業務委託での発注方法

質問

アウトソーシングの一環で、社内業務の一部（商品発送、在庫管理、売掛金回収等）を担当社員とともに分社化し、業務委託することとなりました。

なかでも、商品を最新にメンテナンスする業務については、親会社側で事細かに発注内容を発注書に記載するのは現実的に無理があるので、作業量を報告いただく形式にしています。
しかし、これだと発注行為がないのではないかと、社内で異論が提起されています。

いくつか尋ねたいこともあるのですが、発注量を発注者が把握できない場合の発注管理のあり方についてどなたか教えてください。

以上

回答No.1

akirahata · ベストアンサー

core-pさんのプロフィールを拝見し情報システム系の分野に携わっている方とお見受けいたしましたので、少し専門的になりますがアドバイスをさせて頂きます。

質問内容からでは、委託業務に関する親会社と分社した子会社との関係を示すビジネスモデル（商品・サービスの流れ／お金の流れ／情報の流れ）の関係が読み取れず、親会社と子会社の接点で委託・受託の内容が把握できないので、どのように対処すればよいか的確なアドバイスが出来ません。

子会社へ業務アウトソースするに当たり、上記ビジネスモデルの設計はもとより、業務推進及び管理のための情報システム構築のためのＥＲＤ（Entity Relationship Diagrams ）やＤＦＤ（Data Flow Diagrams ）の設計をされたでしょうか？
その上で、親会社－子会社間でシームレスに業務の流れと情報の流れが出来ているかどうか？まづ見直してみてください。
これが出来たら、管理対象にしたい業務エンティーに対し管理したい内容のデータが派生できるようになっているかどうか（そのために必要な入力データは揃っているかも含め）を確認してください。

話が前後しましたが、親会社－子会社間で連動して業務をシームレスに稼動させる情報システムの設計以前に、業務処理の仕組みとその管理の仕組みを明確化しておく必要があります。
親会社として、この仕組みの上で管理したい管理項目に対し、何故に（目的）・何を・どのように管理するのかを明確にしておく必要もあります。

これらのことを手順を踏んで行えば、質問の内容のようなことに対しても的確な手段が見つかるはずです。
具体性のないアドバイスで申し訳ございません。

ところで、質問にある「商品を最新にメンテナンスする業務」とはどのような業務ですか？また、発注作業は親会社・子会社のどちらがやるのですか？子会社は親会社の物流センター機能の他売掛金回収業務を持っているようですが、顧客からの受注はどこで受けるのですか。顧客からの受注から売掛金回収までのプロセスで親会社と子会社間で情報流と管理の仕組みに矛盾や抜け・重なりはないですか？よろしければ補足してください。

お礼

大変参考になりました。でも業務の流れをきちんと整理し、運用するのはとても難しいですが。

補足

akirahataさんありがとうございました。
とにかく、アウトソーシング、分社化が目的化していたので、業務分析は全くなされてませんでした。

それはそれとして、照会の点について回答します。
「商品を最新にメンテナンスする業務」ですが、会社名が特定されてしまうので、細かく書けず申し訳ございません。この商品は年数回内容を更新する作業をしないと商品価値がなくなるため、内容更新情報があるたびメンテナンスをしているのです。

発注作業は本来であれば、親会社なのでしょうが、在庫は子会社にあり、親会社では点数も多く、日々内容が更新されている商品の情報を把握できないので、発注ができないため、「内容更新を遅滞なく行う」ことを条件として子会社に任せているのです。

顧客からの受注はとありましたが、流れは下記のとおりとなります。

（受注）→（登録）→（発送）→（回収）
親会社　　子会社A　 子会社B 子会社A

また、業務の流れに重点を置いた、アウトソーシングに関する書籍や論文で参考になるものがあれば教えてください。