複数人でのメール対応

質問

お客様からの大量のメールのお問い合わせへ、効率的に複数人で返事を
する何か良い方法はないものかと質問させて頂きます。

某会社でＨＰからのお問い合わせメールに３人程度で返信対応をして
おります。普段はメインが一人返事をし、その他簡単な問い合わせは
他のメンバーがお互い声掛け＋返信メールの共有で返事済みかどうか
のチェックをしながら、手のあいたときに返事をする感じです。
　例：「○○の件の人と○○の人返事するね」など

ついこの間少し問題が起こり、集中的にお客様からの問い合わせが来るハメになり、未返信はたまるは、返事の催促のメールもたまるわで・・・。他のメンバーが返事をしているかどうかはメール受信をすれ
ば分かるのですが、メール受信にもタイムラグがありますし、毎回
声かけで確かめるのも効率が悪すぎます。

何か良い方法はないでしょうか。また同じような仕事をされている方
はどうされているのでしょうか。
ご意見よろしくお願いいたします。

回答No.1

noname#145046 · ベストアンサー

グループメールシステム「メールワイズ」
http://kantan.cybozu.co.jp/mailwise/product/
の導入を検討してみたら、いかがでしょうか。

お礼

おお、サイボウズさんなのですね。
ありがとうございます！
ちなみにお問い合わせマネージャというのも見つけました。
他にもあるのでしょうか。。。

回答No.2

maku_x

サーバー側で適切に担当者を振り分けてもらうのが手っ取り早いですが。もっとも、業務改善提案書の様な書類を提出して、許可が下りる必要はありますが。
責任を持って回答すべき人には、To: で送り、他の2人は Cc: で送る、とか。同じ質問者(同じメールアドレス)からは、同じ担当者に割り振る、とか。均等に 1/3 づつ割り振るのではなく、1/2, 1/4, 1/4 に割り振る、とか。その辺はいろいろと工夫の余地があるところです。
あとは基本的に To: で送られてきた人が回答するわけですが、仕事の分担上は臨機応変に対応されれば良いと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
ふむふむ、メイン担当者が全員にまず割り振るというのは思いつきませんでした。なるほど・・・無料ですし（笑）検討してみます！