小口現金の伝票入力と日付について

質問

小口現金を処理する際に、明細をどこまで細かく書くかについて教えてください。

毎月〆に併せて、各部署から、小口の明細と領収書があがってきますが、それを入力する際に、領収書ごと、または、公共交通機関(特に領収書を出してない)なら、日付ごと等で入力するものなのでしょうか？

今までは、エクセルで、一覧をつくり、それを会計士さんに渡すと、ＯＯ月分っという形で、ドバッと出ていました。
会計士さんに確認する前に、一般的な話として教えていただきたく質問しました。

また、その伝票の入力の日付ですが、
現在、伝票は〆日にして、明細に各日付を入力していますが、みなさんはどうされてますか？

回答No.2

noname#77757 · ベストアンサー

※　疑問点があるので私の回答・アドバイスが適当でないかも分りませんが、そこを踏まえて理解してください。この問題は上司と相談も必要のように思います。何故ならば他の部署への了解を得る必要があるからです。また会社の規模にも寄りますの参考になればと思います。

(1)　小口伝票入力は毎日Ｂ５番の台紙へ明細書・領収書等に内容が記載されているので、何処の部署と合計金額を台紙に記載させる。伝票入力の際は年月日と経理ＮＯと○○部署を記載同科目の証憑の合計を記載しておくに基づいて起票します。旅費交通費は業務予定書に基づいて仮払金で概算金額を渡し帰社後精算するのが一般的です。

(2)　以前は毎月〆に併せて各部署から明細と領収書がドバッと出ていた。なんと大雑把でしょう。うらやましい。またエクセルでの一覧表処理では疑問はないのかと思っていました。

(3)　公認会計士さんもきっと大雑把に処理するしか仕方がありませんので臨機応変に処理していたと思います。

(4)　もし年月日と経理ＮＯ順毎に纏めておき、詳細は領収書等に記載しているが、台紙に何処の部署の何に使用と記載し同科目の合計を記載すると公認会計士さんも仕事が容易だと思います。

(5)　(4)の証憑書類に基づいて毎日会計伝票（仕訳伝票）を起票をするのがたてまえですが、公認会計士さんが仕訳起票処理するなら、せめて、証憑書類だけでも日毎台紙に貼り付けとおけば、それだけ仕事が早く、今まで１週間を要していたものが４日で済めばそれだけ公認会計士さんへ支払う手数料も少なくて済みます。

補足

確かに大雑把にしているから、会計士さんも大雑把に処理するしかないのですね・・・。

本当に今回のソフト導入で、色々、この大雑把が見えてきています。
以前は、経理等を全くしたことがなかったので、この導入に関しては、たぶん役割分担のミスっと思ってしまうところなのですが、どうか、宜しくお付き合い願いたいっと思います。

(1)の部分で
『伝票入力の際は年月日と経理ＮＯと○○部署を記載同科目の証憑の合計を記載しておくに基づいて起票します。』
なのですが、すいません。もう一度、ご説明願います・・・。
日付←証憑の日付ですか？〆日ですか？
経理NO.←科目番号か何かっと言うことですか？
記載同科目の証憑の合計を記載しておくに基づいて←科目ごとに証憑を整理して、明細に個人名ですか？

すいません。この整理する部分が全く分かりませんでした。

回答No.4

himara-hus

＞毎月〆に併せて、各部署から、小口の明細と領収書があがってきますが、それを入力する際に、領収書ごと、または、公共交通機関(特に領収書を出してない)なら、日付ごと等で入力するものなのでしょうか？

　御社のシステム（手順）が良く分らないのですが、上記の意味と質問の内容が良く分りません。
　伝票とそのデータ整理は、会社の経理上（税務上）の問題とお金を建て替えた個人と会社のお金のやり取りの確認の両方の為に必要で、それらを共通の伝票やデータでやるのが普通だと思います。
　上記から、入力は伝票ごとにが基本だと思います。その伝票が領収書毎を原則とするならそうなりますし、伝票が発生件毎（複数領収書を添付を許可されているなら）そうなります。
　後者の例は、出張旅費清算などが該当すると思います。

