メールにまつわる報告

質問

はじめまして。私は一般事務をしています
業務指示として上司より
資料をまとめてメールで送って
ということや
こういう内容をメールで課内全員に通達して
ということを頼まれます

この場合、メールを送信したという報告を口頭で行うことは必要でしょうか？
これまでとにかく報連相！ と考えてきたのですが、
見ればわかることなのでくどい気もしてきました
ちなみに、上記の例ですと
資料の送り先や課内全員のうちに、指示をくれた上司は含まれます

これくらい自分で判断できなくてどうする、とも思うのですが
考え始めたら思考がループしてしまって進まなくなってしまったので
ご意見いただけましたら幸いです

回答No.5

doorakanai

事務員です。バラバラです。
その頼み事をされる寸前に、依頼者が客先か何かとその件で話してるのを聞いていたら、
依頼者が電話魔かせっかちなら、本当に急いでそうだったら先方とすぐに話すだろうから、
No,4の方が書かれているように、よく分かってない人なら
すぐに言います。

そうでなかったり、送信先もこちらも終業寸前の時間、
今まで依頼者に逐一報告してたが「いちいち言わなくていい」と言われた事がある時、
送信先に依頼者が含まれているのを前提に黙っています。

依頼者がいつも忙しく、ゆっくりホーレンソーしてる暇がない人なら
自分が忙しくてそんな事言ってる場合じゃない時、
何かのついでに言っておきます。

とにかく報連相や、とにかく言わない　みたいに十把一絡げに考えても無駄でしょう。

回答No.4

AkiraHari

その方のスタイルに寄ります。
その上司が口頭での報告を求めているなら、口頭で報告します。
求めていないなら、しません。

ほんんど１日中PCに向かっていて、メーラーを常時起動している人であっても、新着メールに気付かない人もいます。

>こういう内容をメールで課内全員に通達して
>ということを頼まれます
こんな頼みごとをする上司がPCに詳しいとは思えません。おそらく新着メールに気付かないでしょう。
一々頼んでいないで、さっさと自分でメールしたほうが楽だし早いのに、あまりできないから事務の方に頼むのです。
このようなレベルの人に新着メールに気付けというのが無理かしれません。
その方のPCにポップアップで「メールが来ました」と出るようにしてあげるとか、いろいろフリーソフトがあるから手を打つのもいいかしれません。

回答No.3

SEI-R

念のためという意味では報告した方が良いでしょう。

口頭での報告は、言ってみれば最終確認であり、自分の責任は果たしたというアピールです。

また、誤って送り忘れたりした場合に、普段から口頭報告をしていれば報告が無い時に上司側も気付けるわけで、「もしも」のトラブルを避ける予防策になります。

たった一言「送っておきました」と言えば済む話ですから、トラブった時のリスクを考えればやっておいて損は無いでしょう。

回答No.2

dogday

ほうれんそうの真意は、
上長に伝達して承認もらったら、以後の責任は自分にはないってこと。

だから口頭で伝えないと、上長は送ったこと知らないし、内容確認しないでメール送付しているわけで、
失敗は全部自分の責任になりますし、
メール伝達は上長の業務であって、上長の指示下だから成功は当然であって、あなたの勤務評価には一切繋がりません。

口頭でも毎回OKをもらうことって、責任を水掛け論にしないための最大のセーフティーです。

回答No.1

kurokaigenn

前職からの判断になりますがよろしければ。

上司からメールを送る指示があったら送った後は口頭で
上司に報告した方が思います。
メールは届いても読まれていない可能性があります。
パソコンの前に座っていても別の作業をしていてメーラーを
閉じている上司もいます。
送った後で「送った？送ったら報告しろ！」と言う人もいるので
口頭で伝えておいた方が余計な問題にならなくて済みます。
口頭での報告が不要なら上司の方から不要と言ってくると思います。
課内の人への報告は人数にもよりますがそれなりの数でしたら
上司に「他の送り先の方にも口頭で伝えるか？」という旨を
質問したらうまく進めるのではと思います。
もしかしたら上司以外に主導で動いている社員もいらっしゃるかも
しれませんのでその人にも口頭で伝えてくれという指示があるかも
しれません。電話などで外出先から指示があった場合も
出来たらメール送信後に電話をかけてメールを出した旨伝えると
上手く進められるかと思います。