スキャナについて

質問

私の部署は、不動産関係の部署で、毎週業務報告書を作っているのですが（私は書類整理係）、紙で保存していたものを、スキャナをつかってパソコンに保管していけないだろうかと考えています。
業務報告書の内容は、私の部署にとっては重要書類であり、３・４年前のものとかでも平気で「あの物件の報告書だして」と言われることはよくあります。
しかし、パソコンで保管すると１０年２０年経ったときにそのファイルが果たして開けるのかといろいろ問題があるようです。
事務作業の軽減のため、スキャナを導入するべく稟議書を作成しようと思っているのですが、プラス面とマイナス面をそれぞれ教えてください。
また、「書類の保管」というテーマについて、スキャナを使わなくてもこうしたら、というアイディアがあったら教えてください。

回答No.2

asuca · ベストアンサー

方法はいくつかあります。
稟議書を電子化してすべてパソコン上で行うか。この場合パソコンの数がある程度いることとパソコンの操作がなれていないとうまくいかないということがあります。メリットとしてはすべてデータベース化できるのでいろいろな検索が出来ます。

またスキャナを使って書類をデータ化するならある程度データは文章ファイルに比べて大きくなりますのでハードディスクの容量を食います。ですから週ごともしくは右記ごとなどある程度の期間ごとにCD-RもしくはDVD-Rに記録してそれを保管しておけばハードディスクが壊れたときでも問題はなくなります。
また、出来れば２枚バックアップを作って別の場所に保管しておくとより安心です。
バックアップをする際にどういったファイルが入っているかをファイル名やデータベースファイルなどに納めておいてそれのみハードディスクにおいておくと検索がしやすいです。

つまりスキャナでスキャンし、それを出来ればデータベース化し、必要に応じてメディアに記録する。これだけ出来ればまず大丈夫だと思います。
ハードディスクが壊れたときなどに対処をすることを忘れなければいいかと思います。

回答No.4

arumagiro

私の所でも書類とハンコの山ですね。

書類を電子化するメリットとしては、保存場所が殆ど要らない事と、検索性の向上でしょうか。
デメリットとしては、無形物となるので保存の信頼性の低下（紙だって無くしたりはしますが）や、セキュリティの問題でしょうか。

スキャナーを使わずとも、元の書類自体を電子化出来ればさらに効率的かと思いますが、それが出来ないのであれば、電子化は補助的なものになるかもしれませんが、いかがでしょうか。

回答No.3

se-ichi06

紙での文書の保管は、重要です。
ですから、重要書類は重要書類として紙で保管しておき、補助という形でスキャナを有効的に活用してみてはいかがでしょうか？

回答No.1

BIGMAC

重要な書類をPCに取り込んで保存するのはいかがなものか？
と思いますけどね。
たとえばCD-ROMやFDDなども物理的に寿命がありますし、
そもそも正直申し上げて、電気で動いている物を信用してはいけません。
電気がなきゃ何のお役にも立ちませんわな…