メール対応の運営方法について

質問

ネットショップのようなことを数名で運営して
います。
そして、代表のメルアド（仮に"info-aaa@xxx.
co.jpとすると）を公開し、お客様からの問合せや質
問メールはそちらで一旦受けて、情報共有とレスポン
ス時間を考えてスタッフ（数名）それぞれの個人メー
ルへ転送しています。

（問題点）
［前提］
スタッフ個人のＰＣからお客様にメールを出すと、
スタッフ個人名が露出されるので、取引初期段階で
は、やはり代表メルアドから発信したいという前提で
次の問題があります。

［１］
親ＰＣから転送されてしまうので親ＰＣのOutlook受信
トレイにお客様からのメールが残らない。
→質問などに返信する時不便。
→お客様のメルアドも手打ちしなくてはいけない。

［２］
お客様にメールを発信する際、スタッフは親ＰＣまで
移動してメールを作成＆発信しなくてはいけない。
→面倒
→発信したいスタッフが複数いると順番待ち

（質問）
以上、現状だとメール１つ返信するのに非常に手間が
かかるため、できるだけ費用と時間をかけずに問題点
を解決できる方法・知恵を教えてください。
「うちはこうしていますよ」という回答でも結構です。

よろしくお願いします

回答No.1

myu-honey

会社で試したことがあるわけではないのですが、
一つ、どうかな・・・？と思う案があります。

代表アドレス宛に来るメールを、スタッフ全員が受信できるようにするという案です。

OutlookやOutlook Expressであれば、
ユーザ管理で「代表用」「個人用」をわけ、それぞれ受信設定を作るか、
アカウントの追加をすることで、各個人のパソコンで、二つのメールを受信することが可能です。

その上で、代表メールには、全員が必ず「メールをサーバーに残す」という設定をします。
（もちろん代表のパソコンもです。）
この設定によって、スタッフの誰かが代表メールを受信しても、
サーバーにメールが残っているので、全員が受信できます。

これで、代表宛に来たメールを皆で共有することができます。
そして、この設定をしていれば、代表用の設定から返信をするようにすれば、
代表のパソコンでなくても、代表からの返信になります。
返信時には、BCCに代表のアドレスを入れておけば、
返信のメールも皆様で共有できると思います。

一つ気をつけるのが、代表アドレスを受信設定している全員に届いてしまうので、
だれがどのメールを担当するか、きちんと指示・管理することが必要になると思います。

お礼

回答ありがとうございました。
回答内容の意味は理解できたのですが、私の言葉足らずでしたので、補足させていただきます。

環境としては、会社の中で我々の部署がそのネットサービスを運用しておりまして、運用専用に設置した親ＰＣはOutlookですが、転送先の我々スタッフは、全社
のシステム上、ロータス・ノーツを使用しています。

ノーツに回答のような機能があるか探してみたのです
が無いようでした。

アドバイスいただいたメールの指示・管理はもっとも
なお話で、現在はメール件数とスタッフ数が少ないの
で管理できていますが、増加してきたら課題になりま
すね。