通帳に入金して出金した記録を残す意味はあるのか？

質問

私は会社の決算に関わりのない経理？の作業をしています。
国から委託事業を受けたため、国から○千万円というお金を使って事業をすることができます。
けれども最初に○千万円が振込まれるわけではなく、
事業に関係のある費用として認められた金額に対し年度末に振り込まれるものです。
そのため、会社の財務諸表とは関係がない形にしています。
ですので【現金　/　当座預金】といった振替伝票を作成するわけではありません。
費用である領収書などをまとめておくだけです。
もちろん国に最初の時点である程度こういった費用に使いますという見積もりを提出します。

私の疑問点ですが、次の作業をします。
お金を使った金額を（もしくは使う前に金額がわかっていればその金額を）
通帳に入金してすぐ出金しています。（ATMではなく窓口で）
”金を使った”という証拠として通帳に残しています。
例えばを８月１０日である本日お店で買い物して３０００円の領収書と５０００円の領収書をもらいました。
通帳には
年月日　　　お支払金額　　お預り金額　　差引残高
21-08-10　　 　　　　　　　　　　　　3,000　　 　　　3,000
21-08-10　　 　　　3,000　　　　　 　　　　　　　　　　　0
21-08-10　　　　　　　 　　　　　　　5,000　　　　　 5,000
21-08-10　　　　 　5,000　　　　　　 　　　　　　　　　　0
という形で銀行に入れて出して通帳に残す作業をしています。

はっきりいって無駄な作業なんじゃないかと思ってしまいます。
国からそういう作業をしろという指示があるわけでもありません。
銀行の窓口さんに無駄な時間を使わせていると感じてしまいます。
単に通帳に入金と出金の記録が残っただけで”金を使った”という
証明にはならないと私は考えます。
これは必要な作業なんでしょうか？

回答No.2

QES

ＮＯ．１です。
国の委託事業だけを管理するために専用の通帳を作って入出金管理をされているのなら通帳への記帳は全く無意味ではないでしょう。
しかし同一日に複数の支出項目があるのは常識であり、それをまとめて一行で印字してあってもそれの明細が明確であれば何の問題も無いですし、問われれば説明すればよいだけです。
国の委託金だということで必要以上に神経質になっておられるようですが、委託金に剰余金を一円も発生させないこと、対象外経費の支出が無いこと、執行が年度を越えないことが大切です。
特に剰余金を出さないことで、民間なら余ったら返せば良いのではと簡単に考えますが、実はそうではなく１円まで使い切るために最後の数字合わせに苦慮します。

お礼

たびたび回答頂きありがとうございます。
入金してすぐ出金の記帳作業はこの事業専用の通帳です。
まとめて一行で印字でも良いのではないかという疑問点は以前上司に述べましたが却下されました。
"これはこの分だと証明できるのか？分かりやすくするために一つ一つの経費分をそれぞれ一行で印字しろ。"と言われました。
一つ一つ経費発生した分を発生した日に記帳をするように全て行うことは非常に困難です。
いくつか日付がずれてたりまたは都合により順番が入れ変わってしまってあるのもあります。
その点でややこしくなるからできるだけまとめて印字は避けるようにしろということかもしれませんが。

改めて考えてみますと"この作業は必要"と納得できない（したくない）のは銀行窓口の手を煩わせたくないという私のわがままというのもあるでしょう。
銀行だって慈善事業ではないですし、人件費がかかっています。
しかし、こちらとしては"この作業"に対し銀行にお金は全く払っておりませんし
口座残高もすぐ０にしてしまうため銀行にとっては迷惑でしかないと感じてしまいます。

回答No.1

QES

はっきり言って無駄な仕事ですね。
市で国・県の様々な補助金を受けて事業を行い、実績報告を出しています。
後日会計検査が行われる可能性もあり、会計調書類の整理保存が重要なことは言うまでもありません。
しかしそれは補助対象となった経費の支出調書であって、通帳への個別の記帳ではありません。
もっとも支出は毎日会計課において、その日の市の支出の合計額を一本の小切手を発行して指定金融機関に渡していますので、通帳の個別の記帳など存在しません。

なお証拠書類となる支出調書は、日付、金額、支出科目、明細、請求書の貼り付け、領収書の貼り付け、決裁権者の押印などが必要です。

お礼

回答ありがとうございました。
本日無駄な作業だと思うということを述べてきました。
『年度末近くなって○千万円の金額よりも費用が下回っていた場合、
○ヶ月前に費用発生したように見せかけてお金を余らないように
細工していないということを証明する一つの裏づけとして必要だ。
銀行に記帳されたものは細工できないからそれを利用するのだ。』
と言われました。
私の意見が通るとは思えませんでしたが、
やはりこれからもこの作業を続けていくことに変わりはありませんでした。