マニュアル管理

質問

現在社内マニュアルの見直しをすすめていますが形骸化を防ぐ為に、どのような管理方法が最適でしょうか。

回答No.2

OK-SUNNY

従来は「紙・規約・規定・標準マニュアル等」で、総数300冊位でしたが、全て、電子化した。
紙（Paper）では、維持管理印刷配布運用面で、億の単位経費が必要でしたし、周知徹底が困難でした。
例えば、経理・財務関連の規約・マニュアル等は、全部部門において業務と整合する規約であるとともに、「日次決算システム」とも連動させて運用しています。
日次決算と言うのは、その日の24：00に締め切りますと、日次・週刊・月次・3か月毎・半期・年度の決算報告が処理される。
経理部門は、従来、年度決算・半期決算の度に徹夜作業でしたが、日次決算システム化に伴い、平常就労時間内で就労。
問題は、入力する部門が、勘定科目・費目の選択に困った時に対応する自動チェック機能とマニュアルとの３者が連動する仕組みづくりです。これには３年間を要した。
開発・試験・設計・生産等の技術部門向けは、ＣＡＤとＣＡＥと資機材品質強度耐久性等の諸データベースとのリンク化ですし、
使用者の端末画面サイズと２台の端末併用化を具体化したことです。
効果は、図面管理費用・外注委託役務工数を激減させたことですし、ブラケットと言う品名の個数を１００万個から１万個以下に減少させたことです。
全社総合品質管理体系との関連性とともに、海外生産工場との整合化にも当然適用させております。
全社員の教育とともに、受講歴・検索歴・規約類の使用履歴等もチェックしています。
教育は自宅でもe-Learningで受講・成否チェック・補講とともに社員の基礎知識習得レベルも記録し、向上しない社員に対しては、３回の成果が向上しない場合、配転候補リストに記載します。
勿論、人事部・教育研修支援部と所属部長と当人との４者で当人の意向を打診します。
中国では、労働賃金が日本よりも安価だから中国へ移行すると言う風潮ではなく、需要地で生産すると言う方針でおりましたから、社員寮・食堂・洗濯と乾燥と異文化交流等で多大な投資を行った。その結果、日本で生産する原価と同額であったからびっくり。１年を経過すると離職者が増加する。保有技術の証明書の発行を要求してくるが、筆記と応用実務をチェックする。
離職希望者の大多数が合格しない。
基礎知識・基礎技術を備えていないから、そこから研修をスタートさせねばなりません。
工場の敷地内に鉄板を敷いた。この鉄板は、固定資産か？と言う様な問題を出題するのです。
また、糸とものさしを与えて、９０度の角度を造れと言う実務問題もできません。
ピタゴラスの定理を知っていて、これを応用する事の技術を備えているかです。
用語の意味も重要です。
社員寮をマンション、アパートメントハウス、ドミトリー、コンドミニアムの中でどれが酷似しているか？

さて、上述のマニュアル類には、品番等のコード体系が重要です。
同時に更新履歴管理も重要です。

抽象的な説明でした。
もし、時間があればＮＡＳＡの文書管理（ドキュメント管理）システムをご覧ください。
その関連の書籍は出版されておりますよ。

回答No.1

畑山 隆志（@deltalon）

常に手元に置いて参照できることが望ましい。
　そのためには軽いつくりであることが重要。なので従来の重い、さらに探しまわる必要のある紙ではなく、電子ブック形式であることが必要と思われる。

　次に、目次が上位の概念を下位の現場具体例へとおろす方向を逆にしておく必要がある。つまり「労働規則について」から探すのではなく、「残業時はこのような処理をします」といったいわばQ&Aから始めるようにすれば利便性は高まる。このためにも電子化して、小項目をリンクでつないだ形の方が使いやすくなる。これを実現した場合、よくみるHTMLによるいわばサイトになる。

　同時に現状にあわせて頻繁にかえられるように、担当者をおいた方がいい。

　そして運用にあたり、各人が互いに間違った手順を指摘できるような風土を醸成しておく必要がある。

お礼

大変参考になりました。
ありがとうございました。