書類整理について質問です。

質問

私は人材派遣会社で働いてます。

そこで登録者のプロフィールをファイルに整理しないといけないのですがその数が膨大です。

登録者数が合計で2万人程でそ
れを登録順にファイルにまとめる作業が必要です。
1つのファイルに200人程収納できます。

今はプロフィールは順番はバラバラに置かれている状況です。
ここで質問ですが一番効率よく整理できる方法はどのような方法になりますか？

書類整理が得意な方ご教授ください。
よろしくお願いします。

回答No.1

okvaio

紙のデータでしょうか？
紙でしたら、書式が決まっていれば、スキャナーで読み込んでPDFファイルで
保管すると良いかと思います。
スキャナーは、自動原稿送り装置付のものを選びます。
プリンターやファックスでもこの機能が付いているものもあります。

更に、OCR機能で、手書きまたは印刷の文字を、光学的に読み取り、
PCが認識できる文字データ に変換すると、通常の電子データとして
PCに保存できます。
注意することは、ソフトやスキャナーにより、完全に読み取れない
ものもありますので、専門業者を見つけて試しの読み取りをした上で
スキャナーやOCRソフトを購入すると良いかもしれません。
https://pdf.wondershare.jp/pdf-ocr/pdf-ocr-to-excel.html

尚、紙ベースでの書類の整理方法は、あいうえお順、住所などで
仕分けをして、ファイリング。
ファイルには見出し、中はインデックスを付けるといった、地道な
作業となります。

上司と相談してみて下さい。