幹事のやり方教えてください(40名くらい)

質問

大学生30人くらいで飲み会をやるのですが、産まれて初めて幹事を任命されてしまいました。
できれば渋谷近辺でやりたいと考えているのですが、幹事の手はず(飲み会を開くまで)を教えてください。店の予約とかしたことが無いのです。

どういうことに気をつければいいですか？また、いい店があったら教えてくれませんか、できれば席が移動しやすいカウンター席があるような2500円以内で抑えられる(飲み放題じゃなくても良い)ような。。。

おねがいしまーす(><)

回答No.5

DIDDL

まず、全員を仕切るか、いくつかのグループに
分けて仕切るかを考えた方がイイですね。

最初は５グループに分けて、各グループに
一人キャップを決め、そのキャップをあなたが
まとめれば楽でしょうね。
よく知らない人だらけだと、何が何だか誰なのか
判りません。

それはまず、日にちと時間と地域と参加費を決める。
事前に出席するか否か？
それぞれのグループに何人来るか？
締め切りは原則として前の日を厳守。

事前におよその人数が判れば、数人の
誤差も考慮して場所を選ぶ。

お店とは一人約1000－500円少なめで、人数計算
した予算で、食べ物とビール、ジュースなどを
交渉する。そこをオーバーした時点で自分だけに
「ＳＴＯＰ」を教えてもらう約束をする。
その時点で先に約束の分は清算してもらい、
各「追加オーダー」ごとに清算すると後で
足りない事はなくなる。

そこで、余った予算（必ず１万円は残す）と
相談しながら「追加オーダー」を「各グループ
いくら分までと」として受け付ける。

これグループでなく、一人で全員を仕切る場合は
みんなわがままで酔うと答えもなかなか返って
来ないで大変です。

ちなみに参加費は集まった時点で各グループの
長にまとめさせて「全額先払い」で、あなたが
全部まとめて管理する。お酒に飲まれたり、
大金を盗まれないようにしっかり管理する。

後からだと先に帰ったり、おつりやトイレに
逃げられたりと結構取立てが大変です。

前もって参加リストを作り、記念バッチでも
同一のものを用意して、領収書代わりに参加者に
帰りまで付けてもらうといいかも。

連帯意識やお店側もあそこのお客さんと判れば
トイレでつぶれた時とかオペレーションしやすい
ですね。

ありがちなのは「後から遅れて参加する人」
これは幹事の重要な役目。たとえ終わる10分
前でも乾杯するなら全額参加費をみんなの前で
頂きましよう。みなさんお支払いしているので
その方が気持ちいいはずです。
「かわいそう」と言われても、それが幹事の役目
です。予算が残ったら、後に多めに返金するとか
次の２次会で優遇するとかすればいいのです。

参加費をケチるためにわざと遅れる戦法を取る
ベテランもいます。

先にもらえば、途中で帰りたい人も帰り易いです。
その時も人数で計算されているので、返す必要は
ありません。

事前に各キャプテンに人集めのルールとして
伝えておいた方がいいですね。

ただし、バッチなどは自分一人で選び、自分で
用意してください。キャップによる不正の場合が
あります。

一番の問題は参加者が「楽しかった」そして
「何の事故やトラブルが無いこと」です。

特に他のテーブルとかとのトラブルや盗難は
日常茶飯事です。たまに暴れる人がお店のモノ
を壊したとか、警察沙汰になった時も全て
「責任者」はあなたで一段落する最後まで
お付き合いをしないといけない立場です。

飲み放題を見つけた方が楽ですよ。

会費は

回答No.4

maro_ocha

お店などは
・ホットペッパー　http://www.recruit.co.jp/corporate/service/hot_pepper.html
・ぐるなび　http://www.gnavi.co.jp/
なんかよくつかいます♪

店員さんに電話などで確認するポイントは
・席が離れていないかどうか？（店によっては離れてます）
・予算の中にお通しなども含まれているか？
・時間制限はあるか？（飲み放題以外にも、席自体にもあるか？）
・人数変更のさいのキャンセルはいつまで無料で可能か？
⇒当日などは料金発生したりもします。
・予約をとった店員さんの名前
などでしょうか。

