仕事ができていないことでの相談

質問

私が仕事ができていない。それで悩んでいます。よきアドバイスをお願いをします。

　結論から言って、「メモがうまくとれないこと」これが、自分の仕事ができていない評価につながっています。

　というのも、入社半年の新人です。今は、電話の対応や、先輩の仕事の雑用（コピー、FAXの送信。書類のかたづけ。PDFやワードの製作）を担当しています。

　で、先輩から仕事を教えて貰いながら、自分の仕事の指示も、忘れないようにメモを取るんです。が、メモを取るのに箇条書きなのですが、先輩の言葉の方が早すぎて、書ききれない。つまりAの件の指示を受け、それをメモしている間に先輩はB、Cの件と次々と話をします。

　「メモしているので、待って貰えませんか」というと、先輩はかったるい顔をします。で、それ以降待ってほしいと言えず、で、わかったように返事をしてしまい、つまり、本当のことを（待ってほしい）いわないから、仕事をミス、やり忘れが多く、信用を無くしてしまいました。

　ごめんなさい。もう少し待って貰えませんか？と先輩に言いたいのですが、嫌な顔をされてから言えず、また、とろいとか使えないと思われるのが嫌で、仕事ができている＝メモもすばやく取っている振りをしてしまいます。

　で、自分が読んでも理解ができるメモを取る方法が、少し時間がかかります。

　また、電話対応でも、相手の会社名や氏名をメモし、用件を聞いていてもメモをとることに集中したり、相手の内容をいうことがはやかったりして、「もう一度お願いをします」というと、「聞いていなかったのか」と罵声を浴びせれれ、そのごきき忘れたことをそのままにして、トラブルになったりしています。

　自分で仕事の信用をなくしています。
　だから、メモをうまく取れていないのが大まかな原因です。

　その他にも、自分の相手への言い方。物のたずね方が下手だからかもしれません。

　ほんとトラウマになっていて、けど、ここで自分自身にも負けたくないので、なんとか最低現の仕事はクリアーしたいので、よきアドバイスをお願いをします。（ほんと、仕事の内容を適当にしておく怖さ、ミニしみました。）

回答No.7

net_ · ベストアンサー

メモを取れない、というより、
人の話がきちんと聞けてません。
まずそこから間違っている気がします。
メモは要点だけをメモるのであって、一番大事なのは頭で理解することです。
理解ができてないと、応用が利かず、同じような失敗ばかりしがちです。
社内での評価も、もちろん気になるところですが、
一番気になったのは、電話対応の後、
>その後聞き忘れたことをそのままにして、トラブルになったりしています。

これは最悪ですよね。会社の信用問題です。
貴方だけの問題ではありません。
電話の対応一つで、取引がなくなることだってあります。
まずは相手の話をきちんと聞くこと。理解すること。
要点だけメモして、復唱しながら内容に間違いがないか相手に確認して、メモの内容を書き足したり、訂正します。
相手に怒られても、ちゃんと内容が把握できるまで、「わかりました」と簡単に受けてはいけませんよ。

回答No.6

ma1965

結論から行きます。
(1)メモをとることに集中しているので、先輩の言葉をよく聞きその言葉の意味は何を指しているのか、考えながら指示内容を頭で理解することを努力してください。
(2)自宅に帰ってから一日の中で失敗したことを振り返り何が問題でミスにつながったのか頭の中でシュミレーションしてください。それと同時にうまく処理できたことを思い浮かべミスを回避できる手段を自分なりに考えてみてください。
(3)時間がある時に、自分が今まかされる仕事内容をノートにまとめ自分なりに仕事の仕方（・どうしたら時間短縮できるか・いかに効率よく仕事ができるかなど）や電話の対応にこまらないように相手方（大体同じ所からかかってくるでしょう。）の情報や今行っている取引などを書きとめるようにしたら仕事に慣れてくるし、自分なりに余裕が生まれ先輩が出す指示も先が読めてくるのでメモ書きも・人名・会社名・日時など最低限の内容で良くなると思います。

