議事録の公開

質問

当方のマンションでは毎月の理事会の議事録は公開してくれませんが
理事会報告と言うことで議案と決議内容の報告書として全戸に配布してます。

但し報告書には理事会の時間、何時から何時まで行なったのか、何人出席して出席者と欠席者が誰なのか、可決された議案の賛成反対の割合がどうなってるのか全員一致で賛成なのか、

会議議事録の様式を省略しているので多少スッキリしません。

本来１時間も有れば終了する低度の議案なのにいつも３～４時間掛けて理事会を開いてます。
人によっては、な～に話が横道にそれて雑談が多いからだよ、と言う人もいます。

一度理事に聞いたら、議事録は配布できないので報告書を配布してるので議案と検討結果の報告で十分ですと言われました。

当方のマンションの管理規約には理事会報告について特に明記が無いので議事録は公開できないので報告書を出していると言われれば、はあそうですかと返事せざるを得ませんが

議事録を公開しない理事会って普通なのでしょうか。疑問です。

回答No.2

ゆのじ（@u-jk49） · ベストアンサー

報告書より、議事録の方が手短で簡略されているのが普通。

でも、まあ、理事長(議長)が議事録を作成し、書面による請求があった時は、閲覧させることを要するというのが決まり。よって、書面請求するか、あるいは、それが駄目だというのなら、「理事会運営細則」を作成し、その総会承認を試みれば良いこと。「細則」にて、議事録の全戸配布を明記すれば良い。「細則」制定は、普通決議での承認で良い。

でも、報告書として、読み易い文面にしてくれる努力を認めるべき。世の中には、理事会などやらないところ、やっても議事録を作成しないところが多いのです。総会は一年に一度、必ずやらなくてはいけませんが、理事会って、やらなくても法的に問われませんからね。

回答No.4

kofusano

議事録は報告書作成のためのメモ的なもので理事会に出席していない人にとっては理解できないものもあるはずです
ですから報告書が全戸に配布されているのであれば問題ないでしょう

会議議事録の様式を省略は程度問題ですが省略が多いと思います
長時間かけて理事会を開くのも考え方を変えれば役員同士の意思疎通の時間が取れて良しとも取れます

回答No.3

at9_am

議事録が何か必要なのかな？　という気はしますが、それは置いておくとして。

議事録は、現状では作っていないでしょうね。だれが何を言った、などというのを記録するのは、非常にコストがかかります。現状からそれほど多くないコストの範囲内なら、何月何日何時からどこで行って、出席者が誰で、採決の結果（普通は全会一致が基本だと思うけれども）くらいまででしょうね。

> 本来１時間も有れば終了する低度の議案なのにいつも３～４時間掛けて理事会を開いてます。

１時間もあれば終了する議案どころか、10分で決まる会議を3時間以上かけて（就業時間外に）行い、次の日辺りにそのまた上の上司の鶴の一声でひっくり返る某社に対する当てつけですか。

回答No.1

kyo-mogu

団地ですが当番制なので理事を経験していますが、議事録は公開していません。

　まず、住民に対する個人的な情報も多いです。毎月支払うお金が払われていないなどの報告も出てきます。トラブルに関する事もありますので。

　金銭的な事などはやっぱり時間がかかります。予算の問題とかもあります。　何事もうまく行く状態で有れば良いのですが、なんらかの問題があります。全員が納得ということも出来ない事もあります。

　時期によっては、なにも無いときもあると思いますが。　

　理事会以外でも保護者会とかなどの話し合いでも時間は使います。説明などに時間を取りますし、質疑応答。方向性の決定など。特に詳しい、慣れている人なら早いですが、そうでない人では、何を決めるのかなどが分からないままでということも多いです。

　理事になれば、自ずと分かってくる事もありますよ。　

　それと、開始時間に全員がそろわないこともありますので、遅れてきた分長く成ります。