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職場の電話応対についての質問
hennawayの回答
電話応対には諸説があるようで、人によってこれが正しいとか間違っているとか言うことがあります。 あくまで私が２０年近い事務職の実経験から思うことを書きます。ですから、ushimisokaさんも周囲の応対を観察しつつも、ご自身でも考えて、より良い応対へ改善をしていってください。 さて、受付からの電話は、すでに社名が分かっている訳ですから、私であれば社名は言わず、「いらっしゃいませ。XX部でございます。」と言って出ます。これまで複数の会社で働きましたが、「いらっしゃいませ」とつける人はいなかったように記憶しています。でも、私は、電話とは言え、面と向かった場合、つまり受付に座っていた場合、必ず「いらっしゃいませ」と言いますよね？顔が見えるか見えないかの違いだけで、来客への第一声は「いらっしゃいませ」だと思うのです。 関連会社や親会社からの電話ということですが、これは外線ですか？ビルが違っても内線で繋がっているのでしょうか？いずれにせよ、会社は違う訳ですから、社名を名乗り（でも人によってはそんなのわかっているよっとイラッとするかもしれないので）、「XX社、XX部でございます」とするのはどうですか？ 「お世話になっております」は便利な言葉で、とりあえず言う感じの人が多いように思います。そんな心がこもっていない言葉は嫌いなんですよね、しかも私はひねくれた性格なので、自分が電話を掛けてそれを言われると、「いえ、初めての電話なのですが。。。」と言うことがあります（年齢を重ねると恐いですね、笑）。理想は、取引先か初めての会社かがわかればいいのですが、そうもいかないでしょうから、やはりその便利な言葉をつけるしかないでしょう。でも少し感謝の心を持って言うと響きが良くなると思います。 「おつかれさま」は個人レベルなら良いと思いますが。。。。私が外線を掛けてそれを言われると、疲れてないよー言いたくなります。 電話はつなぐことを前提に対応してはいけません。社員の人が出られなかったり出たくなかったりする場合がありますから。どんな時でも、「XXさんいますか？」と聞かれたら、「確認いたします。少々お待ちくださいませ。」です。 電話機の操作は電話機や電話システム設定によって、会社により異なると思います。社内の人に聞くのがベストですが、【外線を受けた場合】に書かれてあるので良いように思いますよ。トライアンドエラーで少し頑張ってみてください。 最後に、電話応対は若い人の仕事だったりしますよね。簡単な仕事と思われることが多いのですが、実は部署もしくは会社全体を広く知っていないと応対はできないという難しいものでもあります。会社の印象を左右するし、相手の方の気分を良くするのも悪くするのも電話に出た人です。ですから、電話応対は一期一会の真剣勝負（大げさですが）だと思いますので、適度の緊張は必要です。 いまはまだプレッシャーで押しつぶされそうな状況のようですが、いざとなったら電話を仕切ってあげるわよーくらいの気迫でもう少し頑張ってみてください。
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