町内会の総会規約問題と証拠提出の問題
- 5月28日に行われる町内会の臨時総会において、総会規約の問題が明らかになりました。
- 新旧の総会規約についての確認と、総会書記が証拠提出の場合、どちらの規約に基づいて行うべきかについて、法的な観点からご教示をお願いいたします。
- また、新旧の規約に基づいて実施された総会の有効性についてもお教えください。
- ベストアンサー
町内会の二つの総会規約
5月28日（日）に町内会長辞任と新役員選出についての臨時総会が開かれますが、昨日、厄介な問題が明らかになりました。 平成29年に私が渡された総会規約では、総会の成立要件は「会員の2分の1の出席（委任状を含む）」となっています。しかし、26年度以前の総会規約が出てきて、それによれば総会成立の要件は「会員の3分の2の出席」が明記されています。 この総会規約が手順を踏んで承認されたものならば、現規約通りで問題は生じないのですが、調べてみると、「委任状の集まりが悪いから」ということで、前会長が総会での議決を経ずに勝手に規約を改正したものらしいということが明らかになりました。 今回、役員改正後に通帳名義の変更があり、その際に総会の議事録が必要になります。また、前会長に横領の証拠が見つかり、警察沙汰、裁判沙汰にもなりそうなので、総会議事録は関係各所に提出を求められる可能性があります。私が総会書記に選任されるようですが、「虚偽」の記載はしたくありません。 このような場合、新旧どちらの規約通りに総会を行うべきでしょうか？また、例えば、旧規約の方が正しいとして、新規約の基準のもとで総会を行った場合、法的には総会は無効とみなされるのでしょうか？ご教示願えましたら幸いです。 # 証拠提出を関係各所から求められた場合、総会資料は2種類、ちゃんと提出しようと思っています。 総会が近いので緊急を要する質問です。みなさまのお知恵をお貸しいただけましたら幸いです
- REX_IUDAEORUM
- お礼率100% (106/106)
- 裁判
- 回答数3
- ありがとう数6
- みんなの回答 （3）
- 専門家の回答
質問者が選んだベストアンサー
まず、冷静になられてください ほかの質問でREX_IUDAEORUMさんは会計監査役をもされていると書いていました 会計監査をするものは普通、監査役が行うもので、役員・・つまり、議決権をもっているモノは行いません 書記に任命されるのは役員からで、監査役が行うこともおかしいのです 普通なら・・・議事録署名人の役をする・・・これも少し違いますね で、話を戻すと、議事録署名人が最後に「議事録に問題はない」ことを宣言されて、その会は終了になるので、虚偽の記載責任はなくなります もしも議事録署名人制度がないのでしたら、作るべきかと思います もうひとつの回答としましては、「新規約が採決によって認められていない事がわかりましたので、旧規約に基づいてこの会は進められます」と、進行役に発言してもらってから開会されると良いと思います でも、過去の議事録が残っていないのでしたら・・・問題が多いですね
その他の回答 (2)
- yuki_n_y
- ベストアンサー率59% (938/1588)
たびたび失礼します 総会の開催できる会員数がネックになりますが どちらと言えば3分の2以上(委任状を含む、記載されていない)の方が 私の所 ２ 臨時総会、役員会、評議員会は、区長が必要と認めたとき 開催する。ただし、会員の過半数の要求があったときは開催 しなければならない。 古いとされる規約に、こんな様な過半数の文書はないか確認します。 新旧どちらの規約通りに総会を行うべきでしょうか？ 第一回臨時総会次第を 議事 １．総会に至った経緯説明を含む開催挨拶(会長) ２．規約の改変について 会員の2分の1の出席とする案を提示し、承認を得る。 この時点で2分の1となります ３．役員改変について(案) (案が承認された時点で新会長挨拶、役員会長席交代、議長はそのまま依頼します) ４．その他 2分の1以外の規約改正案 その他のその他等
お礼
yuki_n_y様 何度も丁寧なご回答をいただきありがとうございます。 まず、規約の改変を行えばいいのですね。
