毎日机に載せられる雑多な書類の整理はどうしたらいいでしょう？

質問

気づいたときには、毎日毎日机の上に雑多な書類が載せられていって、書類置き場の様相を呈しています。整理しても整理してもまた書類があの人この人によって置かれます。こういった書類のスピーディで簡潔な整理方法はないものでしょうか？
　今まで試したこと。
１：紙ファイルに項目ごとに綴じる。→いちいち穴を開けて保存することと、不要になった書類を、またほかの書類も全部クリップから取り出してその一枚だけを捨て、ほかはまた綴じる、という方法が面倒。
２：クリアファイル（中がビニールになっていてノート状、何枚も収納できるもの）に次々入れる。→不要になったものを捨てるので、取り出したページがスカスカになってしまい、結局整理しなおさなくてはならない。
３：その日ごとにクリップごとに仕分けなどせずにクリップで綴じておく。→何が何だがわからなくなる。
　何かいい整理法方はないのもですかね。見た目も良いのがベター。

回答No.2

kacashi · ベストアンサー

私は、ノートに閉じるものではなくて、普通のクリアフォルダに項目別に入れてます。
クリアフォルダを積み重ねた量＝終わらせないといけない仕事量。

で、朝いちばん（もしくは週一）で、ばばーっと全部のクリアフォルダ（じゃなくてもいいんだけど）に目を通して、優先順位の高いものから処理していってます。

余裕があるときに、このクリアフォルダ（項目別）の総数を減らすよう、一気に項目ごとに片付けたり。

ノートと違って、これだと、仕事が終わったらクリアフォルダを片付けられるので、仕事が終わった！という実感もあっていいですよ。

仕事内容によっては逆に手間かと思いますが、ご参考までー。

お礼

ふーむ。片付けるべきものと保存しておくべきものとがあるのです。むちゃくちゃに机に置かれちゃうのですね。

回答No.3

gh123-2009

改善の考え方の順序は、「止める」「変える」「絞る」の順番です。
すなわち、何が重要でいらないものを見つけ出し必要なところに片付けるは言うまでもありません。
会社としてどういう基準で分類整理するのか、今後のために何が必要なのかもう一度よく考えて見ることから始まります。
それから誰が何時までといった事も続けていくためには肝心で、それらがあなたの業務となっておれば仕方のないことですが・・・・

方法論としては
・パイプファイルは両開きのものを用いて、厚さ５ＣＭまでくらいのが使い易いです。（紙ファイルは綴じ込み作業は案外面倒です）
・クリアファイルは重ねて入れると間の物が見えません。案外かさばりますが、開けるとすぐに見えるのがいいですね。
だから、入れる場所を決めて常時頻繁に中の資料を良く見るものに使えばよいかと。
・クリップは結局閉じ直しの必要が生じますし、訳が判らなくなります。　ので、緊急避難的な場合以外は用いない。＝２－３日の保存期間のものに良いのかな。
・その他、項目別に分けた引出しにとじずに日にちの順番に入れてしまう。　これは、後から余り必要としないものをある期間仕舞っておくのによい。
・それにしても、機能別は書類の必要性によって決まってくるし、ファイルは項目別と言うか工程職種や受注相手などによって分けるのが順当。
伝票類はどうしても綴ることになります。＝入れ替えはないと思いますので、とじ紐の活用を考えましょう。
・小さく綴じ込む場合はファスナーという名称の（ファイルの表紙のないような感じ）物があります。＝文具店で聞いてください。

一部ですが参考になったかな。

お礼

あ～やっぱりクリップは、なにもかもそれで、というわけにはいかないですよね。

回答No.1

pu2pu2

クリップやファイルではなく、綴じ紐を使ったらどうでしょうか‥？

上部一ヶ所に穴を空けて、項目別に綴じる。

これなら不要になった書類を引き抜いても後そのままで、わざわざ入れ替え整理する必要がありません。

すみません！
余り良い知恵が浮かびませんでした。

お礼

あ～とじひもというのは斬新な発想ですね。う～ん、書類は立てておきたいわけです。寝かせておいておくとかさばってしまって。どうなのかにゃ～。