＞今までは、エクセルで、一覧をつくり、それを会計士さんに渡すと、ＯＯ月分っという形で、ドバッと出ていました。

　この意味が良く分りません。ドバッとどう出ていたのでしょうか？
　また、それをどのように使うのでしょうか？

＞また、その伝票の入力の日付ですが、
現在、伝票は〆日にして、明細に各日付を入力していますが、みなさんはどうされてますか？

　上記に書きましたが、伝票の日付でしょう。その日付は、各社によって違うかもしれませんが、支払いが発生した日付または伝票作成日とします。

補足

大変、知識のない質問であるにも関らずご返答いただきありがとうございます。
私も実際、会社で小払い(=小口現金っと思っています)については、よく知らないのです。そして、上司もまた、理解していない(明細等は不要ですっと言っています。)のかも知れません・・・。(毎月、仮払いをして、〆日にその差額を支払うだけ、TOTALで小払でいくら出金したかっと言う金額だけが重要っといった感じです。ですので、会計士さんに作成していただく元帳も、OO月分小払っと一行で表記されているそうです。実際、私はその元帳を見れてません・・・)
なので、この4月よりソフト導入に伴い処理方法をお伺いしたく質問した次第です。どうか宜しくお願いします。
現在、特に小払・現金出納等の一切の帳簿はありませんし、伝票もありません。小払いは、仮払いする際に、一応出金伝票を作成し、締め日にその差額が分かると、出金伝票は破り、1ヶ月の出金TOTALのみを把握する。

ですので、経理上の問題と個人と会社のお金の確認の為っと言うわけではない感じがしますが、今後は、きっちり(誰がいつ・何に・誰と・いくらが分かる)と私個人としてはしたいのです。
弊社のやり方で、どうして今まで、問題なく言っていたかは知りませんが、宜しくお願いします。

今回4月分をとりあえず入力してみました。
伝票日付15日(差額の支払日)
伝票NO.(1番号/人)
内訳
Ａ費用科目ＯＯＯ/当預ＯＯＯ　・・・一段で一勘定科目(1か月分領収書をまとめた金額)
Ｂ費用科目ＯＯＯ/当預ＯＯＯ
・・・・

回答No.3

dec02

振替伝票は支出承認願が受理された日（支払日）に。
摘要欄には立替者名と１日分～数日分の日付を入力しておきます。
交通機関や乗降駅等の詳細は承認願に記載されていますので、省略しています。

補足

お返事ありがとうございます。
では、御社の方法では、
科目ごとに金額と立替者名と日付を入力し、細かくは明細(承認願いを見る)っと言うことでしょうか？

回答No.1

sionn123

usuyakiさん　こんにちは

　小口現金の帳簿については、領収書毎に記載するのが本来の方法です。量的に多くなっても致し方有りません。

　ただし交通費のだけの帳簿等補助帳簿を作っているのであれば、その補助帳簿を見れば詳細が解りますから小口現金の帳簿は「平成○○年ｘｘ月分　交通費」と言う記載で結構です。

補足

sionn123　ありがとうございます。

補助帳簿があれば、確かに、ＯＯ月分交通費　っと出来ますね。

今は、交通費ＯＯＯＯ円の備考欄に　
領収書の日付・内容(地下鉄でＯＯ区間)・立替者名
消耗品費や交際費では
領収書の日付・店の名前・内容(買ったものや食事した人の名前全て)・立替者名
っと小さな備考欄に、書きすぎて、プリントアウトすると、文字が小さくなりすぎて、非常に見難くなっています。

補助簿があれば、そこらへんはすっきりしますね。
でも、費用の全て(うちでは、雑費以外15科目ぐらい)に関して、補助簿があるってことですか？