年末調整 控除申告書について

質問

年末調整処理について質問させていただきます。
(私の状況)
今年の1月からオープンした、約80名の従業員のいる特別養護老人ホームで、経理・給与処理関係の総務を一人で行っております。
年調の時期が近づいてきましたが、今年1月のオープンということと、私の年調の知識が浅いということもありまして、従業員に扶養控除申告書と保険料控除・配偶者特別控除申告書を今まで渡さずにおりました。
このサイトで色々と調べてみて、扶養控除申告書は従業員の採用時に配布するべきだったと判明しましたので、急いで後日配布する予定です。
(質問)
その際、従業員が多く不慣れな年調処理を、出来るだけ円滑にこなす為に、国税庁のサイトから保険料控除・配特控除の用紙をダウンロードしたものを同時に配布しようと考えております。
12月中旬頃に税務署から正規の用紙が届くのは聞いていますが、
多忙で、従業員は夜勤等シフト制で一人づつに配布していかなければならないので、予めダウンロードしたものを配布する、この方法をやむ得ず採りたいのですが、構わないものでしょうか？
自分で不備等が無く・締切りまでに間に合うのか不安で、かなり切羽つまった状態です。　どうか御回答よろしくお願いいたします。

回答No.4

k3des · ベストアンサー

>結論は平成１９年分の扶養控除等申告書をダウンロードされて配布されたり平成１９年分の源泉徴収簿をダウンロードされてしようすることはなんら問題はありません。

>毎年１１月ころに年末調整の関係書類としていただく扶養控除等申告書と源泉徴収簿は翌年に使用するものですので、本年分として使用することは出来ません。

>なお、これらの書類は所轄の税務署長に委託されて作成及び従業員に提出させる書類ですので、税務署長の要請があったときのために保存する義務があります。

>毎年の流れは、次のとおりです。
(1)　その年一番最初の給与を支給する前日までに「扶養控除等申告書」を従業員に作成提出させる。
(2)　毎月の給与や賞与は扶養控除等申告書を基に税額を算出し給与等から源泉徴収する、原則として支払った翼月１０日までに徴収高計算書を作成して報告及び納付する。
(3)　今年最後の給与の額が確定するときまでに、扶養控除等申告書、保険料控除申告書、配偶者控除申告書の精査を行う。
(4)　(3)及び給与台帳を基に、源泉徴収簿を作成
(5)　(4)により算出された各自の年税額および不足又は超過額を基に給与支給時に精算する。
(6)　(5)を基に徴収高計算書を作成する。
(7)　(4)を基に給与支払報告書（源泉徴収票）を作成する。期限までに市町村（税務署に提出画必要なものは税務署）に提出する。

>源泉徴収票は、従業員、従業員の所在する市町村及び税務署に「私の会社ではこの個人に年間いくらの給与を支給し、源泉徴収をいくらいたしました、そして従業員の申告を基に計算した結果、所得金額及び年税額はこれだけになりましたと証明する大事な書類です。
　そしてその証拠書類が給与台帳等や扶養控除等申告書、保険料控除申告書、配偶者控除申告書、そして源泉徴収簿となります。

>これらのうち、給与台帳や徴収高計算書（納付書）は別としてそれ以外は、年度別、個人別にまとめて保管しなければなりません。
この点ご注意ください。

お礼

お返事させていただくのが遅くなってしまい申し訳ありませんでした。
丁寧に年調処理の流れを記載していただきまして誠に有難うございます。
そろそろ年調に向けて各準備を進めている状況です。経理等、他の業務も色々任されていますので、時間を設ける事が難しいですが、頑張ります。
どうも有難うございました☆☆☆

回答No.3

LGreenMan

税務署が送ってくる源泉所得税関係及び法定調書関係の用紙は
基本的には「コピー用原稿」です。
希望したときにのみ、提出用の諸用紙を希望枚数分くれるのです。
ですので、ダウンロードやコピーしたものの配布は
まったく問題がありません。
これに関してはむしろ手際が良いと思います。

一人で色々やらなければいけないので、
うっかりやらなければならないことを忘れてしまうことがあると思います。
「小さい会社の総務労務経理（西東社）」という本をご紹介しておきます。
各種届出の手続方法や年間のスケジュールなどが紹介されており、
辞書代わりに机の上においておくと非常に便利かと思います。

お礼

ご返答どうも有難うございます。控除申告書等はコピーしても構わないということをを聞き、考えていたように処理を進めて行けそうなので安心いたしました！ 回答いただいた文を読み、皆様の深い実務知識が窺え、私と同じような状況に色々直面し、それらを処理されて来たことと思います。良書の紹介も有難うございました。ぜひ参考にさせていただきます。これからも色々と勉強して実務知識を身につけていきたいと思います。

回答No.2

char16

国税庁のＨＰにＰＤＦで掲載されているものですね。
実際にはお手元の扶養控除申告書と同じように緑色の文字で印刷されているものですが、これをダウンロードしたもので何ら構わないと思いますよ。（白黒で）
何故なら、これらの用紙は税務署に提出するものではないからです。
従業員から正しい申告をしてもらって正しく計算（処理）をして源泉徴収票のかたちで税務署に提出する、この過程で使用する計算用紙みたいなものと考えて良いと思います。
ということで、仰るようなことで問題ありません。
因みに私も不足した時にはコピーして使いました。

大変かと思いますが、頑張ってください。
すぐに慣れると思いますよ。

お礼

ご返答たいへん有難うございます。そうですか！皆様もダウンロードしたものも実際に使ってらっしゃるんですね。税務署から送られて来たものとコピーしたものを併用するなど、色々と日々の業務を工夫されているんだなと思いました。この度は、的確な御回答だけでなく激励のメッセージどうも有難うございます。 お蔭様で年調処理についての心の負担を軽減することが出来ました。 これからも皆様の様に頑張っていきたいと思います。

回答No.1

NSY2131

ダウンロードした用紙を使用してかまわないと思います。
実際、私の職場ではダウンロードした用紙と税務署から送付された用紙、両方混在して使っています。
必ず人数分送付されてくるとは限りませんし。
心配なら税務署に行って用紙を貰ってくる方法もありますね。
送付の準備がされている場合、書類一式もらえるときもあります。

扶養控除申告書と保険料控除・配偶者特別控除申告書は、年調時税務署に提出する書類ではありません。
会社で保管になると思います。

お礼

ご回答どうも有難うございます！質問を投稿してから程なく、返答していただいたので驚きまして、内容も私が知りたかった事を的確に教えて下さり心の負担が早々と軽減することができ、また次の段取りを組んで行けそうです。 今回教えていただきました事、是非参考にさせていただきます。この度は本当にありがとうございました。