＊新人１年は怒られてなんぼでしょう、ただ上記の努力をしない限りは先はないと思います。そう腐らず自分に自身をもち時間がかかっても確実に仕事をこなしてください。（わかったふりはダメです。復唱する勇気をもちましょう。）
恐れてはいけません。
＊そして、プライベートのストレス発散は重要です。単なる温泉やドライブでもかまいません気分転換をどこかで行ってください（やる気を起こすために必要）
＊これはかなり重要な位置と思いますので必ず実行してください。今の自分の悩みや愚痴を誰かに話すこと、聞いてもらうこと、別にアドバイスを求めず自分の苦しい気持ちを誰かに聞いてもらって下さい。気持ちが少し楽になります。（おすすめです。）

＊余力があれば下記を読んで参考にしてください。

他の皆様もご指摘のように、仕事の内容を理解しようとするよりも先輩の言葉（指示）を一語、一句まちがいなく聞き取り、メモに書くことを優先しているとういうことが文章の中から読み取れます。私は、現在管理職的の立場にあり、新人やスタッフへ指示出しはもちろん一人一人の仕事内容の質を管理しています。
良く感じることが現在の新人や若い人に言えることですが自分で考えようとしない人間が多いです。指示を出し間違った行動をした場合に注意すれば「その内容は聞いていません。」「マニュアルにはのっていませんでした。」と口応えすることが多いようです。とにかく、現在の人たちは(1)マニュアルがないと動けない(2)想像力が弱い(3)自分で考え理解する努力をしない。などそういう所に・メモに頼るとか・一語一句間違いなく聞き取らないと理解できないとなっているように思えます。

回答No.5

soixante

目的と手段のはき違えでしょう。

確かにメモは重要です。
でも、あなたの場合は、先輩からの指示をその場で理解することよりも、メモを取ることが目的になっているのです。
それが以下のような部分に如実に現れていますね。
＞仕事ができている＝メモもすばやく取っている振りをしてしまいます。
＞用件を聞いていてもメモをとることに集中したり

通常は指示を聞きながら、それをその場で頭に入れるように聞きます。
そのうえで絶対に間違えてはいけない日時や数字や名前などの要点をメモるのです。

それと他の回答にもあったとおり、最後には復唱しなければなりません。
そのメモを見ながら、
・何を　・いつまでに、・どのような方法で、・どうする
など、の項目をしつこいくらいに確認しましょう。
間違った認識があればここで訂正されるはずです。

「わかったように返事をする」など最悪です。
ここで確認をしなかった以上、指示を理解したとみなされます。

先輩がかったるそうな顔をしようが、とろいとか使えないと思われようが、絶対に言わねばなりません。
っていうか、あいまいな指示のままで引き受けることのほうが無責任です。

現状の改善を真剣に考えていらっしゃると思います。
その心がけはとても大切です。頑張ってください。

回答No.4

antiqueboy

私の周りの会社は報告、連絡、相談、（ホウレンソウ）運動と言うのをやっていて社内用紙があります！
一番左が空欄　左から2番目が様から　3番目が様へ　4番目用件と言う表が出来ています！電話なり事付けなど言われた人がその欄にメモしてその用件が済むと一番左の空欄に　レ　のチェックを入れる！
電話など取引先と担当者、わが社の誰宛て　用件　のみで表の空欄埋めるから凄い早いと言ってましたよ！追いつかない時はカタカナにて記入だそうです！
ある会社は事務員さんが必ず～会社の～様ですね？と聞き直します毎々です！そこの社長に聞いたら聞きなおしてる間に社名、電話かけてきた人の名前メモしてるみたいです！聞いた事を自分で聞きなおすからメモの間も最低限の事は忘れないみたいですよ！
言葉で頼まれる時はＩＣレコーダーにかなう物はないですかね？
そもそも仕事を教える側の立場に問題があると思います！
私も経営者です！新人さんが聞き取れなければキチンと理解するまで教えてやる事が先輩としての勤めです！
会社と言うのは物を作ったり売ったりするところではないです！人を育てて心を売るところです！そういう会社だからお客様は何も言わなくても自然と品物を購入してくれるのです！
涙ぐましい努力がヒシヒシと伝わってきます！仕事は慣れですその内慣れてきます！自分のやってる仕事が嫌にならないようにして下さい！
がんばってくださいね！

