輸入に関する英訳をお願いします（クレーム）

質問

英語が不得意にもかかわらず会社で輸入業務を担当することになり大変困っています。図々しいお願いですが、今回香港から商品を輸入したのですが不良品があり、交換依頼をしましたが輸送時の割れではと断られました。ただ割れた部分がほとんど同じ所なので成型の時だと思うので商品を送りました。その事をメールで説明したいです。
「輸送時と言いますが割れた部分はほとんどが同じ所が割れています、不良品を送りましたので成型時に問題はなかったか確認して下さい。」という英語はなんと書けば相手に不快感を持たせず伝える事ができるのでしょうか？私の英語力ではうまく伝える自身がまったくありません。ご協力頂けないないでしょうか？よろしくお願いします。

回答No.1

IXTYS · ベストアンサー

クレーム処理は大切な仕事です。　何故なら、一筋縄では行かないことが多いからです。　これが巧く処理出来たら、立派なベテランですよ。

物事には何でもやり方と言うものがあります。　(1)　先ず、メールで物はいついつ、いつく受け取った。　しかし、そのうち何個に欠陥があった。　とクレームの趣旨を伝え、写真を送付します。　(2)　続いて、クレーム品を梱包して送り返します。　

この手続きが必要です。　とても英語が苦手の人の手に負えるような仕事とは思えません。　クレ－ム処理はプロのやる仕事です。　ここで英文を作って送って見ても、先方がこちらに対応してくれず、またその督促状を書く羽目に。　

大切なのは、プロ中のプロを探し出して来る。　彼にクレーム処理の手順を聞く。　それに従って、クレーム処理を開始する。　いつも彼の指示に従って行う。　

何事も《急がば回れ》なのです。　こういう処理を五六回経験すれば、あなたが今度はプロとして後輩を指導するようになります。

お礼

大変貴重なご意見ありがとうございます！本当に難しい対応なので頑張ります。