- yuki_n_y
- ベストアンサー率59% (938/1588)
私の所の規約です （会議） 第９条 本区の会議は、総会、役員会、評議員会とする。 １ 定期総会は、毎年３月末までに開催し次の事項を定める。 １）事業報告、事業計画、会計報告、予算等に関すること。 ２）規約の制定、改正等に関すること。 ３）その他重要と認める事項。 （附則） （施行期日） １ 本規約は平成２０年 ４月 １日より施行。 （経過措置） ２ 本規約施行の際、就任している役員は、この規約で選出された 者とみなす。 定期・臨時総会で認められていなければ、古い規約で実施 認められていれば、新規約 新規約が承認なしに一般に出回っていれば、文書偽造の罪では 議事録は録音も忘れない様に、隠し録音でなく議事録作成の補助と申し出て ２台以上用意します。
お礼
yuki_n_y様 詳しいご回答ありがとうございました。 総会規約の改竄は文書偽造の罪の可能性もあるのですね。 ちなみにこれまでかなりルーズな方たちが執行部だったようで、21～28年度の総会議事録は保管されていないようです（苦笑）。
関連するQ&A
- 町内会総会での「議案」承認の判断基準について
町内会の会則に、「総会は会員の過半数の出席（委任状を含む）を要し、議事は出席者の過半数で決定する」と規定されています。 総会の開催にあたって、「委任状」の提出を得ますが、その「委任状」には、「総会に関する一切の議決権を会長に委任します」と記載されています。 そこで、会員総数が３００人の町内会において、「委任状」の提出が１５０人からあり、総会の出席者が、１００人であった場合。 総会の場で、ある「議案Ａ」において、採決を取ったところ、総会の場では、７０人が「不賛成」で、３０名が「賛成」だった場合、その「議案Ａ」の取扱いは、下記のどれが正当かお教え願います。 （１）総会の場では、不賛成が７０人であるが、「委任状」が１５０人から提出があり、 合計で２２０人が賛成であるので、過半数（１５０人以上）の賛成があるので、「議案Ａ」は、 「承認」されたものと見なし得る。 （２）「委任状」は、総会の開催の成立（過半数の出席）の判断のみに使用し、議事は、 あくまでも「出席者の過半数を獲得したかどうかで判断すべき」（議決権の委任はできない） であり、当「議案Ａ」は、出席者（１００人）の過半数の賛成は得ていないの で、 「否決」されたことになる。 （３）その他
- ベストアンサー
- その他（法律）
- 自治会の臨時総会に関する規約
自治会の臨時総会に関する規約についての質問です。 （１）総会成立の要件に関して （２）総会成立の要件を満たさなかった場合の財産の引継ぎについて 詳しい方がいらっしゃいましたら、どうぞお知恵をお貸しください。 自治会長に会計の不正の疑惑があり、臨時総会が開かれることになりそうです。 臨時総会に関する規定は以下の通りです。 「臨時総会は、会長が必要と認めたとき、会員の3分の1以上から会議目的事項を 示し、請求があった場合開催することができる。」 現在、会長の責任を追及している方たちが臨時総会を開催しようとしていますが、そもそも会長が「勝手に決めた」規約が「無効」だとして3分の1の同意を正式に取ることなく、「臨時総会お知らせの経緯」と委任状付きの「臨時総会のご案内」を配布して臨時総会を開催しようとしています。 私としては臨時総会を開催する以前に、まず総会成立の要件である3分の1以上の会員の同意を取る必要があるのではないかと考えています。この同意を取らずに「有志」だけで呼びかけた臨時総会が成立した場合、ここで議決された議案は、やはり「無効」となるのでしょうか？ また、成立要件を正式に満たさないで自治会長が解任された場合、自治会の預金等の財産は誰が管理することになるのでしょうか？ 訴訟等にもなりそうな状況ですので、法的根拠を踏まえてご教示願えましたら幸いです。 どうぞよろしくお願い申し上げます。
- ベストアンサー
- ボランティア・寄付
- 自治会総会の決議について