回答No.3

mizutaki

メモって慣れないとなかなかうまく取れないんですよね。
私もあまり自信がありません（むしろ苦手）

とりあえず、箇条書きでメモを取るのでしたら、楷書体で書かずに自分オリジナルの行書体で書き、省略出来る部分は出来る限り省略する
といったところでしょうか。

１．時間なら、4桁の数字だけで理解出来ますし、「14時20分」→「1420」
○○から××様への伝言（や書類）でしたら →一本で流れを表して、「伝（書）」と書けば分かる（ここで○○は相手が一番最初に名乗った名前の可能性が高いので、一番最初にメモした名前から矢印を引っ張ってくる とか）
「もしこんな場合があったら、こういう事をしてくれ」と言われたら、 私なら今まで書いていた部分のメモを丸で囲んで左側に×マーク、その×の下から→を引いて、「こういう事」を書きます。
「場所、会社名、住所、電話番号、名前、時間」の様な何かを特定する為の要素は、「○○の××でお願いします」と言われたりしたら、オウム返しで「○○の××ですね。かしこまりました」としゃべりながら、メモに正確に書き込んでいく。
２．最後に話が終わったら、メモを見て、ついさっき聞いた事を思い出しながら、要点を相手に確認する（自信が無かったメモ部分もここで解消する）
「明日の○時に××様が△△の用で、□□にご相談があるという事ですね。かしこまりました。伝えさせていただきます」
と返す。
３．電話終了後、メモを見ながら内容をほかの人が見ても分かる形に書き直す。

メモに関しては慣れるしかないかと思います。ただ、早く書くコツとしては、自分行書体とか省略する部分を省略したり、相手の発言の一部を記号で表したり、書く文字数を出来るだけ減らすのがいいと思います。
そして、相手に無礼と思われる事を言う時は、"出来るだけ文書を長く言う"と丁寧な言葉に聞こえます
「もう一度お願いします」→「申し訳ございませんが、もう一度お願いしてもよろしいですか」→「申し訳ございませんが、もう一度おっしゃって頂いてもよろしいでしょうか」
みたいな感じ。
ただ、聞き返すのは一度キリと思っておくといいでしょう。

先輩からの話でも、メモとして書く文字数を極限まで減らすってのは使えると思います。
3分後に見てぎりぎり分かるくらいの省略した記述とか

回答No.2

eureka_7

メモに頼りすぎなのではないでしょうか？？？
要点だけを聞き取る力がナイんだと思います。

以前勤めていた会社の同僚で、会議やミーティングになると
一字一句漏らさぬ勢いでメモを取りまくっていた子が
いましたが、メモの量と反比例して仕事は抜けまくりでした。

お客様からの注文を聞いたメモをそのままポケットに
しまいこんで忘れていたり、会議で言ったことも全く
頭に入っていなかったり。

私はミーティングをしていても自分で覚えられる部分は
メモせずに、要点だけをチョコチョコっと書くだけです。
なるべくメモに頼らず、頭で覚えるよう努力してみては
どうでしょうか。

上司の指示が早くてメモが追いつかない場合は
『ちょっと待って下さい』ではなくて、指示を復唱するような
感じで『○○を▲▲するんですね？』という風に聞き返すと
間違っている部分を訂正してくれるので、その間に
書き漏らした部分を補います（笑）

でも質問主さんの『ここで自分自身に負けたくない』という
意気込み、すばらしいです。私も見習いたいです☆

回答No.1

merlionXX

そこまでメモをとるのが不得手ならいっそメモなんかやめてICレコーダーで指示の会話を録音したらいかがですか？