ビジネス英文メールの添削をお願い致します。

質問

自分なりに作成してみましたところ、
なんだかハテナで頭の中がいっぱいです。

ネイティブに伝わるかどうか不安ですので、
大変恐縮ですが、添削いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

（いつも添削くださっている皆様、どうもありがとうございます。
今回もどうかお知恵をお貸しくださませ。）

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トム教授へ

昨日、トム教授の身分証明書の申請をいたしました。
事務の方によると、すぐに発行されるとのことです。

身分証明書が発行されましたら、
図書館の利用申請をすることができます。

添付のファイルに記入して、身分証明書とあわせて
付属図書館に持参してください。

図書館利用申請書の記入でわからないことがありましたら、
ご遠慮なくおっしゃってください。

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Dear Prof.Tom,

I applied your identification papers yesterday.
According to a staff, it is going to issue soon.

After an indentification papers issue,
you can apply utilisation of library.

Please fill in attached file and hand in University library
with your identification papers.

If you have further information about how to write the application form,
please feel free to ask me.

Best reagards,
Tanaka

回答No.2

noname#231624 · ベストアンサー

今までのお手紙もなのですが、文法的な間違いや語法の間違いなど、細かい間違いはところどころ見受けられますが、ネイティブにも十分に通じる英語だと思います。
もっと自信を持ってくださいねぇ～＾＾

> Dear Prof.Tom,

これは同僚。。。というか、同じ職場でこれから働く先生へのレターだと思いますので、これから呼ぶであろう呼び方でいいと思います。
普通は、敬称（この場合は “Prof.”）をつけて呼ぶ場合は苗字で呼びます。
しかし、それぞれの職場にはそれぞれのルール（？）があると思いますので、気にすることはないでしょう。＾＾
ただ、ピリオドと名前の間にはスペースを入れてくださいね。

＞ I applied your identification papers yesterday.

“apply” は自動詞ですので、前置詞（この場合は“for”）が必要です。
また、身分証明書というのは、A4サイズなどの紙に印刷されている手紙みたいなものをさしているのでしょうか。
そうであれば、“identification papers” でもいいと思います。
しかし、一般的なカードのようなものはNo.1の方も書かれているように、“identification card”または、“ID (card)”と呼びます。
もしくは、両方もらえるようであれば、“identification documents” と表せます。

“I applied for your identification documents yesterday.”

> According to a staff, it is going to issue soon.

身分証明書は自ら“issue” する（発行する）ことは出来ません。
ご自身の日本語文にも書かれているように、『発行される』のです。
つまり、受動態を用いなくてはなりません。
また、主語である “it” は前出の “identification papers” を指していると思います。
“soon” などの言葉は使わない方がいいというご意見もあるようですが、私は個人としては、日を限定しなくても良い場合は、しない方がいいと思っています。
予定が狂うことって、間々ありますからね、アメリカでは。。。
あ、日本の場合はきちんとしているから、そんな心配は要らないかも。。。ですね。＾＾；

“According to the office, they will be issued soon.”

> After an indentification papers issue, you can apply utilisation of library.

スペルミスが二つあります。
“identification” と “utilization” ですね。
また、“ID” は自ら発行することは出来ないということと、“apply” は自動詞であることは前にも書きました。

“After the identification documents are issued, you will be able to apply for a library card.”

> Please fill in attached file and hand in University library with your identification papers.

“hand in” という表現ですが、レポートなどを提出する際に使われます。
申請書などを提出する場合は、“submit” を使いましょう。

“Please fill in the application form attached, and submit it to the library with your ID card.”

> If you have further information about how to write the application form, please feel free to ask me.

『更なる情報を持っている』のであれば、質問する必要はありません。
『更なる情報が必要である』場合に質問するんですよね。

“Should you need any assistance to fill it out, please feel free to contact me at any time.”

以上、ご参考まで。＾＾

お礼

ご丁寧に説明いただき感謝いたしております。大変勉強になりました。またどうか添削いただけると嬉しいです。ありがとうございました！！

回答No.1

ninja_ex250

トムってトーマスとかの愛称だから、ビジネスレターには使わないです。姓かフルネームでお呼びするほうがいいでしょう。yesterdayとかsoon shortlyだとレターとしてあまり意味を成さないので普通は3営業日とか具体的な数字を入れます。最後のShould you...は定型文です。

May 27, 2011

Dear Prof. XXXX,

I have applied for your ID card on the May 26.
It should be issued shortly according to the office staff.
You may apply for a library card upon receipt of the ID.
Attached is the application form. Please fill out and
submit the form to a librarian with your newly issued ID.

Should you have any questions please do not hesitate to
contact me.

Best regards,
Ichiro Tanaka

お礼

ありがとうございます！ビジネスメールの基本をよくわかっていませんでしたので、教えていただき大変勉強になりました。またどうぞよろしくお願いいたします！