私の住んでいる自治会では、次のような規約が有ります。 ・総会は自治会員の過半数の出席で成立する。 ・出席者とは、実際に総会に出席した者+委任状を提出した者である。 ・総会の議事は出席者の過半数をもって決する。 ・可否同数のときは議長の決するところによる。 ここで実際の総会の出席状況はと言うと、実際に総会に出席する人は自治会員の約4割で、委任状提出した人約3割を加算して総会が成立しています。また委任状は、誰に委任するかの欄には「議長」とはじめから印刷された物が配布されます。 上記状況で賛否が相半ばするような議事(賛否の数が近いが同数では無い)が有った場合、委任状によって委任された議長が、議事に対し反対若しくは賛成の意思を示さないと、出席者の過半数とならないかと思いますが、現状は実際に総会に出席した人のみの多数決で議決されています。 ここで質問です。賛否が相半ばするような議事(賛否の数が近いが同数では無い)が有った場合、議長が賛成若しくは反対の意思表示をして議決して良いものでしょうか。
- ベストアンサー
- その他（行政・福祉）
- 町会総会での町会役員の議決権の有無について
町会総会で議案を提示する町会役員(町会長、副会長、会計、班長）には議決権がありますか？ 総会席上で議案を提示する町会役員は承認を受ける側なので、議決権はないとの話が出ました。町会規約上は 第１１条-３項に 総会は、会員の過半数(委任状を含む）の出席を持って成立し、議決は出席者の過半数による。可否同数の場合は議長が決定する。 とあるのみです。 総会の出席者には、当然会員でもある町会役員が含まれているので議決権はあると思いますが、どうなのでしょうか。 議決権総数＝270、出席町会員数＝53（町会役員21を含む）、委任状数＝169(議長に委任） という状況でした。 総会では、議長が一般的な解釈として町会委役員も議決権を有するとしたうえで、討論されました。 結局その場で町会役員を除き、その議決権の有無について採決を取り、町会役員にも議決権はあるとされました。過去の総会にはこのような話が出たことはありませんでしたので、実態はどうなのか知りたいと思います。必要であれば規約の改正等を行うことも考えねばならないので、よろしくお願いいたします。
- ベストアンサー
- その他（法律）
- この自治会総会議決は有効でしょうか（少し長文）
先日私の住む住宅の自治会総会がありました。 構成は全戸で９０件、出席者４９名、委任状３２名でした。 ある議案が賛成１８名、反対１名、保留３０名でそのときに決まらず、持ち越しになりました。 後日開かれた新しい役員会で、「委任状が３２名あるので賛成１８（議長含）＋委任３２計５０で過半数となるので議案は可決されるものだ」という内容の議事録が回付されてきました。「過半数になっていないのでは？」と異議を申し立てると今回下記のような役員会の議事録が回ってきました。この内容について皆さんにお伺いしたいと思います。 議事録の要約は次のようなものです。（前略） 過半数を超えていないのではないかとのご意見がございましたが、自治会規定によると、総会の出席者には委任状による出席者を含んでいることが規定されておりますので、規定に従い議案が承認されている・・ 第１６条（総会の定足数） 総会は会員の２分の１以上（委任状含む）の出席がなければ開会することができない。 第１７条１（総会の議決） 総会の議事は、出席会員の過半数をもって決し、可否同数の時は議長の決するところによる。 第１７条３ やむ得ない理由の為、総会に出席できない会員は、委任状により他の会員を代理人として委任することが出来る。 質問したいのは （１）出席者に委任状の数もカウントするのか? （２）個人を指名した委任状なら判るが、たいていは白紙もしくは総会議決、議長に委任というのが多いと思いますが、これらの取り扱いは？ （３）賛成１８名（議長含）とありますが、議長に議決権はある？ （４）最終的に総会の場で決まらなかった本議案は現段階で有効（成立）なのでしょうかそれともまだ保留のままなのでしょうか？ 以上長文の割には中身のない内容で恐縮ですがアドバイスをお願いします。
- ベストアンサー
- その他（法律）
- 自治会総会の委任状の扱いについて
