メールを確実にチェックさせる方法

質問

メールの確認をしない人がいて、非常に困っています。何とか確実にメールを確認させる方法はないでしょうか。（以下長文です）

職場の同僚で、メールを全く確認しない人がいます。
メールでしか伝えられない諸連絡がきても当然わからない。
で、困った他の同僚がその諸連絡をプリントアウトして、本人に伝えると「わかっている」と返事。
（もちろんわかっているはずはないのだが。）
仕事で各種ファイルを送る必要があってそのようにしても、やはり見てくれない。

逆にファイルをメールで送ってよこすようにお願いすると、わざわざすべてプリントアウトして持ってくる。
（A4で100枚持ってこられたときにはさすがに呆れたが、本人はご満悦のドヤ顔。）

PCは各自に1台ずつ貸与されています。本人はしばしば趣味のページを閲覧し、デジカメで撮った写真を編集をするくらいですからPCが使えないわけではない様子。仕事上の文書もワードで作るときもある。
（本人の自宅のPCでは出会い系サイトも活用しているらしいが、確認とれず。）

出退勤記録もPCでやるのですが、そのマニュアルがメールで来る。当然読んでいないからやっていない。
昨年は出退勤記録をすべて手書きで出したそう。
（「手書きでダメ」という規定はないのですが、わざと改変することも可能なわけなのでPCでおこなう。）
おそらく今年度もそうされているのだと思う。

過日、管理職がその人のメールボックスを確認したと聞きました。
２年半全くチェックしておらず、数千通のメールがそのままになっていたということです。
（2年半前…現在使用しているPCが貸与されたときと思われる。）
管理職が本人に訊いたら「何の不具合も起きていないから問題ない」との返事。

周囲は「あの人にメール送っても読んでもらえないし、もちろん返事も来ない。仕事をする上で内部的にも対外的にも非常に困る」と言っているのですが、本人は「きちんと確認しています」と嘘の返事をする。
（「開封確認」でメールを送ってもその返事はないので、開封されていないことが判断できる。）

年度末総括の各種書類は今でも手書きで出されて、周囲から「ワードやエクセルで作成してください」と言われてもそのまま。当然書類をハードディスクに保存できないので、周りの人たちはプリントアウトしてファイリングしなければならない。結果として時間と労力を無駄にする作業が増える。

管理職はもちろん、仲のいい同僚が本人に注意しても「確認します」「確認しています」と同じ返事の繰り返しで、結果確認した形跡はない。

どうにかして確実にメールを確認させる方法はないでしょうか。

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回答No.3

oosawa_i

こんばんは。

質問を読んだ感想としては、この問題について悩むべきなのはあなたたち同僚ではなくて、その人またはあなたの上司だということです。
あなたたちが出来るのは、「彼がメールを読まないことで、業務上このような支障が生じている」という客観的事実を淡々と上司に報告することです。
文書の方がいいですね。
メールでもいいと思います。
他の同僚にも、その行動をしてもらいましょう。

その文書が積み重なれば上司も動かなくちゃいけないと思うでしょうし、実際に動きやすくなります。
管理職が注意しても治らないということですが、それは「注意」だから聞かないんです。
上司や管理職が職務命令なり懲戒処分なりをしやすいように、材料を提供しましょう。

ポイントは、あなたの気持ちなどはあまり書かずに、客観的事実だけを淡々と書くことです。

さっそく明日から行動しましょう。

補足

管理職も「あの人はメール使わないから」というスタンスなのです。私たちからは管理職に何度も話しているのですが、そこから本人に注意がいっているかどうかは分かりません。

他のどうでもいい事に首突っ込まないで、基本的なことをちゃんとできるように注意するのが管理職の役割だと思うのですが、それが「言っても仕方ない」という対応にされると現場が困るのです。

皆様の周りでもこういう方はいらっしゃるでしょうか。