにかあった場合には、管理会社へ連絡して頂ければ、私に連絡と連絡が取れるハズです。

個人情報についても、引っ越してきた時に、すでにドアポストに全居住者の名簿が、入っていた為、とてもきちんと管理されているような気がしません。。。st_tailさんの様に、鍵付きロッカーに保存されているようであればいいのですが…。

回答No.2

hima-827

ある程度は、しょうがないと思います。
例えば、あなたの部屋に、誰も居ない場合、あなたの部屋から、出火してるとか、あなたの部屋から漏水して、階下に漏っているとか、あなたの部屋がピッキングに被害になっているとか・・・
自宅以外の連絡先が必要と思います。

こういうのは、マンションの決め事だと思いますので、とりあえず今回は記入して、今後、過剰な情報は、削除するよう、話を持っていくしかないように思います。

お礼

お返事ありがとうございます。
ある程度は私も仕方がないと思うのですが、同居人の勤務先まで必要なのか？？と思います。
二人とも携帯電話を持っていますし、緊急用は携帯宛で十分だと思うのですが…。