こちらでは役員の任期が4月1日より1年間で総会は毎年4月の中旬に行われます。 旧役員による活動報告、決算が承認された後、新役員の活動計画や予算が承認されて めでたし、めでたし。というのが恒例です。 議長選出は総会で立候補・他薦を募りますが例年は新旧の役員がそれぞれ指名して総会で承認されてきまります。 ですから旧役員の決算承認までを担当する議長。年間計画・予算承認・新役員の承認を担当する議長と2名の場合があります。 新旧の役員が対立しなければ（笑）１名の議長がそれぞれを担当します。 会員の総数は約400世帯。役員はそれぞれ12名、総会の出席者は約90名〔新旧役員を含む）、委任状が120程度で、なんとか過半数で開催要件を満たしている実情です。 総会の委任状は議長に対する白紙委任状で、旧役員が作成し集めることになっているようです。 任期は終わっているのだからこれはおかしいと主張しているのですが、総会で承認されるまで新役員は役員候補であって役員ではないという解釈らしいのですが。 そこでまず、議長に対する白紙委任状の解釈についてお尋ねいたします。 新役員によって自治会費の値下げ等、自治会規約改正についての議案が提出されている場合 議長に対して出された白紙委任状の扱いはどのようになるのでしょうか？ 議長は運営側から選出されるケースがほとんどで議長に対する委任状はすはわち、運営側に委任するとみなされて議案に賛成するとみなされる と解釈してよろしいのでしょうか。 仮に総会出席者の大多数が反対であっても委任状の数がそれを上回れば可決になるとういうことになります。 最初から賛否がわかっているのなら総会を開く意味がないという人もいらっしゃいますが。 あるいは議長は中立の立場だから賛否の多いほうに、委任状の数を加えるということになるのでしょうか？ また、このような総会において提案者側〔新役員〕13名は議決に加わることはできるのでしょうか？ 総会前にアンケート〔議決権行使書としては現行の規約にないので〕を欠席予定約２００世帯から回収したところ規約の改定に反対する人は５％以下でした。 こちらでは会則の改定は総会出席者の2/3以上の賛成を要するので全出席者が仮に９０名とした場合 議長と提案者を除けば２５名の反対者、会員の5％足らずで会則の変更はできないことになります。 例年の６０名程度の出席者では１５人の反対で改定はできないことになります。 これでは100年たっても実情に即した規約改定ができません。
- 締切済み
- その他（生活・暮らし）
- 規約と総会の議決どちらが有効か
築１０年、戸数６０戸の分譲マンションを原始規約で運用している役員です。 以下２件の質問に対し、ご回答、ご指導のほどよろしくお願いします。 １．前年度に管理会社の提案により、修繕積立金を各戸一律に6,000円 値上げすることが総会で可決されました。 規約では、共有持分の割合で金額を算出するとあります。過去に は管理費等は、共有持分の割合で算出していました。 ２．修繕積立金の取り崩しについてですが、火災保険、損害保険を５ 年分一括支払いで約３００万円を特別会計から取り崩していま す。（決算報告書で確認） 規約では、火災保険、損害保険は、一般会計から支出すると明記 されています。 管理会社は、規約で「区分所有者全体の利益のために特別に要す る費用」と明記されているので問題ない。との見解ですが、一 方、規約では、総会の議決承認事項の項目で「区分所有者全体の 利益のために特別に要する費用」と明記されており総会では議案 の提出がないため、承認していません。 以上の２件について総会で議決された場合、規約と総会の議決はど ちらが有効なのでしょうか。（いずれも規約の改正はありませ ん。） 運用している原始規約では、議長一任の委任状のみで総会の出席者とみなし、区分所有法で定められている議決権行使書もなく、毎回、僅か十数名の出席者と委任状で過半数となり、総会が成立しています。 問題も多く、一日も早く、標準マンション管理規約に沿った管理規約に改正したいのですが役員、組合員の関心が薄く管理会社も改正に対し、非協力的でなかなか進展しません。 あわせてよい知恵がありましたら教えてください。 よろしくお願いします。
- ベストアンサー