自身で気をつけたほうがいい点は
・クーポンの利用は忘れずに♪

以上、３０名となるとその出欠確認がたいへんそうですが、
たいへんそうなら、幹事特権で「幹事補佐」を１名ほど任命すると楽ですよ♪
（じゃああなたは連絡係よろしく♪とかｗ）

ご参考までに。

回答No.3

kajyukun

人数が変わってますねｗ

それほど意識する必要はないと思います。
たとえばネットで場所や宴会などで調べればお店が出てきますし、そこに電話して人数と時間と予算を言うだけです。

ただ、3～40人でカウンターはちょっと微妙だと思います。個室がいいと思いますが。

回答No.2

beam

まず、幹事が何食べたいか（何が食べれないか）決めます、幹事特権です(^^;つぎに５、６人程度で構わないから何を食べたいかついでに聞いておきます(^^;その他大勢の意見を聞いたら必ずまとまらないですから無視するのが一番(^_^)v

　つぎに、ぐるなびhttp://www.gnavi.co.jp/kanto/とかで場所、予算、メニューで目星をつけます。合わせてクーポンマガジンとかを見て安いところも探しておきます。

　クーポンなどを使えば割引になるよーな所を見つけるといいでしょう。

　飲み放題は要らないというけれども、酒代がけっこうばかになりません、飲む人と飲まない人がいれば割り勘負けになるので、その計算をしておかなければいけませんが、これをするとまた一悶着あります（ビール３本しか飲まなかった人と１０本飲んだ人でもめます）飲み放題をセットしておくのが一番無難です、飲まないからといってウーロン茶を２回頼んだらけっこうな値段がしますからね。

　次に確実に参加する人数の把握、４０人３０人？いつまでと期日を決めて、人数を把握して予約します。

　お店に電話して人数と時間を伝えます、人数によって店を変えないといけない場合があるので候補は複数上げておきましょう。

　お店には、キャンセルや人数変更のリミットの日時を聞いておきましょう、友人達にはその１日前を期限として、それ以降の不参加キャンセルは実費が掛かる旨をしっかりと伝えておきましょう。

　人数が増える分には、店も喜んで対応してくれますが、減るとなると嫌な顔をしますのでご注意ください。

　部屋の指定ができるようであれば、禁煙席を。煙草を吸わない人に合わせてください。

　それと予約の際は学生である旨を伝えてください、学生お断りな店もありますので当日慌てないように、それと未成年が混ざらないように！

　全員の年齢確認をする店もありますからご注意ください

料理のほーですが、コースを予約するのが間違いないでしょう、単品で注文する場合は予算（2500円ｘ人数）の１割を引いた金額を店に伝えておいて、それを超えたら幹事に連絡してもらうようにしてください、この時点で最後の注文ができるし(^_^)v

　あと、幹事を通さず勝手に注文する輩が必ず出てきますから、清算するまで気を抜かないこと

　清算するときは、頭割りの金額＋最低で１００円の切りがいい金額（２８７０円だったら一律3000円で構いません、徴収してください、3100円とか計算のしやすい金額にしてください）文句が出たら、その人に会計を任せてしまいましょう。

　必ず計算が合わなくなりますから(^^;

　参加者のリストを作っておいて○×などを着けて誰が払った、払ってないかを把握するよーに。

　幹事のお金は、参加費から多い目に集めた金額の差額だけ払えばいいでしょう、うまくいけば＋になるし(^_^)v

　まあ、せいぜい５，６００円なんで、それを返せという人も居ないでしょう、居たら５００円渡して人数分の両替してきてね、とすぐにお願いします。幹事になんでも頼らないよーにしとくのが一番(^_^)v

　こんなもんかな？と、あと幹事分タダな店とかもあるから、それを探すのもいいかもしんない。

回答No.1

nagisako

まずは３０人収容できるお店を探します。
お値段なども、ホットペッパーなどの情報誌やインターネットを通じて、
渋谷なら色々あると思うので、メンバーの雰囲気に合うお店を見つけてみてください。

次にお店に電話をかけて予約します。時間、コースの値段を伝えれば簡単にできます。

当日は予約の時間がずれることのないようにしてくださいね。
また、費用はお店に着く前にあらかじめ集めておくと便利です。