- その他（法律）
- 自治会の総会での委任状の取り扱いについて
自治会で会則を変更して自治会費を値上げする議案が今度の総会でだされます。 総会は毎年委任状が多数で出席するのは新旧の役員とその他数名くらいです。 そこで、質問なのですが、委任状には「議決権限一切を＿＿＿に委任する」となっており、そこに名前を記入するようになっています。そして、会則変更には「出席者の３分の２以上の賛成で変更する」となっています。 この場合、委任状に記載された出席者が委任状を出した人の議決権を行使するということになる、と解釈したらいいのでしょうか。 つまりAさんが「Bさんに委任する」という委任状であれば、出席したＢさんはＡさんの分をふくめ２議決権がある、と考えるのでしょうか。 また、そこに「議長」とか「会長」とか記入されていたらその議長や会長の票となってしまうのでしょうか。 委任状ばっかりですでに「会長に委任」というのが３分の２以上あるのであれば、総会でいくら論じても変更がとおってしまうのではないかと思案しています。 またこの総会では、新旧役員の変更がありますが、通常「会長」や「班長」と記入された場合、旧役員と解釈するのでしょうか。 一緒に考えている近所の人は「委任状っていうのはそこで決まった事に文句言わないってことだから、出席した人のうち３分の１が反対すればなんとかなる」という解釈なんですが、本当にそうなのかな、と思いました。
- ベストアンサー
- その他（社会）
- ＰＴＡ総会は議長を選出しないといけない？
質問させてください。どうぞよろしくお願いします。 ＰＴＡの総会を毎年開催していますが、出席者というと前年度役員・新役員のみという現状です。新役員はすでに書面で承認されています。議事としててはすでに書面で配布されている、役員紹介、予算決算、活動報告、活動予定となっています。当日は、内々に声掛けをしている議長、副議長が選ばれ、上記３点について、ずらずと読み上げていくだけです。通常質問もなく、承認されて終了ということです。その間読み上げなど担当も変わることから約１時間。 その承認後はコーラスの演奏、教職員方の紹介などかなり楽しいものです。 しかし、いかんせん、参加者が役員のみという現状では、意味があるのかどうか疑問でなりません。保護者からも書面承認でいいから、すでに配布されているであるから、簡潔に、異議ありませんでしょうか？と問いをしてもらい、質問があれば答える。形式も大切だが、多くの保護者の参加を求めることが先決ではないかという声がでています。 質問、規約上は総会を開催することは明記。出席者（委任上を含む）の過半数で承認。とあります。 上記について、書面承認が可能か。議長選出など行わず承認されている会長が会員に対して簡潔に承認を得るということは可能でしょうか。 もし、現規約で難しいとすると、上記方法をするために、どのように規約を改正すればよいでしょうか。（規約のためにＰＴＡがあるのではなく、会員ひいては子どもたちのための規約というよう、前例踏襲は打開したいと思っています。）どうぞお願いします。
- 締切済み
- 小学校
お礼
sutorama様 はい、本当に問題の多い町内会で、これからどうすればいいか、ため息が出ます（苦笑）。 議事録署名人制度は今回から導入して、きっちり議事録を残すことにしました。ただ、ご教示いただいたように、総会終了時に、議事録署名人が議事録に問題がないことを確認する、というのは知らないことでしたので、たいへん参考になりました。 開会時の宣言も、そのようにさせていただくことにします。 yuki_n_y様のご回答もたいへん参考になりましたし、どの方のご回答をベストアンサーにするか迷いましたが、sutorama様のご回答をベストアンサーとし、受付を締め切らせていただきます。 お知恵をお貸しいただき、ありがとうございました。
補足
sutorama様 ご回答ありがとうございました。 私の監査役に関しては、総会の承認がなかった（前会長が定期総会直前に勝手に指名した）ということで無効となりました。また分からないことでみなさまのお知恵をお借りすることになるかもしれませんが、今後、その前提でお話させていただきますね。